Электронный кадровый документооборот уже возможен

Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ № 240н от 14.05.2020

29.08.2020  

Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» начал переход на электронный кадровый документооборот.

А приказом Минтруда России от 14.05.2020 № 240н утверждены Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой.

Разберем подробно введение электронных кадровых документов.

Эксперимент по использованию электронных документов

Эксперимент проводится в целях:

  • определения и создания условий для использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой;

  • подготовки предложений о внесении изменений в трудовое законодательство.

Суть эксперимента – использовать в электронном виде без дублирования на бумажном носителе документы, связанные с работой, в отношении которых трудовым законодательством России предусмотрено:

  • их оформление на бумажном носителе;

  • и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись.

Эксперимент проводится по 31 марта 2021 года включительно. По окончании эксперимента работодатели должны будут отчитаться по форме в Приложении № 4 к Приказу.

Участники эксперимента

Участниками эксперимента являются:

  • Минтруд;

  • желающие работодатели;

  • желающие работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем на момент принятия работодателем решения об участии в эксперименте;

  • оператор информационной аналитической системы общероссийской базы вакансий "Работа в России" – Федеральная служба по труду и занятости (Роструд).

В эксперименте не могут принимать участие дистанционные работники и работники, временно направляемые работодателем в другие компании.

Обратите внимание: отказ работника от участия в эксперименте не сможет являться основанием для изменения условий труда или увольнения.

Условия участия

Во-первых, работодателю нужно подать в Минтруд России заявление на участие в эксперименте. 

Во-вторых, решение о начале эксперимента, об участвующих в нем процедурах и документах должно быть оформлено приказом или иным локальным нормативным актом. Например, положением о проведении эксперимента по цифровизации кадрового делопроизводства.

Дату начала проведения эксперимента в организации работодатель определяет самостоятельно.

Заявление на участие в эксперименте

Для участия в эксперименте работодателю нужно подать заявление.

В заявлении необходимо указать следующую информацию:

  • ИНН организации;

  • основной вид деятельности;

  • штатная численность работников;

  • предварительная численность работников - участников эксперимента;

  • наличие профсоюзной организации (организаций);

  • место проведения эксперимента.

Форма заявления приведена в Приложении № 1 к Приказу.

Для осуществления электронного кадрового документооборота в системе "Работа в России" работодатели - участники эксперимента должны быть зарегистрированы в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) и получить усиленную квалифицированную электронную подпись.

Работники также должны быть зарегистрированы в ЕСИА.

Как и всегда, работодатели будут обязаны обеспечить защиту персональных данных работников.

Виды документов для эксперимента

Фактически закон разрешает работодателям полностью перевести в электронный формат основные кадровые документы.

В перечень видов кадровых документов, которые можно вести в электронном виде, включены:

  • заявление;

  • согласие;

  • предложение;

  • соглашение;

  • коллективный договор;

  • обращение;

  • отказ;

  • трудовой договор;

  • приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу;

  • соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора;

  • требование;

  • приглашение;

  • предупреждение;

  • приказ (распоряжение) работодателя о прекращении трудового договора;

  • просьба;

  • уведомление;

  • сообщение;

  • локальный нормативный акт;

  • график отпусков;

  • график сменности;

  • график работы на вахте;

  • отдельное соглашение к трудовому договору;

  • ознакомление;

  • распоряжение;

  • мотивированный письменный отказ;

  • извещение;

  • договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;

  • ученический договор;

  • письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;

  • объяснение;

  • обязательство и другие в соответствии с нормами трудового законодательства Российской Федерации.·          

Эксперимент не проводится в отношении бумажных трудовых книжек и электронных сведений о трудовой деятельности работников.

Ведение электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, будет осуществляться через информационную систему работодателя или с использованием базы вакансий "Работа в России".

Регулирование спорных вопросов

Законодатели рекомендуют отдельно в локальных нормативных актах отразить следующие вопросы:

  • перечень видов электронной подписи, применяемых при проведении эксперимента, порядок, способы хранения, проверки электронной подписи, порядок обеспечения работников электронной подписью;

  • права и обязанности работников и работодателя при проведении эксперимента;

  • соблюдение режима рабочего времени при работе с электронными документами;

  • обязанности и права работников (по видам электронных документов, по должностям, подразделениям (при наличии дифференциации обязанностей и прав по должностям и подразделениям) при работе с электронными документами: при разработке, согласовании, подписании, утверждении, ознакомлении, хранении, передаче, обмене, контроле, защите информации, работе с личными кабинетами (при наличии), других процедурах;

  • порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников;

  • обязанности работников по соблюдению правил безопасности работы с ключами электронной подписи, персональными компьютерами, мобильными устройствами, компьютерами общего пользования (при наличии);

  • порядок хранения и уничтожения электронных документов;

  • порядок направления работниками запросов работодателю на получение электронных документов удобным им способом;

  • порядок предоставления электронных документов, связанных с работой, по запросам работников, уполномоченных органов и организаций, в том числе при осуществлении государственного контроля (надзора), а также профессиональных союзов;

  • порядок ознакомления работников и их представителей (при наличии таких представителей) под подпись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента;

  • обучение работников по вопросам проведения эксперимента;

  • порядок разрешения спорных ситуаций;

  • другие вопросы, связанные с проведением эксперимента.

Комментируемый приказ вступает в силу 28 июня 2020 года.

Поделиться


НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА
Электронная версия популярного журнала

Новые документы с комментариями экспертов. Журнал помогает бухгалтерам разбираться в значениях и смыслах новых документов по учету и налогам.

Подписаться

Нормативные акты для бухгалтера

Комментарии (0)


Оставить комментарий


Введите код с картинки:

CAPTCHA
Бухгалтерия.ru
Подпишитесь на наши рассылки, чтобы первыми быть в курсе всего нового из мира бухучета, получать эксклюзивные издания и полезные подарки.

Loading...