Об НДФЛ с компенсации проезда в отпуск и обратно для работников-«северян»

Нужно ли удерживать НДФЛ при выплате работнику Крайнего Севера компенсации стоимости проезда и членов его семьи к месту отпуска и обратно? Разъясняет Минфин России в письме от 11.10.2021 г. № 03-04-06/81969.

Дополнительный отпуск работников Крайнего Севера

Работникам-северянам помимо ежегодного основного отпуска положен дополнительный отпуск. Предоставляют его так:

• лицам, работающим в районах Крайнего Севера, предоставляют дополнительные оплачиваемые отпуска продолжительностью 24 календарных дня;
• лицам, работающим в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, – 16 календарных дней.

Так установлено статьей 321 Трудового кодекса.

Компенсация стоимости проезда к месту отпуска

«Северным» работникам также положена оплата один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно.

Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации. Такое преимущество установлено статьей 325 Трудового кодекса.

Обратите внимание, что «северные» организации вправе выплачивать компенсацию чаще. Например, ежегодно. Для этого нужно внести соответствующее положение в трудовой (коллективный) договор или локальный нормативный акт.

Кроме того, работодатель также должен оплатить билеты на поезд или самолет других неработающих членов его семьи. Члены семьи, на которых распространяются льготы – это неработающие супруг и несовершеннолетние дети, проживающие вместе с работником.

Трудовым кодексом не установлено конкретных правил оплаты дороги в отпуск «северянам». Поэтому их нужно определить самостоятельно. Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно пропишите в коллективных или трудовых договорах либо в локальных нормативных актах.

Если отпуск заграницей

Работники-северяне могут отдыхать и заграницей. Но работодатель компенсирует стоимость билетов частично, до государственной границы.

Под пунктом пропуска через Государственную границу РФ понимается территория (акватория) в пределах железнодорожной, автомобильной станции или вокзала, морского, речного порта, аэропорта, военного аэродрома, открытых для международных сообщений (международных полетов), а также иной специально выделенный в непосредственной близости от государственной границы участок местности, где осуществляется пропуск через границу лиц, транспортных средств, грузов, товаров и животных.

Обратный маршрут оплачивается по таким же правилам.

Что с НДФЛ?

Согласно пункту 1 статьи 217 Налогового кодекса РФ не облагается НДФЛ оплата стоимости проезда работников-«северян» в отпуск и обратно, которая производится в соответствии с законодательством РФ, законодательными актами регионов.

Так как для работников-северян оплата проезда к месту проведения отпуска и обратно является компенсацией, предусмотренной Трудовым кодексом, то со всей суммы компенсации расходов на проезд не нужно удерживать НДФЛ.

Что именно не облагается НДФЛ, перечислено в абзаце 10 пункта 1 статьи 217 Налогового кодекса. А именно:

• стоимость проезда работника в пределах РФ к месту проведения отпуска и обратно;
• стоимость провоза багажа работником весом до 30 кг; 
• стоимость проезда неработающих членов семьи работника – мужа, жены, несовершеннолетних детей, фактически проживающих с работником; 
• стоимость провоза багажа весом до 30 кг неработающих членов семьи работника.

Чиновники в комментируемом письме отмечают, что при отпуске за пределами территории Российской Федерации не облагается НДФЛ только стоимость проезда (включая стоимость провоза багажа) такого работника и неработающих членов его семьи от места жительства или работы до пункта пропуска через Государственную границу Российской Федерации, в том числе международного аэропорта, в котором они проходят пограничный контроль, и обратно.