Когда работодатель выдает дубликат трудовой книжки?

Минтруд России в письме от 28.09.2021 № 14-6/ООГ-9180 разъясняет, когда работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки и когда нужна специальная комиссия для выдачи дубликата.

Выдача дубликата трудовой книжки

Трудовая книжка работника может прийти в негодность. Например, обгорела, порвана, испачкана.

В таких случаях работник обращается в своему действующему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель должен выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи заявления.

Работнику выдают другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

В дубликат трудовой книжки обязательно вносят:

• сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
• сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно. Указывают общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Отметим, что порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден приказом Минтруда России от 19.05.2021 г. № 320н.

Когда нужна специальная комиссия для выдачи дубликата?

Минтруд России в комментируемом письме разъясняет, что комиссия по установлению стажа, создаваемая органами исполнительной власти субъектов РФ, создается при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций:

• экологические и техногенные катастрофы;
• стихийные бедствия;
• массовые беспорядки;
• другие чрезвычайные обстоятельства.

Так установлено абзацем первым пункта 31 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.

По результатам работы комиссии составляют акт, в котором указывают периоды работы, профессию (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании такого акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.