Сотрудники на удаленке: платить ли НДФЛ и страховые взносы?

Письмо Министерства финансов РФ №03-04-06/94269 от 29.10.2020

23.01.2021  

По мнению минфиновцев, компенсации расходов дистанционщиков на использование принадлежащих им оборудования и программно-технических средств, необходимых для работы, свободны от страховых взносов и НДФЛ. Но лишь при соблюдении ряда условий (письмо от 29.10.2020 № 03-04-06/94269).

Когда компенсации будут безналоговыми

Компенсации – это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам трат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей. Так сказано в статье 164 ТК РФ. А согласно статье 312.3 этого НПА размер, порядок и сроки выплаты удаленщикам компенсации за использование оборудования, тех или иных программно-технических средств (собственных либо арендованных) включают в трудовой договор. Как и порядок возмещения других расходов, связанных с выполнением подобной работы.

Данные компенсации дистанционщикам не облагаются взносами и НДФЛ в размере, зафиксированном в трудовом договоре, ­– отмечено в комментируемом письме. Вывод основан на приведенных нормах Трудового кодекса, а также на положениях подп. 2 п. 1 ст. 422 и п. 1 ст. 217 НК РФ. Но размер возмещения указанных расходов требует экономического обоснования. Не обойтись без копий документов, подтверждающих траты, понесенные работником при использовании личного оборудования (средств) в служебных целях.

Дистанционщиков лучше не обделять

Труд удаленщиков регулирует глава 49.1 ТК РФ. Для признания работы дистанционной сотрудник должен выполнять ее вне места нахождения работодателя и вне контролируемого им стационарного рабочего места. Стороны обычно взаимодействуют через Интернет и обмениваются электронными документами.

Если такой специалист использует личное имущество в интересах работодателя с согласия или ведома последнего, оставлять его без компенсации нельзя. Иначе должностных лиц могут оштрафовать по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ вплоть до 5 000 руб., а организацию – до 50 000 руб. Причем, по мнению Роструда, от ответственности не спасет даже письменный отказ удаленщика от компенсации.

Хочешь сэкономить – похлопочи

Позиция ведомства не нова. Так, в письме от 27.11.2015 № 03-04-06/69014 указано: если подключение 2-х линий Интернета нужно дистанционщику для работы, и это зафиксировано в трудовом договоре, возмещение сотруднику данных расходов свободно от налога на доходы физлиц. Что же до страховых взносов, то мысли, схожие с ныне высказанными, содержатся в письмах от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170.

Компенсации дистанционщикам за использование личного имущества в служебных целях можно принять и в целях налогообложения прибыли на основании п. 25 ст. 255 НК РФ. Или же по альтернативной норме – подп. 49 п. 1 ст. 264 Кодекса (письма Минфина от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186, от 15.08.2005 № 03-03-02/61).

Но все эти благоприятные последствия возможны лишь при соблюдении нескольких условий. Во-первых, компенсация должна быть зафиксирована в трудовом договоре. Во-вторых, потребуются копии документов, подтверждающих, что используемое оборудование находится у удаленщика в собственности либо аренде. И, в-третьих, расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены (см. также письмо финансового ведомства от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672).

Очевидно, что выполнить все эти требования в условиях удаленной работы не так-то просто. Например, домашний Интернет может быть оформлен не на дистанционщика, а на другого члена его семьи. Документы же на ноутбуки, принтеры и иные активы, нужные для работы, хранят далеко не все. Да и чтобы обосновать размер компенсации, придется постараться. Так, компенсируя износ какой-то компьютерной техники, следует ориентироваться на амортизацию по аналогичному объекту, определенную с использованием Постановления Правительства РФ от 01.01.2002 № 1. При этом во избежание претензий ИФНС компенсировать лучше лишь часть суммы, которая приходится на рабочее время удаленщика. Что же до затрат на телефонию, Интернет, электроэнергию и т.д. – получите от сотрудника копии соответствующей первички и вычлените из них сумму, относящуюся к его трудовым часам. Это и будет обоснованная компенсация.

Детальные отчеты дистанционщика об использовании в процессе работы тех или иных ресурсов помогут сделать расчет точнее.

Но бухгалтеры зачастую предпочитают не перегружать себя, и фирма просто устанавливает ежемесячную компенсацию в фиксированном размере. Благо, законодательство этому не препятствует. В такой ситуации претензии со стороны инспекторов практически неминуемы. Удастся ли компании в итоге уйти от упомянутых бюджетных платежей – большой вопрос.

Поделиться


НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА
Электронная версия популярного журнала

Новые документы с комментариями экспертов. Журнал помогает бухгалтерам разбираться в значениях и смыслах новых документов по учету и налогам.

Подписаться

Нормативные акты для бухгалтера

Комментарии (0)


Оставить комментарий


Введите код с картинки:

CAPTCHA
Бухгалтерия.ru
Подпишитесь на наши рассылки, чтобы первыми быть в курсе всего нового из мира бухучета, получать эксклюзивные издания и полезные подарки.

Loading...