Как предоставить часть ежегодного отпуска, если его нет в графике отпусков?

Как правильно предоставить работнику часть ежегодного оплачиваемого отпуска, если при оформлении графика отпусков работник включил в него только 23 дня вместо 28 дней. Разъяснил ситуацию Роструд России в письме от 18.05.2022 № ПГ/11111-6-1.

Отпуск согласно графику отпусков

Утвержденный график отпусков является обязательным к применению как работодателем, так и работником.

Его составляют не позднее чем за две недели до начала календарного года. Унифицированная форма графика – форма № Т-7 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Включают фамилии сотрудников, имеющих право на отпуск, их должности, структурные подразделения, в которых они работают, количество дней и запланированный период отпусков.

Отметим, что в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика, в том числе работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры.

Отпуск предоставляют работнику на основании графика отпусков и приказа работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Обратите внимание, что работодатель должен уведомить работника о начале отпуска по графику не позднее, чем за две недели до его начала.

Таким образом, график отпусков регулирует процесс предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков.

Отпуск работнику вне графика

У работника может возникнуть ситуация, когда ему необходимо по семейным или иным обстоятельствам использовать дни отпуска вне графика.

Работодатель может пойти на встречу сотруднику или отказать.

При согласии руководителя бухгалтер должен:

1.   Получить от работника заявление на имя работодателя о предоставлении отпуска. Его пишут в свободной форме. При этом в нем обязательно должны быть данные о периоде, на который предоставляется отпуск, т.е. дату начала отпуска и количество календарных дней.

2.   На основании заявления работника издать приказ о предоставлении отпуска работнику.

3.   Издать приказ о внесении изменений в график отпусков.

4.   Внести изменения в график отпусков.

Если в организации используете унифицированную форму графика Т-7, то изменения вносят в графы 8-10:

• в графе 8 «Основание (документ)». Здесь укажите реквизиты приказа о внесении изменений в график отпусков;
• в графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» - даты отпуска;
• в графе 10 «Примечание» - укажите причину, по которому предоставлен отпуск.

5.   При необходимости внести изменения в личную карточку работника.

Добавим также, что со дня начала отпуска, установленного в приказе, в табеле учета рабочего времени следует проставлять нужные коды: «ОТ» или «09» — если работник находится в ежегодном основном оплачиваемом отпуске.