Как предоставить часть ежегодного отпуска, если его нет в графике отпусков?
Письмо Федеральной службы по труду и занятости №ПГ/11111-6-1 от 18.05.2022
06.08.2022
Как правильно предоставить работнику часть ежегодного оплачиваемого отпуска, если при оформлении графика отпусков работник включил в него только 23 дня вместо 28 дней. Разъяснил ситуацию Роструд России в письме от 18.05.2022 № ПГ/11111-6-1.
Отпуск согласно графику отпусков
Утвержденный график отпусков является обязательным к применению как работодателем, так и работником.
Его составляют не позднее чем за две недели до начала календарного года. Унифицированная форма графика – форма № Т-7 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Включают фамилии сотрудников, имеющих право на отпуск, их должности, структурные подразделения, в которых они работают, количество дней и запланированный период отпусков.
Отметим, что в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика, в том числе работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры.
Отпуск предоставляют работнику на основании графика отпусков и приказа работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).
Обратите внимание, что работодатель должен уведомить работника о начале отпуска по графику не позднее, чем за две недели до его начала.
Таким образом, график отпусков регулирует процесс предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков.
Отпуск работнику вне графика
У работника может возникнуть ситуация, когда ему необходимо по семейным или иным обстоятельствам использовать дни отпуска вне графика.
Работодатель может пойти на встречу сотруднику или отказать.
При согласии руководителя бухгалтер должен:
1. Получить от работника заявление на имя работодателя о предоставлении отпуска. Его пишут в свободной форме. При этом в нем обязательно должны быть данные о периоде, на который предоставляется отпуск, т.е. дату начала отпуска и количество календарных дней.
2. На основании заявления работника издать приказ о предоставлении отпуска работнику.
3. Издать приказ о внесении изменений в график отпусков.
4. Внести изменения в график отпусков.
Если в организации используете унифицированную форму графика Т-7, то изменения вносят в графы 8-10:
- в графе 8 «Основание (документ)». Здесь укажите реквизиты приказа о внесении изменений в график отпусков;
- в графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» - даты отпуска;
- в графе 10 «Примечание» - укажите причину, по которому предоставлен отпуск.
5. При необходимости внести изменения в личную карточку работника.
Добавим также, что со дня начала отпуска, установленного в приказе, в табеле учета рабочего времени следует проставлять нужные коды: «ОТ» или «09» — если работник находится в ежегодном основном оплачиваемом отпуске.