Работникам на удаленке компенсируют расходы: НДФЛ и налог на прибыль

Письмо Федеральной налоговой службы №СД-4-11/1705@ от 12.02.2021

01.05.2021  

Компенсации работникам по ТК РФ

ТК РФ предусматривает обязанность работодателей выплачивать работникам денежные компенсации для возмещения затрат, связанных с исполнением трудовых обязанностей. Такие компенсации не относятся к оплате труда - в отличие от компенсаций за особый режим работы или условия на рабочем месте, которые входят в состав заработной платы.

Одна из закрепленных в ТК РФ компенсаций работникам их затрат – это:

  • плата за факт использования в интересах и с ведома работодателя имущества, принадлежащего работнику, а также за износ этого имущества;
  • возмещение работнику затрат, связанных с использованием в интересах работодателя своего личного имущества – например, инструмента, личного транспорта, оборудования и иных технических средств и материалов.

Возмещение затрат на использование имущества

Обязательность возмещения затрат на использование личного имущества закреплена в постановлениях Правительства РФ применительно к сотрудникам государственных структур, в том числе в отношении:

  • персонала учреждений и органов уголовно-исполнительной системы;
  • федеральных государственных служащих;
  • сотрудников органов внутренних дел.

Что касается коммерческих работодателей, то размер возмещения расходов определяется в письменных соглашениях с работниками.

Возмещение затрат дистанционным работникам

С 01.01.2021 в ТК РФ закреплены новые особенности организации труда дистанционных работников. В новой статье 312.6 ТК РФ говорится, что дистанционный работник, трудоустроенный по трудовому договору о дистанционной работе, вправе использовать для выполнения трудовой функции принадлежащее ему или арендованное им имущество с согласия или ведома работодателя и в интересах работодателя. Это может быть такое имущество, как:

  • оборудование;
  • программно-технические средства;
  • средства защиты информации;
  • иные средства.

Со своей стороны, работодатель в таком случае обязан начислить дистанционному работнику плату за использование личного имущества, а также возместить затраты, связанные с использованием этого имущества. Порядок, сроки с размер платы и возмещения должны быть закреплены в локальном акте работодателя, в трудовых договорах или в дополнительных соглашениях к ним. По мнению ФНС России, в локальном документе должны быть также обозначены:

  • методика расчета сумм возмещения затрат дистанционным работникам;
  • перечень возмещаемых затрат с указанием подтверждающих документов.

При этом размер возмещения затрат должен точно соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с использованием работником личного или арендованного имущества для целей трудовой деятельности.

НДФЛ и взносы при возмещении затрат

Статьями 217 и 422 НК РФ от обложения НДФЛ и страховыми взносами освобождены компенсации, установленные законодательством РФ и связанные с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей. По мнению ФНС России и Минфина России (письмо от 06.11.2020 № 03-04-06/96913), чтобы на основании статьей 217 и 422 НК РФ не удерживать НДФЛ при выплате возмещений дистанционным работникам и не начислять на них страховые взносы, работодателю нужно:

  • определить размер возмещения в локальном нормативом акте, трудовом договоре о дистанционной работе или в дополнительном соглашении к нему.
  • иметь копии правильно оформленных подтверждающих документов.

Для освобождения от обложения НДФЛ и страховыми взносами документального подтверждения требуют:

  • факт приобретения или аренды имущества работником;
  • факт использования принадлежащего работнику или арендованного им имущества в интересах работодателя;
  • факт несения работником расходов на эти цели;
  • суммы понесенных работником расходов.

При выполнении всех перечисленных условий от обложения НДФЛ и страховыми взносами освобождается возмещение в размере, который закреплен в локальном акте работодателя и в договоре с работником.

Налог на прибыль при возмещении затрат

Минфин России в пункте 1 письма от 11.04.2013 № 03-04-06/11996 разъяснял: чтобы признать в расходах по налогу на прибыль возмещение затрат работника на использование имущества, такие затраты должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными. Причем для включения в состав расходов размер возмещения не нормируется, кроме случаев использования для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, когда применяется нормирование расходов по правилам подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Пример. Отражение возмещения расходов

ООО «Символ» возмещает дистанционному бухгалтеру документально подтвержденные затраты на электроэнергию при использовании его личного компьютера, составившие за март 500 руб. Такая операция отражается проводками:

Дебет 26 Кредит 73

- 500 руб. – отражены общехозяйственные расходы;

Дебет 73 Кредит 51 (50)

- 500 руб. – выдана компенсация бухгалтеру.


Поделиться


НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА
Электронная версия популярного журнала

Новые документы с комментариями экспертов. Журнал помогает бухгалтерам разбираться в значениях и смыслах новых документов по учету и налогам.

Подписаться

Нормативные акты для бухгалтера

Комментарии (0)


Оставить комментарий


Введите код с картинки:

CAPTCHA
Бухгалтерия.ru
Подпишитесь на наши рассылки, чтобы первыми быть в курсе всего нового из мира бухучета, получать эксклюзивные издания и полезные подарки.

Loading...