Электронные документы для подтверждения расходов на прибыль

Письмо Министерства финансов РФ № 03-03-06/1/17830 от 10.03.2020

02.06.2020  

Расходы при расчете налога на прибыль могут быть подтверждены первичным документом в электронном виде, если он составлен с соблюдением требований Закона об электронной подписи.

Электронный документооборот (ЭДО) внедрен практически во все сферы деятельности. Чтобы он был безопасным, введен цифровой аналог привычной «человеческой» росписи - электронная цифровая подпись (ЭЦП). Все это регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее - Закон № 63-ФЗ). 

Какие документы могут быть электронными 

Цифровая подпись используется в хозяйственной жизни в весьма распространенных ситуациях.

Во-первых, при предоставлении отчетности для контролирующих органов. Сдавать ее в электронном виде от большинства налогоплательщиков требуют ФНС, внебюджетные фонды. Это не только упрощает передачу информации, но обеспечивает правильность данных, так как большинство сервисов содержит функцию автоматической проверки на возможные ошибки.

Во-вторых, это электронный документооборот (ЭДО). Это совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей. Он позволяет перейти на безбумажный документооборот как внутри компании, так и за ее пределами.

В-третьих, при обращении в судебные органы. В качестве доказательств можно использовать счета-фактуры, договоры, официальные письма, подписанные электронно.

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может использоваться, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на его использование.

Таким образом, электронными документами могут быть договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и счета-фактуры.

Но в то же время есть документы, к формату и регламенту передачи которых установлены жесткие требования. Это, например, электронные счета-фактуры, а также вся отчетность в налоговую, создаваемые строго по формату ФНС.

Для некоторых первичных документов ФНС разработала рекомендованный формат (товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт приема-сдачи (работ) услуг). Именно в таком формате следует направлять эти документы в электронном виде по требованию инспекции, если потребуется подтверждать расходы по налогу на прибыль.

Заметим, что электронные документы по утвержденным формам являются составляющими всех бухгалтерских программ. Однако для того, чтобы электронный документ имел юридическую силу, он должен быть подписан ЭЦП. 

Какие бывают электронные подписи 

Закон № 63-ФЗ дает такое определение электронной подписи. Это информация в электронной форме, которая содержит уникальную последовательность символов (ключ) и присоединяется к цифровому документу, чтобы определить личность подписанта.

Закон № 63-ФЗ устанавливает три вида ЭЦП.

  1. Простая. Распространена для подписания писем или спецификаций, подтверждается с использованием паролей, кодов и иных средств, чаще всего используется в системах корпоративного ЭДО.
  2. Усиленная неквалифицированная. Получается в процессе криптографической обработки информации и использования закрытого ключа. Позволяет установить, кто подписал документ, а также факт внесения изменений после подписания.
  3. Усиленная квалифицированная. Аналогична неквалифицированной, но для ее создания и проверки используется криптозащита, сертифицированная ФСБ РФ. Такие ЭЦП выдаются только аккредитованными удостоверяющими центрами.

Электронный документ с простой или неквалифицированной цифровой подписью имеет тождественную ручной подписи силу, если это установлено дополнительным соглашением между сторонами ЭДО.

Подписание документов квалифицированной ЭЦП не нуждается ни в каком дополнительном подтверждении. 

Требования к учетным документам 

Налоговый кодекс перечни подтверждающих расходы документов не устанавливает, требуя, однако, чтобы расходы были обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). И в законе о бухучете сказано, что каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичными учетными документами (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Экономически оправданными затратами можно считать прежде всего те, без которых невозможно выполнение того или иного договора. По гражданскому законодательству при заключении договора стороны должны определить его существенные условия.

Как сказано в статье 432 ГК РФ, существенными являются:

  • условия о предмете договора (например, выполнение какой-либо работы, купля-продажа имущества или сдача его в аренду и т. д.);

  • условия, которые поименованы в законе как необходимые для договора того или иного вида (например, перечень существенных условий договора страхования приведен в ст. 942 ГК РФ, доверительного управления имуществом – в ст. 1016 ГК РФ и т. д.);

  • другие условия, которые стороны договора считают для себя существенными.

А для первичного учетного документа установлены свои требования (п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете»). Он должен содержать:

  • наименование документа (формы);

  • дата составления документа;

  • наименование организации, от имени которой составлен документ;

  • содержание хозяйственной операции;

  • измерители хозяйственной операции (в натуральном и (или) денежном выражении с указанием единиц измерения);

  • наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и ее оформления и их личные подписи. Кроме подписей этих лиц, необходимо указывать их фамилии и инициалы, либо иные реквизиты, которые помогут их идентифицировать.

Кроме того, пункт 5 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете» предусматривает, что первичный учетный документ может быть составлен в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Минфин в комментируемом письме подтвердил, что электронные документы могут использоваться для подтверждения налоговых расходов, если:

  • хозяйствующие стороны при оформлении первичных учетных документов организовали ЭДО, соблюдая требования Закона № 63-ФЗ;

  • создаваемые документы обосновывают и документально подтверждают понесенные расходы, то есть отвечают всем требованиям к первичке.

Поделиться


Электронная версия журнала
«НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА»

Самое популярное издание бухгалтерских нормативных документов с комментариями к ним от экспертов и разработчиков.

Подписаться

Комментарии (0)


Оставить комментарий


Введите код с картинки:

CAPTCHA
Бухгалтерия.ru
Подпишитесь на наши рассылки, чтобы первыми быть в курсе всего нового из мира бухучета, получать эксклюзивные издания и полезные подарки.

Loading...