Начислять ли взносы, если дата начала командировки не совпадает с датой в билете?

Минфин России в письме от 23.09.2020 №03-15-06/83264 разъясняет, почему дата начала командировки в приказе о командировании должна совпадать с датой в проездном билете. Разберемся.

Начало командировки

Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Днем выезда в командировку считают дату отправления поезда, самолета, автобуса и т. д. из места постоянной работы сотрудника, а днем приезда – дату прибытия транспортного средства обратно.

При отправлении транспортного средства до 24:00 включительно днем отъезда считают текущие сутки, а с 00:00 и позднее – следующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, нужно учитывать время, необходимое, чтобы доехать до них.

Сколько длится командировка?

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывают в служебной записке. Работник представляет ее по возвращении из командировки с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта. Это могут быть путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.

Если проездных документов нет, фактический срок пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице – это договор на оказание гостиничных услуг по месту командирования. Он должен содержать:

• наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей - фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);
• фамилия, имя, отчество потребителя;
• сведения о предоставляемом номере (месте в номере);
• цена номера (места в номере);
• другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работник может представить служебную записку и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания в командировке.

Возмещение командировочных

Трудовым кодексом установлены обязанности компании по оплате:

• расходов по проезду к месту командировки и обратно;
• расходов по найму жилого помещения;
• суточных в размере, установленном в трудовом договоре;
• других расходов, связанных с командировкой (плата за получение визы, телефонные переговоры, бронирование билетов и проживания и др.).

Так, расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

• стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
• оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;
• оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;
• сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Почему дата начала командировки должна совпадать с датой в билете?

Расходы, связанные с проездом к месту командировки работника и обратно, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Сумма расходов по проезду командированного работника, оплаченная организацией, НДФЛ, страховыми взносами на ОПС, ОСС, ОМС и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается.

Минфин России в письме от 23.09.2020 № 03-15-06/83264 указывает, что если дата начала командировки в приказе организации о командировании не совпадает с датой, указанной в проездном документе, то оплата организацией проезда работника к месту командировки не является компенсацией его расходов, связанных со служебной командировкой.

Обоснование такое: днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия в место постоянной работы. Поэтому при несовпадении дат в приказе и билете оплату проезда нельзя признать компенсаций командировочных расходов. Значит, такое возмещение нужно облагать страховыми взносами.