ЕФС-1. Сведения о стаже сотрудников – обзор формы, 2024 год
Впервые данная форма отчета начала подаваться с начала 2024 года.
Как подать сведения о стаже сотрудников
«ЕФС-1» — это сокращенное название единой формы сведений. Это комплексная отчетность, которая соединяет в себе информацию о:
- Трудовой деятельности.
- Страховом стаже.
- Зарплате бюджетников.
- Дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию.
- Страховых взносах на травматизм.
По истечении каждого налогового периода, каждому налогоплательщику необходимо предоставить информацию в Социальный фонд России (СФР) о том, кто и сколько времени отработал у него. До 2023г данная информация передавалась в отчете «СЗВ-Стаж», однако, с объединением фондов в 2023г, была утверждена новая форма отчетности.
Отметим, что начиная с отчетности за 2023 год отчет представляется по новой форме. Главной особенностью нового отчета о стаже является его подача не для всех сотрудников, а только для определенной категории.
Ранее по этой же теме:
Список работников, которых нужно включить в СЗВ-СТАЖ за 2023 год
Сведения о страховом стаже за 2023 год: кто сдает, какие сведения включать в отчет?
По каким сотрудникам подаются сведения о стаже
С 2024 года отчетность о стаже сдается не на всех работников, как было раньше. Она подается по отдельным категориям сотрудников.
Информация о продолжительности работы за текущий отчетный период должна быть представлена до 25 января следующего года. Это относится к случаям, когда в течение отчетного года существуют сотрудники с особыми категориями, включая тех, у которых есть особенности в расчете трудового периода. Список данных сотрудников отражен в перечне п.3 ст.11 Закона № 27-ФЗ, а именно:
- находились в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет;
- брали отпуск без сохранения заработной платы;
- находились без работы или же временно были отстранены от своих должностей;
- освобождались от исполнения рабочих обязанностей в момент исполнения государственных или общественных обязанностей;
- работали в условиях, которые дают право на досрочную пенсию, согласно ст. 30, 31, пп. 6 и 7 ч. 1 ст. 32 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ;
- работали в сельском хозяйстве на должностях, которые дают право на повышенную пенсию на основании ч. 14 и 16 ст. 17 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ. Список таких специальностей установлен Постановлением Правительства РФ от 29.11.2018 № 1440;
- работали по системе вахтового метода в полном навигационном периоде на водном транспорте;
- работали в период отбывания наказания в виде лишения свободы;
- были мобилизованы, проходили военную службу по контракту, включая добровольную службу - в такие периоды трудовой договор был приостановлен в соответствии со ст. 351.7 ТК РФ;
- формировали свои пенсионные права в соответствии с Законом Российской Федерации от 15.05.1991 № 1244-I «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС».
Куда подавать данные о стаже сотрудников
Отчет о стаже сотрудников необходимо подавать в СФР по месту регистрации предприятия или по месту жительства ИП.
Отчет о стаже по обособленному подразделению (ОП) подается отдельно только в случае, если ОП имеет собственный расчетный счет (Р/С) и выплачивает зарплаты физическим лицам. В таком случае информация о периоде работы сотрудников передается в соответствии с местом регистрации ОП. В противном случае, для обычного ОП не требуется отдельного отчета - сведения о стаже сотрудников будут включены в общий отчет по организации согласно ст.11 Закона от 15.12.2001г №167‑ФЗ.
Как заполнить отчет о стаже по форме «ЕФС‑1»
С 2023 года данные о периоде работы входят в состав единого отчета. Вид и порядок заполнения отчета утверждены приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. Новый бланк отчета будет использоваться с 2024г, включая отчетность за 2023г. Временно СФР принимает отчетность в прежнем виде, определенной ранее постановлением Правления ПФР от 31 октября 2022 № 245п (информация от Социального фонда).
Чтобы отчитаться о выслуге лет сотрудников, необходимо заполнить:
Строка | Сведения |
Титульный лист: | |
Сведения о страхователе | Регистрационный номер; Наименование предприятия (ФИО предпринимателя); ИНН/КПП (для предприятий); ОКВЭД; ОГРН (ОГРНИП); Код категории страхователя физического лица; Контактные данные. |
Подраздел 1: | |
Сведения о застрахованном лице | ФИО работника; ИНН; СНИЛС; Дата рождения; Код – статус застрахованного лица; Код страны. |
Подраздел 1.2: | |
| Заполняется за весь период работы у страхователя в отчетном периоде в отношении застрахованных лиц, перечисленных в п. 3 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования». |
Непосредственно для данных о стаже сотрудников предназначен Подраздел 1.2.
В строке «Отчетный период» указывается год, за который представляется отчетность.
В поле «Тип сведений» знаком «X» необходимо отметить тип формы:
№п/п | Тип формы | Когда подается |
1 | Исходная | Если отчет сдается в первый раз |
2 | Корректирующая | Если исправляются сведения, поданные ранее |
3 | Отменяющая | Если отменяются сведения, поданные ранее |
4 | Назначение пенсии | Если сотрудник выходит на пенсию |
5 | Назначение выплат по ОСС | Если сотрудник уходит в отпуск по беременности и родам/ уходом за ребенком |
Подраздел 2 раздела 1 содержит сведения в целом по страхователю и представляется одновременно с подразделом 1.2 подраздела 1, содержащим сведения о застрахованных лицах, занятых на соответствующих видах работ, предусмотренных ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Федерального закона от 28 декабря 2013 № 400-ФЗ. Подраздел 2 не является самостоятельной частью отчета. Его сдают только в совокупности с подразделом 1.2. Он подтверждает условия и основания для назначения ранней пенсии.
Табличная часть подраздела 1.2 формы отчёта «ЕФС-1» заполняется следующим образом:
Графа | Сведения |
1 | Указывайте номер, только если по работнику несколько периодов работы |
2, 3 | Даты начала и окончания периода работы (в пределах отчетного года) |
4 | Код особых территориальных условий (РКС, МКС, СЕЛО) |
5 | Районный коэффициент — надбавки за работу в сложных климатических условиях |
6 | Код «Особенности исчисления страхового стажа: основание» из приложения к порядку заполнения. |
7 | Код «Особенности исчисления страхового стажа: дополнительные сведения» из приложения к порядку заполнения. |
8 | Код «Условия досрочного назначения страховой пенсии: особые условия труда» из приложения к порядку заполнения. |
9 | Код «Условия досрочного назначения пенсии: основание» из приложения к порядку заполнения. |
10 | Ставка, объем работ, часов для некоторых работников, по которым указан код в графе 9. |
11 | Индивидуальный номер основного рабочего места работника в соответствии с картой специальной оценки условий труда |
12 | Класс (подкласс) условий труда из раздела классификатора «Коды специальной оценки условий» |
Строки 8–10 «Условия досрочного назначения страховой пенсии» заполнять не нужно, так как эти данные предоставляются лишь по тем, у кого есть право на досрочную пенсию, согласно ч.1 ст.30 и 31 Закона от 28.12.2013г № 400-ФЗ. Выделяют отдельно несколько ситуаций, при которых данные сведения заполнять не нужно:
- Особые условия труда не подтверждены документально;
- Занятость сотрудника не соответствует требованиям нормативных документов;
- Взносы по доп. тарифу не уплачивались (взносы по договорам негосударственного пенсионного обеспечения).
Однако если в подразделе 1.2 заполнены строки 8–9 то на основании вышеуказанных ситуаций, необходимо заполнить и подраздел 2 на данного сотрудника.
В строке «Отчетный период» указываем год, за который представляется отчетность.
В строке «Тип сведений» знаком «X» необходимо отметить тип отчетности, которая подается.
Поле «Корректируемый (отменяемый) период» заполняется только в том случае, если подается корректирующий или отменяющий отчет. В этом случае необходимо указать период, за который корректируются или отменяются сведения.
Разделы таблицы заполняются на основании информация из штатного расписания, кадровых приказов, документов по спецоценке условий труда и других документов, которые подтверждают работу в особых условиях труда.
Строка 6 «Характер фактически выполняемых работ и дополнительные условия труда» заполняется в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником.
Строка 8 «Код особых условий труда/код выслуги лет» по классификатору указывается из графы 8 подраздела 1.2.
В последней строке 9 «Код позиции списков» заполняется из списков в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16.07.2014г №665.
Под таблицей обязательно указывается общее количество рабочих мест и общую численность фактически работающих в особых условиях труда сотрудников.
В каком виде представляется отчетность
Если на предприятии 10 и менее рабочих, то возможно представление отчетности, как в электронном, так и в письменном виде. Однако следует отметить, что представление материалов в электронном виде намного удобнее.
В случае если численность застрахованных лиц превышает 10 человек, то информацию о стаже следует обязательно представлять в электронном виде в соответствии с п.2 ст.8 Закона №27-ФЗ.
