Работник задержался в командировке по личным делам: как оплачивать ж/д билет?

Эта тема подробно освящена в бераторе Практическая энциклопедия бухгалтера, а вот краткий ответ экспертов.

Расходы на проезд из места служебной командировки к месту жительства возникают вне зависимости от того, входят выходные дни в период служебной командировки, вызвана задержка объективными причинами (например, отсутствием билетов) или работник остался в месте служебной командировки на выходные по собственному желанию, но вышел на работу в установленный день.

Так разъяснила ГИТ в г. Москве в письме от 30 мая 2025 г. № 77/77/2-11-25-ПО/10-11415-25-СП.

Это значит, работодатель должен возместить командированному сотруднику обратный билет из места командирования, даже если он там остался на выходные.

Компенсация расходов на приобретение проездного билета для проезда в командировку в выходные дни, предшествующие дню начала командировки, или в выходные дни, следующие за датой окончания командировки, не включаются в доход работника. Но данные расходы должны быть произведены с разрешения работодателя и для выполнения соответствующего служебного поручения.

Так разъяснил Минфин России в письме от 3 августа 2023 г. №03-03-06/2/72716.

Пример формулировок для разрешения:

«1.Разрешить _______________________ выезд из места командировки ____________(указать дату).

2. Бухгалтерии (_________) за _________(указать даты) суточные не выплачивать. Расходы на проживание в месте командировки _________(указать даты) не возмещать.».

Таким образом, при наличии такого разрешения работодателя НДФЛ платить не нужно, если проездной билет куплен ранее или позже (в выходные дни) дат командирования. 

А вот страховые взносы заплатить придется. Минфин отметил, что если дата начала или окончания командировки в приказе организации о командировании не совпадает с датой, указанной в проездном документе, то оплата организацией проезда работника к месту командировки не является компенсацией его расходов, связанных со служебной командировкой. Поэтому компенсация проезда работнику облагается страховыми взносами в общем порядке. Аналогично считает и ФНС.

Читайте детально по теме:

Как оплатить командировку

Какими документами должен быть подтвержден проезд в командировку. Таблица

Работник остался отдыхать в месте командировки

Что с проездными билетами, если работник остался в месте командировки на выходные

НДФЛ и страховые взносы, если даты командировки не совпадают с проездными билетами

Спорные ситуации при выплате командировочных

Командировочные расходы: страховые взносы

Подпишись на рассылку