Когда можно принять к учету копию кассового чека

Расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными, как того требует п. 1 ст. 252 НК РФ.

Продавец может передать чек ККТ покупателю любым из способов:

• через личный кабинет на сайте оператора фискальных данных;
• по электронной почте;
• в виде бумажного чека, если у продавца есть возможность непосредственного взаимодействия с покупателем.

Можно ли требовать от продавца выдачи дубликата кассового чека?

Обязанность продавца ККТ по выдаче покупателю чека ККТ считается выполненной в момент передачи ему бумажного кассового чека или направления электронного. Эта обязанность также может быть исполнена путем обеспечения клиенту возможности в момент расчета считать с дисплея мобильного телефона, смартфона или иного компьютерного устройства QR-код, который позволяет клиенту осуществить его считывание и идентифицировать кассовый чек.

Законодательство о ККТ не устанавливает, что продавец обязан выдавать покупателю по его просьбе дубликат кассового чека или его копию. Поэтому, за его невыдачу в таком случае нет и административного штрафа.

Дубликат кассового чека можно получить только, если продавец пойдет навстречу. Он может получить дубликат из фискального накопителя ККТ или через личный кабинет на сайте оператора фискальных данных (ОФД).

Информация о расчете сохраняется в системе и передается через ОФД. Многие операторы предоставляют доступ к базе чеков. Если клиент ранее получал электронный чек, его можно повторно открыть по ссылке или отыскать по реквизитам.

Кроме того, продавец может сообщить покупателю реквизиты кассового чека с помощью мобильного приложения ФНС (дату, время, признак, сумму расчета, номера фискального накопителя и фискального документа, а также фискальный признак документа).

Если есть реквизиты чека, его электронную версию можно найти на сайте ФНС в разделе Проверка чека. 

Несмотря на то, что оригинал считается первичным подтверждением, дубликат, сформированный через ОФД (оператора фискальных данных), также содержит все требуемые данные. Это делает чек полноценным документом для подтверждения расчетов. Главное, чтобы в предоставленной копии кассового чека были указаны все обязательные реквизиты, в том числе QR-код, который позволяет осуществить его считывание и идентифицикацию.

Ранее Минфин России в письме от 17.09.2008 № 03-03-07/22 разъяснил, что для подтверждения расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль, можно использовать не оригиналы кассовых чеков, а их копии.

Чем заменить оригинал кассового чека

Даже если продавец откажется оформлять дубликат кассового чека, расходы при покупке товаров за наличные организация все равно сможет признать.

При осуществлении наличных денежных расчетов могут быть подтверждены не только отпечатанными ККТ кассовыми чеками, но и иными документами, подтверждающими оплату.

Так, если товарный чек подтвердит факты заключения договора и совершения платежа, то покупке товаров за наличный расчет авансовый отчет подотчетника можно принимать к налоговому учету (письмо Минфина от 16.08.2017 № 03-01-15/52653).

Таким образом, в случае утраты чека можно либо попробовать получить у продавца дубликат чека, либо при наличии иных подтверждающих документов использовать их для подтверждения понесенных расходов.

Подпишись на рассылку