10 причин, по которым налоговая может не принять декларацию
Налоговая инспекция откажет в приеме декларации (или расчета), если она оформлена с критическими нарушениями, подана неуполномоченным лицом, подписана не тем типом ЭП, а РСВ содержит ошибки в личных данных. В таких случаях отчетность считается непредставленной, и ее нужно сдать заново.
Десять оснований, по которым налоговики точно не примут декларацию, приведены в обширном новом письме ФНС, посвященном камеральным проверкам - письмо ФНС от 09.06.2026 № ЕА-36-15/4924@.
1. Личная подача декларации без документов. Если подаете декларацию лично, необходимо иметь при себе иметь документ, удостоверяющий личность. Если такого документа нет либо по каким-то причинам подающий отчетность откажется его предъявить, налоговики декларацию не примут.
Как исправить. Придется идти в налоговую второй раз с папортом или иным документом, удостоверяющим личность.
2. Представитель не имеет документа, подтверждающего его полномочия. Подать налоговую декларацию может как лично руководитель организации (ИП) или бухгалтер, так и уполномоченный представитель организации (ИП). Если декларацию подает представитель, у него должен быть документ, подтверждающий право действовать от имени организации (ИП). В электронной доверенности, как и в бумажной, указываются сведения об организации, представителе, его полномочиях, дате выдачи и сроке действия.
Когда представителю нужно направить информационное сообщение о доверенности в ИФНС
Как выдать машиночитаемую доверенность (МЧД)
Для сдачи налоговой отчетности представителю необходимо иметь электронную машиночитаемую доверенность (МЧД), подписанную квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя.
Электронная доверенность обязательна. Ее нужно зарегистрировать в системе до отправки отчета.
Бумажная, нотариально заверенная доверенность, подойдет только при личной сдаче отчетов на бумаге (если закон позволяет) или для СФР/Статистики (в зависимости от их регламентов). От ИП требуется нотариальное удостоверение, от ООО — заверяется подписью директора и печатью (при наличии).
Как исправить. Оформить МЧД на представителя, зарегистрируйте в системе для отправки отчетности по ЭДО (займет до 3 дней) и снова сдайте отчетность.
3. Неправильная форма. Если декларацию или расчет подали не по той форме или в неверном формате.
Как исправить. Найдете в сети интернет, лучше всего на сайте ФНС, действующую форму налоговой декларации. Воспользуйтесь разделом «Налоговая отчетность» на портале ФНС России. Для подстраховки просмотрите приказ об утверждении этой формы и проверьте дату вступления в силу. Затем заполните новый бланк и подайте в налоговую.
4. Нет подписи руководителя на бумажной декларации. Отчетность не примут, если декларация не подписана руководителем организации (или уполномоченным лицом) либо представителем, который имеет право заверять достоверность сведений.
Как исправить. Подписать декларацию и снова подать в ИФНС.
5. Декларация или расчет подписаны неуполномоченным лицом. Если декларацию подписало лицо, которое не имеет права заверять достоверность и полноту сведений. Это может произойти, например, если:
- Руководитель организации дисквалифицирован или индивидуальный предприниматель лишен права заниматься своей деятельностью.
- Руководитель или предприниматель умер или его смерть зарегистрирована.
- Судом установлено, что руководитель отказался от управления организацией.
- Судом признан безвестно отсутствующим, недееспособным, ограниченно дееспособным или умершим руководитель или предприниматель.
- В ЕГРЮЛ есть запись о недостоверности сведений о руководителе.
Как исправить. Решение принимайте в зависимости от ситуации. Если руководитель не может подписать декларацию нужно либо назначить нового директора, либо оформить доверенность на представителя, либо внести изменения в ЕГРЮЛ. Затем подписать декларацию и сдать в налоговую.
Что должна сделать инспекция при обнаружении подписи неустановленного лица
6. Применен не тот тип электронной подписи. Декларация, поданная в электронном формате по ТКС должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя (или представителя). Более того, данные в сертификате подписи должны совпадать с данными в декларации.
Можно ли использовать сертификат подписи директора после его увольнения
Какие бывают электронные подписи?
Как исправить. Получите нужный тип подписи. Обратитесь лично в удостоверяющий центр ФНС, Сбербанк, ВТБ или Промсвязьбанк. Сама подпись бесплатна, но нужно купить сертифицированный USB-токен. Понадобится: паспорт РФ, СНИЛС и ИНН.
7. Применен не тот тип электронной подписи при подаче через личный кабинет. Если подаете декларацию через личный кабинет налогоплательщика, она должна быть подписана усиленной неквалифицированой (или квалифицированной) электронной подписью.
Как исправить. Получите нужный тип подписи. Обратитесь лично в удостоверяющий центр ФНС, Сбербанк, ВТБ или Промсвязьбанк. Енсли подаете 3-НДФЛ для получения подписи воспользуйтесь приложением «Госключ» (это бесплатно и полностью онлайн) или обратитесь в любой коммерческий аккредитованный удостоверяющий центр.
8. Подали налоговую декларацию не туда. Эта ошибка означат, что декларацию подали не по месту учету, а в инспекцию, которая «обслуживает» другую территорию.
Как исправить. Если вы подали декларацию не в ту налоговую инспекцию, она считается непредставленной. Как можно скорее, подайте декларацию в налоговую инспекцию по месту вашего постоянного учета (по месту жительства/прописки), чтобы избежать штрафа за нарушение сроков сдачи отчетности.
9. Ошибки в расчете страховых взносов (РСВ): проблемы с детализацией по каждому сотруднику, несоответствие итоговых сумм. РСВ не примут, если в представленном расчете по страховым взносам есть неточности в данных по отдельным работникам. Это касается:
- Сумм выплат и вознаграждений.
- Базы для расчета пенсионных взносов (как в пределах, так и сверх установленного лимита).
- Размера начисленных пенсионных взносов (как по основной базе, так и по дополнительному тарифу).
- Сумм взносов по дополнительному тарифу за отчетный период или за последние три месяца.
Кроме того, общие суммы по всем работникам (например, общая сумма выплат или общая сумма начисленных взносов) не совпадают с итоговыми показателями, представленными в целом по организации.
Как исправить. Нужно найти причину, исправить ошибки и отправить отчет повторно как первичный (исходный), а не корректировочный.
У налоговых инспекторов есть свои коды ошибок, когда в приеме РСВ отказывают из-за форматно-логического контроля электронного файла, содержащего расчет.
Какие ошибки в декларациях по НДС делает бизнес?
10. Недостоверные сведения о сотрудниках. В расчете по страховым взносам содержатся некорректные персональные данные о застрахованных лицах. Это могут быть ошибки в фамилии, имени, отчестве, СНИЛС или других идентификационных сведениях, которые необходимы для правильного учета каждого сотрудника.
Как исправить. Для исправления некорректных персональных данных (ФИО, СНИЛС, паспорт) в Расчете по страховым взносам (РСВ) необходимо подать уточненный расчет в налоговую инспекцию.
