Документы, подтверждающие убыток, нужно хранить больше 5 лет

Организации имеют право уменьшать налог на прибыль текущего периода на сумму убытков, полученных в предыдущие годы. Это правило действует для всех плательщиков налога на прибыль, за исключением некоторых категорий налогоплательщиков с пониженными ставками (перечень приведен в п. 2.1 ст. 283 НК РФ).

Налоговую базу по налогу на прибыль с 1 января 2017 года по 31 декабря 2030 года можно уменьшать на убытки прошлых лет, но не более чем на 50% (п. 1, 2, 2.1 ст. 283 НК РФ).

Перенос убытков возможен только при соблюдении ряда условий:

• убыток рассчитан по правилам гл. 25 НК РФ, регулирующей уплату налога нп на прибыль;
• все первичные документы по доходам и расходам, которые повлияли на расчет, должны быть в наличии и оформлены правильно;
• суммы убытков должны быть отражены в декларациях по налогу на прибыль за нужные периоды;
• документы по убыткам нужно хранить весь срок, пока компания уменьшает ими налоговую базу.

Как видите из перечня, одним из главных условий является то, что убыток подтвержден соответствующими документами. На эту тему Минфин выпустил несколько писем. В одном из недавних, от 16.03.2026 № 03-03-06/2/20810, особо подчеркивается, что организации обязаны хранить документы, подтверждающие убыток, в течение всего срока, когда они уменьшают налоговую базу на суммы ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283 НК РФ).

Сроки хранения документов по НК РФ

Согласно Налоговому кодексу РФ, все организации и индивидуальные предприниматели обязаны хранить бухгалтерские и налоговые документы, а также документы, подтверждающие доходы и расходы, в течение пяти лет. Этот срок исчисляется с момента последнего использования документа для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налога на прибыль, а также для подтверждения доходов и расходов (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ).

В случае переноса убытков, срок хранения подтверждающих документов продлевается. Организации обязаны хранить документы об убытках еще пять лет после того налогового периода, в котором они последний раз уменьшали налоговую базу на сумму убытка.

Перед тем, как уменьшить налоговую базу текущего года на сумму убытков прошлых лет, нужно убедиться в том, что имеются все документы, подтверждающие величину и период возникновения переносимого убытка.

Налоговые проверки никак не влияют на срок хранения документов по убыткам. Если убыток перенесен не полностью, и фирма будет использовать его для дальнейшего уменьшения налога на прибыль, срок хранения документов, связанных с переносом убытков, будет больше пяти лет.

Даже если налоговая служба уже провела проверку за период, когда был получен убыток, обязанность хранить подтверждающие документы сохраняется.

Подпишись на рассылку