Кто может не применять электронный УПД в 2026 году?

Кто вправе игнорировать новый формат (и не нарушить закон)

Законодательство оставляет за организациями и ИП право выбора. Не применять электронный УПД в 2026 году могут:

1. Компании, использующие альтернативные электронные форматы. Если по конкретной операции уже утвержден свой электронный формат, переходить на УПД не нужно. Классический пример — строительная отрасль. Допускается выставлять через ЭДО акт о приемке выполненных работ по форме КС-2 (утвержден приказом ФНС от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@) вместе с электронным счетом-фактурой.
2. Организации, которые по старинке обмениваются с контрагентами бумажными накладными, актами и счетами-фактурами. Никакого принудительного перевода в цифру с 2026 года не случилось. Бумага остается легитимным вариантом.
3. Пользователи неформализованных электронных документов. Закон не запрещает обмениваться актами и накладными в форматах PDF, DOC или использовать собственные XML-шаблоны. Но здесь есть один нюанс: при истребовании таких документов налоговым органом их придется распечатывать на бумаге и заверять вручную (живой подписью и печатью, если последняя предусмотрена учетной политикой). Обмен первичкой в формате ПДФ в 2026 году: что можно, что запрещено?
4. Организации без юридически значимого ЭДО. Если компания не заключила договор с аккредитованным оператором ЭДО, не приобрела КЭП и в принципе не использует электронный документооборот, требовать перехода на УПД никто не вправе.

УПД остается добровольным при работе с контрагентами, которые не требуют ЭДО, в бизнес-процессах без специальных отраслевых требований, а также в компаниях с небольшим объемом документов. Малый бизнес никто не заставляет внедрять сложные XML-схемы.

Преимущества и особенности: зачем переходить (даже если необязательно)

Переход на электронный УПД дает определенные плюсы:

• один документ заменяет несколько (счет-фактура + ТОРГ-12 + акт);
• ускоряется обмен с контрагентами;
• снижается риск технических ошибок при заполнении (автоматическая подстановка данных);
• упрощается хранение и оперативный поиск документов;
• обеспечивается юридическая значимость без необходимости хранить бумажный архив.

Важный нюанс про статусы УПД

Электронный УПД бывает двух статусов, и путать их категорически нельзя.

• Статус 1: документ выполняет функции и передаточного акта, и счета-фактуры. Используется для операций с НДС.
• Статус 2: только передаточный акт (накладная или акт). Для вычета НДС не годится. Выбор неверного статуса лишает контрагента права на налоговый вычет.

Важно понимать: электронный УПД не является панацеей от претензий налоговой инспекции. Если сделка фиктивная, присутствуют разрывы по НДС или в цепочке замечены проблемные контрагенты, никакой XML 5.03 не спасет. Налоговики запросят документы, проведут встречные проверки и при наличии признаков недобросовестности доначислят налоги и пени. УПД защищает только от претензий по форме документа, но не по существу хозяйственной операции.

Практические рекомендации перед переходом

Прежде чем принимать окончательное решение о переходе на электронный УПД, следует выполнить три обязательных действия.

1. Проверить договоры с контрагентами. В них должно быть закреплено соглашение об ЭДО и признании юридической силы КЭП.
2. Внести изменения в учетную политику. Прописать: «Для электронного документооборота применяется УПД формата 5.03».
3. Проверить настройки оператора ЭДО. Уточнить, поддерживается ли версия 5.03. Старые форматы 5.01 и 5.02 уходят в прошлое.

При необходимости провести обучение сотрудников работе с новым форматом.

Автор. Е.Грицак

Подпишись на рассылку