Как составить опись документов в 2026 году: образцы для ИФНС, архива и контрагентов

Опись обязательна не всегда — но есть ситуации, когда без нее не обойтись.

Когда опись документов обязательна в 2026 году?

Прежде всего это передача бумаг в госорганы: например, в ФНС, суд или СФР России. Так, она понадобится для ответа на запрос ФНС, при подаче дел в арбитражный суд или сдаче материалов в архив. В последнем случае используют утвержденный бланк и готовят два экземпляра: один оставляют в подразделении, второй отправляют в архив.

Еще опись оформляют при ликвидации компании, смене ответственного сотрудника — скажем, главного бухгалтера — или увольнении работника.

Во всех остальных случаях организация сама решает, составлять опись или нет.

Опись документов для передачи в налоговую

Опись документов обязательна при подаче материалов в ИФНС в бумажном виде.

Унифицированной формы нет: можно использовать произвольный вариант или бланк, рекомендованный в отделении ИФНС. Опись оформляют как отдельный документ либо включают в сопроводительное письмо (согласно п. 6 Приложения № 18 к Приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ‑7‑2/628@).

Что указать в описи:

• реквизиты отправителя: наименование организации или ИП, ИНН, КПП, юридический адрес, телефон;
• данные получателя: полное наименование ИФНС;
• название документа: «Опись документов для передачи в ИФНС»;
• исходящий номер и дату регистрации;
• ссылку на требование ФНС (номер и дату запроса, по которому направляют бумаги);
• перечень документов: с порядковым номером, названием, форматом (оригинал/копия), регистрационными данными и количеством листов по каждому;
• общее число листов;
• подпись руководителя организации или ИП;
• печать — если есть.

Если отправляете документы почтой ценным письмом, подготовьте сопроводительную опись — на ней оператор подтвердит количество и номенклатуру вложений. Когда бумаг много, сформируйте тома — не более 150 страниц в каждом. Пронумеруйте, прошейте и скрепите печатью и подписью. На заверительной надписи (на наклейке последнего листа) укажите:

• число пронумерованных и прошитых листов (цифрами и прописью);
• дату формирования тома;
• фамилию, инициалы и подпись руководителя (ИП).

При электронной подаче — через ТКС или личный кабинет налогоплательщика. Состав документов автоматически фиксируется программным обеспечением.

Образец описи:

Опись документов для передачи документов в другую организацию

Опись служит доказательством того, что документы были переданы определенному получателю в конкретном объеме.

В законодательстве нет унифицированной формы. Если бланк не согласован сторонами договора отдельно, можно разработать собственный шаблон.

В документ обязательно включают следующие реквизиты:

• наименование компании-отправителя документов;
• наименование организации-получателя;
• дата составления;
• перечень передаваемых документов с указанием количества листов и экземпляров;
• общее количество листов;
• причина передачи документов (например, ссылка на пункт договора или переписку);
• должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за передачу документов;
• должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за прием документов.

Сформированную опись визирует лицо, ответственное за документооборот в компании (например, ассистент директора, делопроизводитель, секретарь). Получатель фиксирует факт доставки: вписывает в оставленное поле на бланке Ф. И. О., должность и дату приемки.

Опись составляют в двух экземплярах: один остается у отправителя, второй передается адресату. Пустые строки в таблице перечеркивают.

Образец описи

Если документы передаются по почте, можно использовать форму 107 «Опись вложения» (применяется при отправке регистрируемых почтовых отправлений с объявленной ценностью).

Опись документов для передачи в архив

Форма описи закреплена нормативными актами:

• для бумажных документов — приложение № 23 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526;
• для электронных дел — приложение № 24 тех же Правил. 

Описи формируют отдельно для разных категорий:

• дела постоянного хранения;
• дела временного хранения (свыше 10 лет);
• дела по личному составу;
• документы с меньшими сроками хранения, если их тоже передают в архив.

Количество экземпляров зависит от категории дел:

• для постоянного хранения — минимум четыре (три бумажных, один электронный);
• для дел по личному составу организаций — источников комплектования госархивов — тоже четыре (три бумажных, один электронный);
• для аналогичных дел организаций, не входящих в источники комплектования, — минимум три экземпляра.

Каждая запись должна содержать:

• порядковый номер дела (тома или части);
• делопроизводственный индекс — номер из номенклатуры дел организации;
• заголовок, полностью совпадающий с тем, что указан на обложке;
• даты дела;
• количество листов;
• срок хранения.

Важные нюансы:

• заголовки вносят по схеме систематизации на основе номенклатуры дел;
• если дело состоит из нескольких томов, каждый получает отдельный номер;
• нумерация — валовая за несколько лет;
• при одинаковых заголовках подряд пишут полный вариант только для первого дела, остальные отмечают как «То же», но остальные данные заполняют полностью (на новом листе заголовок всегда пишут целиком);
• в графе «Примечания» фиксируют особенности состояния документов, передачу другим подразделениям, наличие копий и т. д.

В конце описи делают итоговую запись: указывают количество дел (цифрами и прописью), первый и последний номера, отмечают особенности нумерации (пропущенные или литерные номера).

К описи может прилагаться научно‑справочный аппарат: титульный лист, лист переименований, предисловие, список сокращений, указатели (если нужно).

Документ подписывают:

• руководитель структурного подразделения, передающего документы;
• сотрудник архива, ответственный за прием.

Образец описи

Опись АДВ‑6‑1 для СФР

Опись по форме АДВ‑6‑1 — обязательный реестр для передачи документов в Социальный фонд России (СФР). Она фиксирует состав и количество переданных бланков. Форма действует с 15 декабря 2023 года, утверждена приказом СФР от 30 октября 2023 года № 2153.

АДВ‑6‑1 составляют не всегда, а лишь когда нужно зафиксировать полный перечень бумаг. Например:

• при отправке форм о страховом стаже сотрудников;
• для передачи корректирующих сведений по форме СЗВ‑К;
• в ответ на индивидуальные запросы СФР.

При сдаче отчетности по форме ЕФС‑1 опись не нужна: все необходимые данные уже учтены в самой форме

Актуальный бланк формы АДВ‑6‑1 и образец заполнения можно найти в официальных источниках или на специализированных ресурсах по отчетности в СФР.

Автор. Е.Грицак

Подпишись на рассылку