В каком формате составлять и передавать счета-фактуры в налоговую

ФНС России в письме от 09.12.2022 № ЗГ-3-26/13861 прокомментировала, в каких форматах бухгалтерия компании может предоставлять в ИФНС счета-фактуры.

Организация вправе самостоятельно определить правила документооборота и закрепить их в своей учетной политике по правилам ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации».

Как указали налоговики,  перечень  электронных форматов, утвержденных ФНС, носит рекомендательный характер.

Что касается счетов-фактур, с 2019 года все налогоплательщики могут оформлять их в электронном виде, по прослеживаемым товарам – электронный формат обязателен!

Одновременно, пунктом 1 статьи 169 НК РФ организациям представлено право работать со счетами-фактурами, составленными на бумаге. Минфин РФ в письме 02.06.22 № 03-07-11/52137 напоминал, что бухгалтерия может составлять счета-фактуры на бумаге.

Что изменили в правилах выставления электронных счетов-фактур

Бухгалтерия вправе подготовить документ:

• на бумаге;
• в электронном формате по взаимному согласию сторон сделки, если есть технические средства и возможности для приема и электронных счетов-фактур.

С 1 июля 2021 года при реализации прослеживаемых товаров на внутреннем рынке продавцы обязаны выставлять счета-фактуры только в электронном виде (п. 2 ст. 2 Закона от 09.11.2020 № 371-ФЗ). Порядок работы с электронными счетами-фактурами при реализации прослеживаемых товаров регулируется приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н.

Есть всего нескольких случаев, указанных в пункте 1.1 статьи 169 НК РФ, когда электронный счет-фактуру по прослеживаемым товарам можно не составлять электронно:

• при реализации товаров физлицам для личных, семейных, домашних и иных не связанных с предпринимательской деятельностью нужд, а также самозанятым;
• при реализации и перемещении товаров с территории РФ в соответствии с таможенной процедурой экспорта (реэкспорта);
• при реализации и перемещении товаров, подлежащих прослеживаемости, с территории РФ на территорию другого государства – члена ЕАЭС.

Формат счета-фактуры для передачи в ИФНС

Налоговики в письме от 09.12.2022 № ЗГ-3-26/13861 прокомментировали две ситуации:

1. Если истребуемые документы были составлены в электронной форме по установленным форматам ФНС, направить их в налоговую можно в неизменном виде по ТКС (п. 2 ст. 93 НК РФ).
2. Если истребуемые документы были составлены в электронной форме, но не по установленным форматам ФНС, направить их в налоговую необходимо на бумажном носителе в виде заверенных налогоплательщиком копий с отметкой о подписании документа электронной подписью (письмо ФНС России от 11.12.2017 № ЕД-4-15/25048).

Кроме того, в налоговую можно передавать пакет отсканированных документов, который должен быть подписан усиленной электронной подписью.

Формат документов, используемых в рамках электронного документооборота, утвержден Приказом ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@. Электронный формат документов может быть следующим:

• xml-файлы,
• скан-образы документов (с расширением: tif; jpg; pdf; png.), направляемые в ответ на требование налогового органа о представлении документов (информации).

Подпишись на рассылку