Можно ли на УСН учесть компенсации проживания «разъездным» сотрудникам?

Какие расходы возникают у сотрудников, которые приняты для разъездной работы

Сотрудникам, чья работ имеет разъездной характер, работодатель возмещает следующие расходы, связанные со служебными поездками:

• по проезду;
• по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома фирмы.

По вопросу о том, можно ли эти затраты, которые фирма компенсирует «разъездным» работникам, учесть на УСН, новых разъяснений от ФНС или Минфина в последнее время не появлялось.

С тех самых пор, как они высказались против того, чтобы организации могли включать эти затраты в расчет «упрощенного» налога.

Свою точку зрения чиновники тогда обосновали тем, что расходы в виде возмещения работнику затрат, которые связаны с выполнением им трудовых обязанностей, напрямую в п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса не поименованы

Поэтому, при применении УСН фирма не может учесть такие расходы, в том числе, если они возникают у работника, чья работа связана с постоянными поездками (письма Минфина от 21.03.2019 № 03-11-06/2/18724, ФНС от 14.03.2011 № КЕ-4-3/3943)

Оплату проживания «разъездных» сотрудников разрешили учесть на УСН

По общему правилу фирма на УСН может в составе командировочных расходов учесть затраты на:

• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• наем жилого помещения;
• суточные.

В письме от 05.03.2021 № 03-11-06/2/15847 Минфин приравнял расходы на проживание «разъездных» сотрудников к расходам на командировки. Он разрешил включить их в расчет «упрощенного» налога на основании подпункта 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса.

Главное, чтобы эти вы смогли обосновать и документально подтвердить.

Напомним, что размер и порядок возмещения расходов разъездным сотрудникам, вы должны установить в локальном нормативном акте, коллективном договоре, соглашении либо в трудовом договоре.

Кроме того, утвердите перечень работ, профессий, должностей работников, которых принимаете для разъездной работы.

Поэтому, для начисления компенсаций у вас должны быть:

• приказ, утвердивший перечень сотрудников с разъездным режимом работы;
• трудовой договор с «разъездным» сотрудником, в котором указаны размер и порядок возмещения его расходов.

Помимо этого, для учета расходов на проживание сотрудника, вам понадобятся:

• кассовый чек;
• счет из гостиницы;
• подтверждение перечисления денежных средств под отчет на банковскую карту работника.

Если за проживание сотрудника вы перечислили деньги напрямую гостинице, подтвердите расходы договором об оказании услуг по проживанию и актом об оказанных услугах.

На это обратил внимание Минфин в письме 05.03.2021 г. № 03-11-06/2/15847.

Подпишись на рассылку