Сколько надо хранить заявление работника о выборе ЭТК?

Если заявление работника о выборе ЭТК входит в личное дело

Работодатель может в своем локальном нормативном акте установить, является ли заявление о выборе способа ведения трудовой книжки частью личного дела работника или нет.

По общему правилу документы, которые входят в личное дело работника организации, надо хранить в течение 50/75 лет (п. 445 Перечня типовых управленческих архивных документов (далее – Перечень), утвержденных приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

При этом действует правило. Сроки хранения документов по личному составу различаются в зависимости от того, когда было закончено делопроизводство:

• если до 1 января 2003 года, то срок хранения составляет 75 лет;
• если после 1 января 2003 года, то срок хранения составляет 50 лет.

При этом трудовое законодательство не устанавливает, где нужно хранить заявления работников о переходе на электронные трудовые книжки. Порядок хранения и место хранения фирма может определить для себя самостоятельно.

Исчислять 50 лет надо, начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором сотрудник уволился, то есть его личное дело у работодателя закрылось.

Если заявление работника о выборе ЭТК не входит в личное дело

Если заявление работника о выборе ЭТК не входит в личное дело, то хранить его можно в течение 1-го года. В таком случае оно подпадает под действие пункта «Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой», срок хранения которых составляет 1 год (п. 451 Перечня)

А вот само уведомление, которым вы сообщали сотруднику о необходимости выбора формы трудовой книжки, храните в течение 3-х лет как «Уведомления, предупреждения, работников работодателем» (п. 436 Перечня).

Однако, поскольку электронные трудовые книжки используются относительно недавно, рекомендуем вам увеличить сроки хранения документов, которые с ними связаны. Например, до 5-ти лет. Так поступить вы вправе, поскольку установленные Перечнем сроки хранения документов запрещено сокращать, а вот увеличивать – можно.

Подпишись на рассылку