Чтобы утрата документов не стала еще большей проблемой

Причины утраты документов

Каковы причины, по которым фирма может лишиться документации? Как правило, это происходит из-за пожара, затопления или кражи. Отсюда и как минимум 3 инстанции, которые могут подтвердить факт события: МЧС, коммунальные службы, полиция. К ним и обращаются за информацией в первую очередь.

Например, в результате может выясниться, что пожар в арендуемом помещении действительно был, и документы сгорели, но это другая фирмы, которая имеет то же название, но другой ИНН (см. Постановление АС Уральского округа от 1 февраля 2016 г. № А07-4041/2015).

Или в процессе проверки факта затопления помещения может выясниться, что в теплоснабжающую организацию о прорыве водопровода фирма не заявляла, и более того, он в момент «аварии» находился на консервации, то есть без воды.

Не помогут и ссылки на то, что полицейские после проверки не вернули часть документов, если у них окажется расписка директора о возврате изъятых у фирмы документов в полном объеме (см. Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 2 сентября 2013 г. № А75-9453/2011).

Также проверяющие могут обратиться к контрагентам компании, которые должны подтвердить, что она обращалась к ним за копиями утраченных бумаг.

Как задокументировать утрату документов

Если на фирме произошло событие, которое привело к утрате документов, первое, что нужно сделать, - это издать приказ директора о создании комиссии, которая будет расследовать причины утраты вместе с компетентными органами (п. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

Если утрата документов связана с погодными условиями, то также понадобится справка от метеослужбы или постановление местных властей о введении режима ЧС и мерах ликвидации его последствий (с приложением договоров и актов выполненных работ).

По итогам расследования комиссия составит акт. В нем нужно отразить:

• в каких условиях работала комиссия;
• по какому адресу комиссия проводила осмотр и почему именно здесь (указать документы: приказ, в котором прописан адрес архива фирмы, регламент передачи документов и т. п.);
• порядок определения перечня утраченных документов (к примеру, сопоставление со списком переданных в архив документов, со сведениями на электронных носителях, выписками банка и др.);
• причины, по которым документы невозможно восстановить и др.

Затем комиссия составляет опись утраченных документов и акт об их утилизации.

Также в дальнейшем им нужно будет сообщить о завершении процесса восстановления документов и его результатах.

Как восстанавливать документы

К кому следует обратиться за помощью в восстановлении документов?

1. У налоговой инспекции запросите копии бухгалтерской и налоговой отчетности. Станет ясен объем операций, который придется подтверждать.
2. У банка запросите выписки по расчетному счету, чтобы определить круг контрагентов и составить перечень нужных документов.
3. У контрагентов попросите заверенные дубликаты первичных учетных документов бухгалтерского учета по сделкам с вашей фирмой. Они необходимы для восстановления бухгалтерского и налогового учета. Если кто-то из контрагентов ликвидирован, возьмите выписку из ЕГРЮЛ. Если связи утрачены или нужные документы отсутствуют, задокументируйте и это – составьте акт.

4. Помочь восстановить учет может аудиторская фирма. На основе восстановленной документации нужно заново сформировать регистры бухгалтерского учета и финансовую отчетность.

Уведомить инспекцию

О том, что работы по восстановлению утраченных документов прекращены, директор должен уведомить налоговую инспекцию путем направления акта комиссии с приложением отчетов ответственных лиц об итогах работы (постановление Восьмого ААС от 1 августа 2019 г. № А75-13053/2018).

Очень важно правильно оформить все документы. В этом случае проверяющие «закроют глаза» на технические ошибки, которые неизбежны в процессе восстановления документов (постановление АС Северо-Кавказского округа от 10 ноября 2019 г. № А53-39817/2018).

Подпишись на рассылку