Учет расходов на сотрудников с разъездным характером работы

НДФЛ при возмещении расходов на разъездной характер работ

Сумма возмещения работнику с разъездным характером работы затрат на служебные поездки признается компенсационной выплатой, связанной с исполнением трудовых обязанностей.

Она не облагается НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором и положением о разъездном характере работ на основании п. 1 ст. 217 Налогового кодекса.

Для этого необходимо, чтобы:

• в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте было установлено, что работа по занимаемой должности носит разъездной характер;
• расходы сотрудника были подтверждены документально;

При отсутствии подтверждающих расходы документов, теряется компенсационный характер данных выплат, и они подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке (письмо Минфина России от 25.07.2018 № 03-04-06/52242).

Что касается суточных – то для них нормирование, в отличие от суточных по командировкам, не предусмотрено.

Поэтому они не облагаются НДФЛ в полном размере, установленном коллективным договором и положением о разъездном характере работ (письмо Минфина России от 22.08.2019 № 03-15-06/64487).

Страховые взносы при возмещении расходов на разъездной характер работ

Расходы сотрудника, чья работа имеет разъездной характер, связаны с исполнением им своих трудовых обязанностей. Поэтому компенсация расходов такого работника не облагается страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 Налогового кодекса).

Условия освобождения от начисления страховых взносов на компенсации в связи с разъездным характером работ – аналогичны их освобождению от уплаты НДФЛ.

Суточные также не облагаются страховыми взносами в размере, установленном коллективным договором и положением о разъездном характере работе.

Налог на прибыль

Затраты на возмещение расходов сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, могут быть учтены:

• либо в составе расходов на оплату труда. Поскольку на основании пункта 3 статьи 255 Налогового кодекса к расходам на оплату труда относятся, в частности, начисления стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда (письмо Минфина России от 15.02.2017 № 03-04-06/8562);
• либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. При этом должны быть первичные учетные документы, подтверждающие расходы работника и их компенсацию работодателем (письмо Минфина России от 06.09.2017 № 03-04-06/57272).

Подпишись на рассылку