Представительские расходы: чем подтвердить

Из письма в редакцию

Подскажите, пожалуйста, нюансы представительских расходов. Что нужно организации на общей системе.

Мнение эксперта

Представительские расходы – это затраты фирмы, связанные с проведением (п. 2 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 15 марта 2017 г. № 03-03-06/1/14731):

• переговоров с представителями других компаний и клиентами – физическими лицами. Это могут быть как уже работающие с вашей организацией контрагенты, так и потенциальные;
• заседаний совета директоров (наблюдательного совета, правления) вашей компании.

Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ.

Согласно этой статье, к представительским расходам относят затраты:

• по проведению официального приема и обслуживанию «гостей»;
• по транспортному обеспечению, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;
• по буфетному обслуживанию во время переговоров;
• по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим, но как обойтись без разъяснений? Так, разрешено учитывать расходы на организацию официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) или заседания, проводимого как на территории вашей организации, так и за ее пределами, например в ресторане. При этом в расходы включается и стоимость алкогольных напитков (см. письмо Минфина России от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/176, письмо УФНС по г. Москве от 12 апреля 2007 г. № 20-12/034115).

Нельзя учесть для целей налогообложения расходы (письмо Минфина России от 1 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/796):

• на развлекательные и оздоровительные мероприятия (например, посещение боулинга, бильярда, экскурсий, театров, тренажерного зала, бассейна, сауны и т.п.);
• на оплату виз;
• на оплату проезда и проживания лиц, приглашенных для участия в представительском мероприятии из других населенных пунктов.

Также запрещено учитывать расходы на приобретение подарков, призов, дипломов для участников мероприятия (письмо Минфина России от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/176).

Как видите, разрешенных представительских расходов довольно много. В бухгалтерском учете их полностью включают в состав расходов по обычным видам деятельности. Но в налоговом учете сумму представительских расходов включают в состав прочих расходов только в пределах 4 процентов от затрат фирмы на оплату труда.

Для подтверждения расходов на проведение представительского мероприятия понадобятся документы (см. письма Минфина России от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26):

• приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем надо указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;
• смету расходов на проведение мероприятия, утвержденную руководителем организации.

Понадобится и отчет о мероприятии. Кроме обычных первичных документов, подтверждающих затраты (накладные, акты и т.п.), обязательно надо описать:

• время и место проведения мероприятия;
• программу мероприятия;
• состав участников (приглашенных и принимающей стороны);
• величину расходов на организацию мероприятия.

Все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами. Об этом говорит Минфин России в письме от 10 апреля 2014 года № 03-03-РЗ/16288.

Читайте также «Как учитываются представительские расходы»

В Бераторе на сайте berator.ru вы можете посмотреть, как оформлять приказ и отчет. Набирайте в поисковой строке: «Документы по учету представительских расходов».

Подпишись на рассылку