Можно ли использовать личную карту работника – подотчетного лица?

Да, можно. Перечисление средств на банковские счета физических лиц – сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов не запрещено (письмо Минфина России № 02-03-10/37209 и Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10 сентября 2013 г.).

Но, чтобы свести к минимуму риски налоговых споров, вам следует:

• в учетной политике организации предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами через их личные банковские карты (ст. 8 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»);
• получить от работника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием ее реквизитов (письмо Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288);
• указать в платежном поручении, что перечисленные средства являются подотчетными (письмо Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288);
• получить от работника оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты, в частности, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и других, в которых указывается фамилия держателя банковской карты (письмо Минфина России от 6 апреля 2015 г. № 03-03-06/2/19106).

Эти документы прилагаются к авансовому отчету.

В вашем случае работнику в качестве аванса перечисляются на банковскую карту рубли, а расходы он будет осуществлять в иностранной валюте. Их банк конвертирует по курсу, установленному в договоре, заключенном с банком. Значит, ваша организация не осуществляет операции в иностранной валюте. Как следствие, не подлежат применению нормы ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте (далее – ПБУ 3/2006). В целях налогообложения величина расхода определяется по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета; затраты не пересчитываются по курсу на дату перечисления аванса (абз. 1 п. 10 ст. 272 НК РФ). Соответственно, в бухгалтерском и налоговом учете отражается «рублевая» стоимость услуг, оплаченных личной картой, определяемая по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. На практике курс конвертации банка, как правило, выше курса ЦБ РФ. Поэтому с рублевой карты работника сумма списывается в большем размере.

При таких условиях вам, как работодателю, необходимо принять решение, как поступить с расходом в виде разницы между фактической стоимостью услуг, списанной с личной карты сотрудника, и вышеуказанной «рублевой» стоимостью (компенсировать эти затраты работнику или нет). Например, если расходы компенсируются, то затраты на конвертацию можно включить в состав прочих расходов. В любом случае принятое решение нужно закрепить в соответствующем локальном акте по вашей компании.

Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

Как подтвердить зачисление подотчетных средств на личную банковскую карту работника

Подпишись на рассылку