Операционная касса

Кассовый чек

Получая деньги за товары, кассир обязан пробить кассовый чек и выдать его покупателю. В чеке обязательно должны быть указаны:

•  название и ИНН фирмы;
• заводской номер ККМ;
  
•  порядковый номер чека;
• дата и время покупки;
• цена товара;
• признак фискального режима (это специальные символы, которые подтверждают, что ККМ зарегистрирована и ее память работает в фискальном режиме).

Ежедневные отчеты ККТ

При работе на кассовом аппарате кассир-операционист формирует различные отчеты. Их распечатывает сам аппарат.

Так, в течение дня с него можно снимать X-отчет (секционный отчет). Он нужен для проверки поступления выручки по каждому отделу (секции) или кассе в течение той или иной смены. X-отчет не влияет на показания денежных счетчиков, поэтому его разрешается пробивать много раз.

В конце рабочего дня кассир-операционист должен снять Z-отчет (контрольную ленту). Он содержит данные о поступившей за день выручке по конкретному кассовому аппарату. Показания Z-отчета кассир-операционист отражает в специальном журнале (форма № КМ-4 или КМ-5). Как правило, Z-отчеты подклеивают в специальную тетрадь и хранят в течение 5 лет.

Применяя контрольно-кассовую технику, кроме чека и отчетов ККТ, нужно оформлять и ряд других документов. А именно:

• акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (форма № КМ-1);
• акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (форма № КМ-2);
• акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3);
• журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);
• журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5);
• справку-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6);
• сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма № КМ-7);
• журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8);
• акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9).

Обратите внимание: Закон о бухгалтерском учете от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ, действующий с 1 января 2013 года, отменил обязательное применение унифицированных форм первичных учетных документов. Поэтому организации, которые не хотят использовать унифицированные формы, могут разрабатывать собственные бланки «первички». Но не все формы первичных документов компании могут разрабатывать самостоятельно. Одно из таких исключений - формы №КМ1 - КМ9, применяемые при работе с контрольно-кассовой техникой. Поскольку использование этих форм связано с контролем в сфере применения ККТ, организация не вправе самостоятельно разрабатывать такие бланки и может применять только унифицированные формы.

Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули (форма № КМ-1)

Ввод нового кассового аппарата в эксплуатацию оформляют актом о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули (форма № КМ-1). Для этого акта предусмотрен типовой бланк. Он утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Акт оформляет комиссия, назначенная приказом руководителя. Причем в комиссии обязательно участвует налоговый инспектор. Акт составляют в двух экземплярах:

• первый остается на фирме;
• второй передают в налоговую инспекцию по месту регистрации кассового аппарата.

Оформленный акт подписывают все члены комиссии и руководитель фирмы (предприниматель). Документ хранится в ее архиве в течение всего срока эксплуатации ККТ.

Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков (форма № КМ-2)

Сдачу контрольно-кассовой машины в ремонт и ее возврат на фирму оформляют актом о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков (форма № КМ-2). Для этого акта предусмотрен типовой бланк. Он утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Акт оформляет комиссия, назначенная приказом руководителя. Как правило, в нее входят руководитель организации (индивидуальный предприниматель), старший кассир, кассир-операционист. Документ составляют в присутствии налогового инспектора и специалиста центра технического обслуживания кассовой техники.

В акте отражают показатели суммирующих денежных счетчиков на момент поломки кассового аппарата. Его заполняют в одном экземпляре и сдают в бухгалтерию.

Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3)

Унифицированная форма № КМ-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Акт о возврате денег по неиспользованным кассовым чекам составляют тогда, когда приходится возвращать покупателям деньги из операционной кассы. Это происходит, если:

• покупатель вернул товар, приобретенный в день покупки;
• кассовый чек пробит ошибочно.

Акт оформляют в одном экземпляре. Делает это комиссия, временно созданная или постоянно действующая на предприятии. В ее состав обязательно должны входить:

• руководитель организации (индивидуальный предприниматель);
• заведующий отделом (секцией);
• старший кассир;
• кассир-операционист, неправильно пробивший чек или возвращающий покупателю деньги.

Составляя акт, обратите внимание на заполнение следующих строк и граф.

По строке «Контрольно-кассовая машина» указывают модель (класс, тип, марку) ККМ, выбившей чек, по которому возвращают деньги покупателю. В табличную часть этой строки вписывают:

• номер производителя. Обычно он указан на самой ККМ и в ее техническом паспорте;
• регистрационный номер ККМ. Он отражен в карточке постановки контрольно-кассовой машины на учет, которую выдают в налоговой инспекции.

Строка «Прикладная программа» служит для того, чтобы указать название прикладной бухгалтерской программы, с помощью которой на фирме организован оперативный учет товаров. Если такой программы нет, то в этой строке ставят прочерк.

В графу «Кассир» вписывают табельный номер кассира-операциониста, неправильно пробившего чек или возвращающего покупателю деньги за товар.

В табличной части акта отражают номера и суммы каждого чека.

После заполнения акт подписывают все члены комиссии, а затем его передают на утверждение руководителю фирмы.

ПРИМЕР
Покупательница приобретает плащ в секции «Одежда» универмага ЗАО «Весна». Стоимость товара - 4550 руб. Кассир секции ошибочно пробивает чек на сумму 5550 руб. Чтобы исправить ошибку, кассир должен:
1. Пробить новый чек на правильную сумму - 4550 руб. и отдать его покупательнице.
2. На сумму 5550 руб. составить акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам по форме № КМ-3.
3. Приложить ошибочно выбитый чек на сумму 5550 руб, наклеенный на лист бумаги, к акту по форме № КМ-3 и сдать эти документы в бухгалтерию универмага.

Как нужно заполнить акт по форме № КМ-3, смотрите в Бераторе «УСН на практике»

Возвращенные кассовые чеки и утвержденный руководителем акт по форме № КМ-3 наклеивают на лист бумаги и сдают в бухгалтерию торговой компании. Бухгалтер прикладывает этот лист к тому приходному кассовому ордеру, которым оформляет получение выручки за день.

Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4)

Для журнала кассира-операциониста предусмотрена специальная форма. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. По каждой ККМ ведут отдельный журнал. В нем каждая строка отражает поступление денег за один рабочий день или смену кассира-операциониста. Он и заполняет журнал. Все листы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписями руководителя, главного бухгалтера, налогового инспектора, зарегистрировавшего ККМ, а также печатью фирмы.

В конце рабочего дня журнал подписывают кассир, старший кассир и представитель администрации (например, заведующий отделом). Затем кассир-операционист составляет справку-отчет (форма № КМ-6) и вместе с ней сдает выручку старшему кассиру.

ПРИМЕР
ООО «Невада» торгует в розницу продуктами питания и имеет 1 кассовый аппарат. На нем работает кассир-операционист Степанова И.Б. Показания денежного счетчика «Невады» за 3 апреля равны: 
- на начало дня - 161 050 руб.; 
    

   - на конец дня - 190 532 руб.
Таким образом, сумма выручки за день составила:
190 532 - 161 050 = 29 482 руб.
В конце рабочего дня Степанова пробила итоговый чек (Z-отчет) и заполнила журнал кассира-операциониста.
Как заполняют журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4, смотрите в Бераторе «УСН на пратике» 

Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5)

Форма этого журнала утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. В журнале учитывают наличные деньги, полученные продавцом, официантом или приемщиком заказов.

По каждой ККМ ведут отдельный журнал. Все его листы прошнуровывают, пронумеровывают и заверяют подписями руководителя, главного бухгалтера, налогового инспектора, зарегистрировавшего ККТ, печатью фирмы.

В конце рабочего дня журнал подписывают кассир-контролер, продавец, принимавший наличные деньги, и представитель администрации.

Справка-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6)

Для этого документа предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Отчет ежедневно составляет кассир-операционист. Показания счетчиков на начало и конец дня (смены) заверяет представитель администрации (например, заведующий секцией).

Отчет составляют в конце рабочего дня (смены) и сдают старшему кассиру вместе с выручкой. Подписывают его кассир-операционист, старший кассир и руководитель фирмы (предприниматель).

Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма № КМ-7)

Этот документ оформляют, если фирма использует несколько контрольно-кассовых машин. Форма бланка для него утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. Его ежедневно в одном экземпляре заполняет старший кассир, а подписывают и старший кассир, и руководитель фирмы (предприниматель).

Данные о выручке каждого отдела или секции должны быть подтверждены подписями заведующих отделами (секциями).

Заполненный документ вместе со справками-отчетами кассиров-операционистов, кассовыми ордерами и актами о возврате денег покупателям передают в бухгалтерию.

Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8)

Его применяют, если:

•  устранить неисправность кассового аппарата силами кассира невозможно. В этом случае администрация вызывает специалиста центра технического обслуживания ККМ;
• специалист центра технического обслуживания проводит плановые технические осмотры, включающие проверку состояния механизмов электронных и программных частей машины, а также устранение мелких неисправностей.

Записи в журнале делает специалист центра технического обслуживания ККМ. А хранится этот журнал у руководителя торговой организации или его заместителя.

Унифицированная форма № КМ-8 утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9)

В этом акте отражают итоги внезапной ревизии наличных денег в операционной кассе.

Как правило, результаты проверки оформляют налоговый инспектор и кассир-операционист. Затем их доводят до сведения руководителя фирмы.

Акт составляют:

· в трех экземплярах - если проверка проходит с участием налогового инспектора. При этом один экземпляр акта передают в налоговую инспекцию;

· в двух экземплярах - если ревизию проводят по инициативе администрации предприятия. Один экземпляр акта передают в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица (кассира-операциониста).

Унифицированная форма № КМ-9 утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Возврат товара в день покупки

Если покупатель решит вернуть товар спустя один или несколько дней после покупки, деньги ему выдадут из главной кассы. Если же он возвращает приобретенный товар в день его покупки, то деньги выдают из операционной кассы. Это происходит так.

Во-первых, покупатель, который возвращает товар, должен принести кассовый чек. На чеке расписывается директор или его заместитель. После этого кассир-операционист обязан вернуть человеку деньги.

Полученный от покупателя чек приклеивают на отдельный лист бумаги.

Выданную сумму записывают в графе 15 журнала кассира-операциониста. На нее будет уменьшена выручка за тот день, когда вам вернули товар.

Если человек по одному кассовому чеку купил несколько наименований товаров, но возвращает только один из них (например, приобрел электрочайник и утюг, а возвращает только утюг), ему придется отдать вам чек на два товара.

В этом случае необходимо сделать копию кассового чека, заверить ее (подписать и поставить печать фирмы) и отдать покупателю.

Во-вторых, нужно будет составить акт о возврате товара. Указать в нем наименование возвращенного товара, его цену, номер чека, выданного покупателю, дату и причину возврата. Унифицированной формы такого акта не существует. Для этого можно использовать накладную по форме № ТОРГ-12 (утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132).

И, наконец, в-третьих, потребуется составить акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3).

Возвращенный кассовый чек (предварительно наклеенный на лист бумаги), акт по форме № КМ-3 и акт (накладную) о возврате товара нужно сдать в бухгалтерию.

Хранение кассовых документов

Все кассовые документы (включая ленты ККТ) необходимо хранить в течение пяти лет. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом оформления документа.

Порядок хранения первичных документов в организации определяет главный бухгалтер. По общему правилу обработанные документы подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке.

Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Для этого руководитель назначает инвентаризационную комиссию. Она составляет акт об уничтожении, оформляемый в произвольной форме.

Не применять ККМ могут только фирмы и предприниматели, которые:

• оказывают услуги населению и выдают бланки строгой отчетности, установленные Правительством РФ;
• занимаются определенными видами деятельности (они перечислены в п. 3 ст. 2 вышеуказанного Закона).

Неопытные предприниматели иногда путают прием наличных денег через контрольно-кассовый аппарат и оформление наличных операций через кассу фирмы. Они считают, что кассовый аппарат и есть касса предприятия, но это не так. Вести кассовые операции – это значит:

• оформлять поступление денег в кассу приходными кассовыми ордерами, а выдачу их из кассы – расходными кассовыми ордерами;
• вести кассовую книгу, в которую вносить все записи на основании приходных и расходных кассовых ордеров;
• устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе на конец рабочего дня после выведения остатков наличных денег в кассовой книге;
• не допускать превышения установленного лимита (за исключением случаев, когда это разрешено);
• сдавать сверхлимитные наличные деньги в банк.

Все наличные деньги компании (в пределах установленного банком лимита) хранятся в главной кассе, в то время как в денежном ящике кассового аппарата хранится выручка от реализации товаров за день. В конце каждого дня выручка сдается в главную кассу предприятия и оформляется соответствующими документами учета.

Как оформлять расчеты через главную кассу, читайте в Бераторе «УСН на практике»

Подпишись на рассылку