Как списать депонированную зарплату
Причин депонировать заработную плату может быть немало: отпуск, командировка, больничный сотрудника. Но это касается только случая, когда заработная плата выплачивается из кассы. В большинстве же случаев зарплату сейчас выплачивают через банк. В том случае, если заработная плата выдается на руки и сотрудник ее вовремя не получил, бухгалтеру необходимо депонировать невыплаченную сумму и сдать лишнюю наличность в банк. Данное правило установлено Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П, далее - Положение).
Нужно знать
Порядок, место и сроки выплаты заработной платы регулируются статьей 136 Трудового кодекса. Она должна выплачиваться не реже чем два раза в месяц, в дни, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным либо трудовым договором.
Предназначенная для выплаты заработной платы, стипендий и т. д. сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в ведомости. Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты) (п. 4.6 Положения).
Наличие в кассе денег сверх установленного лимита влечет ответственность в виде штрафа в размере от 4000 до 5000 рублей для должностных лиц и от 40 000 до 50 000 рублей - для юридических лиц.
На форуме сайта www.buhgalteria.ru вопрос депонирования и списания заработной платы стал горячей темой для обсуждения.
С первым вопросом к участникам форума обратилась «Наташка»:
«Наташка» «Подскажите, пожалуйста, какие нужно сделать проводки в случае депонирования не выплаченных сотрудникам сумм?»
На помощь пришел, как всегда, гуру форума «Олег»:
«Олег» «Все просто. В бухгалтерском учете нужно отразить данные операции следующими проводками:
ДЕБЕТ 20, 26, 44 КРЕДИТ 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
- начислена заработная плата;
ДЕБЕТ 50 "Касса" КРЕДИТ 51 "Расчетные счета"
- поступили в кассу денежные средства на выплату заработной платы;
ДЕБЕТ 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" КРЕДИТ 50 "Касса"
- заработная плата выдана сотрудникам;
ДЕБЕТ 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" КРЕДИТ 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 4 "Расчеты по депонированным суммам"
- депонирована не полученная в срок заработная плата;
ДЕБЕТ 51 "Расчетные счета" КРЕДИТ 50 "Касса"
- депонированная заработная плата сдана в банк».
«Наташка» «Спасибо. А что делать с заработной платой, по которой истек срок исковой давности? Как списывать в таком случае?»
«Мариночка» «Ничего сложного. Депонированная заработная плата, по которой истек срок исковой давности, признается в бухгалтерском учете в составе прочих расходов (п. 7 ПБУ 9/99 "Доходы организации", утв. приказом Минфина России от 6 мая 1992 г. № 32н). Со счета, на котором находились депонированные суммы (счет 76-4), на счет 91 "Прочие расходы". Проводка выглядит так:
ДЕБЕТ счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 4 "Расчеты по депонированным суммам", КРЕДИТ 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие доходы"
- списана депонированная заработная плата по истечении срока исковой давности».
«Олег» «Нет, не нужно ничего писать».
К обсуждению присоединилась «Наталья Петровна»:
«Наталья Петровна» «Для того чтобы получить депонированную заработную плату, сотрудник вправе обратиться как в письменной, так и в устной форме.
Организация должна выплатить ему денежные средства в кратчайшие сроки. Как правило, при наличии денежных средств деньги выдаются в день обращения».
«Наташка» «Какие документы оформляются для выплаты депонированной заработной платы?»
«Наталья Петровна» «Как и в обычных случаях при выплате заработной платы - расчетно-платежная ведомость либо платежная ведомость, если депонентов много».
С новым вопросом к участникам форума обратилась «Катя»:
«Катя» «Как уплачивается НДФЛ с депонированных сумм?»
«Олег» «В общем порядке».
«Наталья Петровна» «Независимо от того, получил сотрудник или нет заработную плату, с нее необходимо начислить и уплатить в бюджет НДФЛ, определяемый в соответствии с пунктом 6 статьи 226 Налогового кодекса».
«Катя» «А как вообще правильно депонировать заработную плату?»
«Наталья Петровна» «В последний рабочий день, предназначенный для выдачи наличных денег, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости проставляет оттиск штампа или делает надпись "депонировано" напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег. Далее необходимо подсчитать и записать в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк. В конце эта сумма сверяется с той, что указана в расчетно-платежной ведомости. Также нужно составить реестр депонированных сумм. Как правило, он оформляется в произвольной форме».
«Катя» «А что именно нужно прописать в реестре?»
«Наталья Петровна» «Реестр депонированных сумм содержит:
- фирменное наименование компании;
- фамилию, имя, отчество (для ИП);
- дату оформления реестра депонированных сумм;
- период возникновения депонированных сумм;
- номер расчетно-платежной ведомости;
- фамилию, имя, отчество работника, не получившего заработную плату;
- его табельный номер;
- сумму невыплаченных наличных денег;
- итоговую сумму невыплаченных наличных денег по реестру;
- подпись и расшифровку подписи кассира.
Вы также можете установить дополнительные реквизиты в реестре депонированных сумм».
Нумерация реестров депонированных сумм осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года. После того как кассир оформил реестр депонированных сумм, в расчетно-платежной ведомости после общей выданной сотрудникам суммы указывается депонированная сумма и ставится подпись кассира. Затем документ передается на подпись главному бухгалтеру.
На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости оформляется расходный кассовый ордер, номер и дата которого указывается в ведомости.
Непростой вопрос участникам форума задала «Настя»:
«Настя» «В нашей компании образовалась неистребуемая задолженность по заработной плате. Стала читать кодексы и так и не смогла понять, когда ее правильно списать. При этом у меня появились сомнения, какой период считать сроком исковой давности: три месяца или три года. Разъясните, пожалуйста, эту ситуацию».
«Олег» «Минфин России придерживается позиции, что это три месяца. По истечении трех месяцев вы должны списать указанные суммы во внереализационный доход и исчислить с них налог на прибыль».
«Настя» «В данном случае нельзя применять срок исковой давности, установленный Гражданским кодексом России?»
«Олег» «Почему же, можно. Только это может привести к разногласиям с контролирующими органами».
«Настя» «Вы не можете разъяснить почему?»
«Олег» «Существует две позиции, какой период считать сроком исковой давности, а именно:
- задолженность списывается по истечении трех месяцев. Данное правило установлено статьей 392 Трудового кодекса России;
- задолженность подлежит списанию по истечении трех лет. Такое положение закреплено в статье 196 Гражданского кодекса России.
Позиция чиновников Минфина заключается в том, что такой вид кредиторки подлежит списанию по истечении трех месяцев. Их точка зрения выражена в письмах Минфина России от 2 апреля 2009 г. № 03-03-06/1/211, от 7 октября 2009 г. № 03-03-06/1/651. В своих разъяснениях чиновники указывают, что исковой давностью признается срок в три года (ст. 196 ГК РФ). При этом для отдельных видов требований законом могут устанавливаться специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком (ст. 197 ГК РФ). Однако трудовым законодательством определено, что работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал о нарушении своих прав.
Предусмотренный Трудовым кодексом срок более короткий, чем в Гражданском кодексе. Таким образом, по истечении трех месяцев сумма кредиторки по заработной плате списывается в доходы (внереализационные) и с нее исчисляется налог на прибыль. Однако истечение трехмесячного срока не лишает работника права обра-титься за выплатой заработной платы. В таком случае компания должна выплаченную сумму отразить в составе внереализационных расходов».
«Наталья Петровна» «Федеральная налоговая служба России, как всегда, не согласна с решением Минфина и в письме от 6 октября 2009 г. № 3-2-06/109 высказала противоположную позицию. Налоговики отмечают: срок в три месяца не может рассматриваться в качестве срока исковой давности для списания в целях налогообложения прибыли кредиторской задолженности по депонированной заработной плате, поскольку статья 392 Трудового кодекса определяет срок, в течение которого работник вправе обратиться в суд, а не к работодателю, по причине нарушения работодателем его права. Депонирование заработной платы, не полученной работником в кассе в установленный срок, само по себе не является нарушением права работника на получение заработной платы, а обусловлено исполнением работодателем Положения.
Право работника на получение заработной платы будет нарушено, если, обратившись впоследствии к работодателю с требованием о выплате депонированной заработной платы, работник получит отказ. Именно с этого дня, а не со дня возникновения у работодателя кредиторской задолженности по депонированной заработной плате, начнется течение трехмесячного срока для обращения в суд.
На основании изложенного, для целей налогообложения прибыли сумма кредиторской задолженности по депонированной зарплате подлежит включению во внереализационные доходы».
«Олег» «Доход в виде кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывается в составе внереализационных доходов в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности (письмо Минфина России от 29 сентября 2009 г. № 16-15/100975)».
«Настя» «Получается, что по истечении трехлетнего срока эта сумма автоматически включается в доход компании?»
«Олег» «Ну, практически. Должна быть проведена инвентаризация и подписан приказ (распоряжение) руководителя о списании кредиторской задолженности».
«Настя» «Спасибо».
«Маслова Н.О.» «Наша компания совмещает общий режим обложения и ЕНВД. Заработная плата сотрудника, который был занят в спецрежимной деятельности, была депонирована. В течение трех лет сотрудник за ней не явился. Скажите, пожалуйста, можно ли списать такие суммы в доход?»
«Олег» «Компании, применяющие спецрежим в виде ЕНВД, не уплачивают налог на прибыль. Следовательно, облагаемого дохода в данном случае не возникает».
«Маслова Н.О.» «Спасибо за ответ».
Д.В. Сенаторова, ведущий специалист по кадрам
Нормативы расхода топлива и ГСМ: что нужно менять в 2026 году
Как пересчитывать страховые взносы при утрате права на пониженный тариф
Когда результаты СОУТ действуют бессрочно, а когда требуют переоценки в 2026 году?
Какие документы компании нужно «править» к 1 сентября 2026 года с учетом новых норм ТК РФ
Все изменения в путевых листах с 2026 года: цифровизация, риски и обязательные условия