Как правильно сдать документы для камеральной проверки

Когда сдавать

При камеральной проверке Налоговым кодексом РФ предусмотрено несколько оснований для требования документов:

• в случае применения компанией налоговых льгот (п. 6 ст. 88 НК РФ);
• при желании организации вернуть НДС (п. 8 ст. 88 НК РФ);
• при проведении камеральной проверки по налогам, связанным с использованием природных ресурсов (п. 9 ст. 88 НК РФ);
• если налоговая инспекция решает назначить дополнительные мероприятия по налоговому контролю (п. 6 ст. 101 НК РФ).

Пункт 5 статьи 93 НК РФ распространяется на все основания по истребованию документов, начиная с 1 января 2010 года. Если часть документов была представлена до этой даты, а другие бумаги – после, то в соответствии с пунктом 5 статьи 93 НК РФ налоговые органы не имеют права настаивать на повторной подаче документов с 1 января 2010 года.

В налоговых инспекциях заведены журналы учета принятых документов, и теперь у налогоплательщиков появился достойный аргумент в возможных спорах.

Оформляем правильно

При проведении камеральных проверок компании, как правило, получают требование из инспекции о представлении комплекта документов. В течение десяти рабочих дней налогоплательщик обязан направить их в ИФНС. Бывают такие ситуации, когда организация не имеет возможности уложиться в установленный законом срок. Если вы поняли, что не получится своевременно сдать все затребованные бумаги, необходимо на следующий день после получения требования письменно уведомить инспектора налогового органа о реальных сроках, когда эти документы компания сможет таки предоставить (и в обязательном порядке указать причины, по которым требование ИФНС не может быть выполнено).

Однако инспекторы могут и проигнорировать ваше уведомление с просьбой об отсрочке, продолжая настаивать на представлении нужных им документов в десятидневный срок. В любом случае не позднее двух дней после ознакомления с таким уведомлением руководитель налоговой инспекции (или его заместитель) обязан ответить на письмо компании, можно ли перенести сроки сдачи документов, или их оставляют без изменений.

Налоговый кодекс не содержит запрета на изъятие в ходе камеральной проверки первичных документов. Нормой статьи 88 НК РФ предусмотрено, что налоговые органы имеют право требовать у налогоплательщиков в ходе камеральной проверки документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты налогов. Закон не ограничивает налоговиков в праве требовать документы для проведения камеральной проверки никакими условиями, в том числе это относится и к объему запрашиваемой документации.

При представлении комплекта документов налогоплательщик должен подготовить сопроводительное письмо с указанием номера и даты требования налогового органа и приложить опись передаваемых документов. В сопроводительном письме бухгалтер разъясняет, какая часть документов приложена; в случае если документы передаются частично, надлежит указать, по какой причине это происходит.

Составлять опись переданных бумаг важно как можно более подробно, указывая, в том числе, наименование документа и период, к которому он относится. Желательно, чтобы в описи по каждой бумаге было указано, сколько в документе страниц, а также общее количество бумаг, передаваемых в инспекцию.

Документы из описи подаются налогоплательщиком в ИФНС в виде заверенных копий (ст. 93 НК РФ). Заверить их может как руководитель или его заместитель, так и другие уполномоченные на это лица. Не забудьте проставить на них печать компании. Однако имейте в виду, что в случае необходимости налоговая инспекция имеет право ознакомиться с подлинниками, взятых на проверку. Обратите внимание, что по закрепленному в пункте 2 статьи 93 НК РФ правилу налоговики не вправе требовать от налогоплательщика представления нотариально заверенных копий документов.

Важно помнить, что в случае отказа или несвоевременного представления запрашиваемых бумаг на организацию могут наложить санкции, предусмотренные в статье 126 НК РФ, причем налоговики имеют право произвести выемку необходимых документов в порядке, определенном статьей 94 НК РФ.

В случае повторного запроса

Согласно правилам инспекторы лишены возможности повторно требовать документы (независимо от целей), если они уже были представлены налогоплательщиком. И если несмотря ни на что компания получает требование с просьбой подготовить и сдать ранее направленные в ИФНС документы, фирме следует подстраховаться, написав официальное письмо в налоговую инспекцию с указанием факта нарушения налоговым органом полномочий, и подробно, аргументированно изложить позицию налогоплательщика. Повторный запрос документов, как уже отмечалось, лишь в случае наступления обстоятельств непреодолимой силы, например, пожара, наводнения, другого стихийного бедствия или катастрофы.

В настоящее время в налоговых органах ведется организационная работа по учету и хранению представленных компаниями бумаг. Оборудуются места для сканирования и учета такой документации в специальной базе. Поэтому теперь, прежде чем отправить компании запрос на представление документов, инспектор должен сначала убедиться, что они отсутствуют в базе данных, причем доступ к ней есть во всех инспекциях. Другими словами, если вами были отправлены документы в одну налоговую, а после этого вы сменили адрес регистрации, то в налоговой, где вы зарегистрируетесь по новому месту, будет доступ к документам, сданным ранее.

Как быть с контрагентами

Правила распространяются как на бумаги, которые собрали в ходе налоговой проверки сами компании, так и на документы по их контрагентам. Налогоплательщик может получить требование о представлении документов своего контрагента (партнера). Его следует исполнить в течение пяти рабочих дней после получения уведомления из налоговой, или в те же сроки сообщить о том, что компания не располагает этими документами.

С этой целью инспектор направляет письменное поручение о требовании документов, касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика, в налоговый орган по месту учета его контрагента, по форме, утвержденной приказом ФНС от 31 мая 2007 г. № ММ-3-06/338@. В поручении обязательно указывается, при проведении какого мероприятия налоговая инспекция сочла необходимым запросить документы. Если запрашиваемая информация относится к конкретной сделке, то указываются также сведения, позволяющие компании понять, о каком контракте идет речь.

Документы контрагента (партнера) представляются в том же виде, в каком налогоплательщик должен представлять и свои бумаги, а именно:

• в виде копий, заверенных проверяемым лицом (в данном случае им выступает уже контрагент);
• на копии ставит подпись руководитель или заместитель руководителя организации и скрепляет документ печатью;
• налоговый орган не вправе требовать представления копий, заверенных нотариусом;
• при необходимости ИФНС вправе ознакомиться с подлинниками документов контрагента.

Документы передаются в налоговую инспекцию, учитываются, хранятся в соответствии с пунктом 5 статьи 93 НК РФ.

Алина Строкина, эксперт журнала "Расчет"

Подпишись на рассылку