Как оформить командировку: доплата и табель рабочего времени

Сразу скажем: в российском законодательстве этот вопрос конкретно не рассмотрен, только в пункте 4 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденном постановлением правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, говорится: «Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем».

Рассмотрим примеры оформления документов в организации «Аленушка» для расчета заработной платы сотрудникам, которые должны и могут, согласно ТК РФ, выехать в командировку по приказу директора, а также рассчитаем заработную плату за время командировки.

Дан приказ – ему на запад…

В приказе о направлении в командировку обязательно нужно проставить точные даты начала и окончания командировки, и они не должны отличаться от данных в командировочном удостоверении и табеле. Не забывайте о табеле – это главный документ для начисления зарплаты.

 В организации «Аленушка» правильное оформление командировок и табелей обеспечивает опытный кадровик, но возникшая ситуация и его поставила в тупик. Четырнадцатого октября директор издал приказ о том, что:
 – 15 сентября днем И.И. Иванов должен на рабочем месте подготовить договор с новым контрагентом «Иванушка»;
 – 15 сентября вечером И.И. Иванов должен выехать в командировку для заключения этого договора;
 – 17 сентября утром И.И. Иванов должен прибыть из командировки;
 – 17 сентября утром И.И. Иванов должен явиться на работу и представить подписанный договор.

По всему видно, что сотрудник Иванов трудоголик, приказ он подписал и согласие на работу в дни командировки дал. Что же поставить в табеле Иванову, ведь он отработал полный рабочий день, а по приказу, отметке в командировочном удостоверении и проездному билету числится в командировке?

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, при заполнении табеля методом сплошной регистрации в графе 4 формы № Т-13 «Табель учета рабочего времени» или в графах 4, 6 страницы 2 формы № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» отработанное время отражается как «продолжительность работы в дневное время» – буквенным кодом «Я» или цифровым – «01» (с указанием в графе под кодом продолжительность работы в дневное время), а день нахождения в командировке – «служебная командировка» с кодом «К» (или цифровым кодом «06»).

Если кадровик поставит Иванову в табеле «Я», это будет нарушением положений статьи 167 ТК РФ «Гарантии при направлении работников в служебные командировки», которая гласит: «При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой».

Пока нет единых рекомендаций по отражению этого «двойного» дня, каждая организация должна в локальном акте закрепить заполнение табеля тем обозначением, которое считает для себя приемлемым. Таким обозначением может быть код «К» или «Я/К».

Поскольку в организации существует прецедент явки на работу в день выезда в командировку и в день приезда и законодательством это не запрещено (абз. 5 п. 4 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки»), то это правило можно установить в положении о командировках в организации.

Если бы в приказе не было написано о выходе на работу в первый и последний дни командировки, работник имел бы право не выходить на работу, так как за эти дни согласно ТК РФ ему сохраняется место работы (должность).

И волки сыты, и овцы целы…

Теперь разберемся со следующим вопросом, возникающим в этой ситуации. Что же заплатить И.И. Иванову за 15 и 17 сентября: зарплату или суточные, а возможно, и то и другое?

В статье 166 Трудового кодекса и в «Положении об особенностях направления работников в служебные командировки» понятие служебной командировки определено так: «Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы». При этом исходя из содержания статьи 167 ТК РФ за период командировки работнику не начисляется заработная плата в виде оклада, а сохраняется средний заработок.

Значит, Иванову за 15 и 17 сентября обязательно будут начислены средний заработок и суточные. А как быть, если за эти дни оплата по среднему заработку окажется меньше, чем оплата рабочего времени?

На практике очень часто выполнение служебного поручения тождественно трудовым функциям сотрудника на его рабочем месте, поэтому работники обычно не готовы к тому, что сумма среднего заработка оказывается меньше, чем сумма, которую он мог бы получить, не выезжая в командировку. Работник теряет в оплате, что не лучшим образом отражается на моральном климате в коллективе, да и в статье 2 ТК РФ утверждается, что «основными принципами правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений признаются: <…> обеспечение права каждого работника на своевременную и в полном размере выплату справедливой заработной платы…».

Работодателю надо с честью выйти из непростого положения и доплату работнику Иванову оформить так, чтобы организация не пострадала при налоговых проверках. Есть несколько вариантов решения этой задачи: начислить доплату к среднему заработку, или (по приказу) увеличить сумму суточных на время командировки, или же выплатить премию. Важно, чтобы принятый порядок был предусмотрен системой оплаты труда, действующей у работодателя.

Допустим, что работодатель решил начислить Иванову доплату.

Общее солидарное мнение о возможности доплаты к среднему заработку до заработной платы как за фактически отработанное время высказывается:

• в положениях ТК РФ, в частности статьи 57: «По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений»;


• представителями Минфина в письме ведомства от 26 сентября 2008 г. № 03-03-06/1/548, в письме от 18 октября 2008 г. № 03-03-06/1/638, в письме от 12 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/62. Так, в письме от 2 апреля 2009 г. № 03-03-06/1/208 сказано: «…если доплаты до оклада сотрудникам, находившимся в командировке производственного характера, предусмотрены в локальном нормативном акте, то расходы по начислению подобных выплат могут учитываться в составе расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли организаций. Исходя из вышеизложенного напрашивается вывод: отнесение работодателем сумм вышеуказанных доплат к расходам при исчислении налогооблагаемой прибыли зависит от того, предусмотрены или нет такие доплаты локальными нормативными актами, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами согласно статье 255 НК РФ»;


• Минздравсоцразвития в лице начальника отдела трудовых отношений и оплаты труда Ковязиной: «Локальным нормативным актом об оплате труда работников могут предусматриваться доплаты к среднему заработку до заработной платы как за фактически отработанное время, ведь время командировки включается в рабочее время и работник не может отказаться от нее, иначе речь будет идти о нарушении трудовой дисциплины»;


• УФНС по г. Москве в письме от 29 января 2008 г. № 21-18/77: «доплата до оклада каждому сотруднику, находившемуся в командировке, носит производственный характер и имеет признаки оплаты труда, установленные в статье 255 НК РФ. В связи с этим данная выплата относится к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, и включается в налоговую базу по ЕСН».

Официально закрепить доплату возможно в коллективном договоре, Положении об оплате труда, Положении о командировках, трудовых договорах.

Приведем пример дополнительного соглашения к трудовому договору:

«Стороны пришли к соглашению о внесении с 11 января 2010 г. в пункты 3.3.9, в пункты 3.3. раздела 3 трудового договора № 10 от 2 мая 2007 г. следующей формулировки: «с целью недопущения ухудшения материального положения Работника при его нахождении в командировке производить доплату Работнику за время нахождения в командировке до размера заработной платы, составляющей заработную плату работника при отсутствии командировок в расчетном месяце».

Антонина Фролова, эксперт журнала "Расчет"

Подпишись на рассылку