Как провести дистанционную инвентаризацию в 2026 году и не попасть на штраф

Главное правило 2026 года: видео- и фотофиксация должны быть непрерывными, «архивные» материалы недопустимы, а регламент — закреплен в учетной политике.

Когда можно проводить дистанционную инвентаризацию

С 1 апреля 2025 года ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» — единственный обязательный стандарт для коммерческих организаций. Старые Методические указания Минфина № 49 утратили силу с той же даты, ссылаться на них больше нельзя. И это принципиальный момент: именно ФСБУ 28/2023 допускает альтернативные способы выявления фактического наличия активов, включая видео- и фотофиксацию, если традиционные способы (подсчет, взвешивание, обмер, осмотр) невозможны или излишне затратны.

Важный нюанс: дистанционная инвентаризация — это не полностью «безлюдный» процесс. Хотя бы один член комиссии и материально ответственное лицо должны физически присутствовать по месту нахождения активов. Остальные участники подключаются удаленно через видеосвязь.

В каких случаях дистанционный формат оправдан

ФСБУ 28/2023 не разрешает применять альтернативные способы «по умолчанию», нужна конкретная причина: традиционный способ невозможен или излишне затратен именно для данной группы активов. На практике дистанционный формат оправдан в следующих ситуациях:

• Распределенные склады в разных регионах, командировка комиссии на каждый объект экономически нецелесообразна.
• Есть удаленные филиалы и обособленные подразделения, на которых присутствие всех членов комиссии затруднено.
• Сезонные объекты и объекты расположены в труднодоступных местах (шахты, скважины, объекты на Крайнем Севере).
• Объекты с ограниченным физическим доступом, например, оборудование под напряжением, на крыше, инженерные коммуникации в перекрытиях и под землей.
• Активы у дистанционных сотрудников, например, выданное работникам оборудование.
• Экономическая нецелесообразность, когда стоимость выезда превышает стоимость самого актива.

Дистанционный формат можно сочетать с очным: по одним видам имущества — очно, по другим — дистанционно, в разных местах хранения — по-разному. Формат для конкретной проверки определяет руководитель в приказе.

Поэтапный алгоритм проведения дистанционной инвентаризации

Этап 1. Подготовительный

Шаг 1. Закрепить регламент в учетной политике.

Без этого процедура считается не проведенной надлежащим образом.

В учетной политике прописать:

•  условия и основания для выбора дистанционного формата;
• перечень технических средств (видеоконференция, фото/видео, ТСД, дроны);
• требование видеозаписи периметра до и после пересчета;
• требование непрерывной фиксации процесса без монтажа и пауз;
• требование аудиопроговаривания номенклатуры и количества;
• вид электронной подписи для подписания описей (для максимальной юридической силы — усиленная квалифицированная ЭП);
• сокращенный состав описи, если компания относится к МСП и использует упрощенное оформление;
• срок хранения видеозаписей — не менее 5 лет после отчетного года, по аналогии с первичными учетными документами (ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ; порядок хранения регулирует ФСБУ 27/2021).

Шаг 2. Издать приказ о проведении инвентаризации.

В приказе указать:

• формат — дистанционный, с обоснованием причины;
• состав комиссии (кто присутствует физически, кто подключается удаленно);
• конкретную программу видеосвязи (Zoom, Skype и т. д.);
• даты и сроки проверки, «стоп-период»;
• перечень инвентаризуемых активов.

Шаг 3. Проверить техническую готовность на каждой площадке.

Это работоспособность ТСД, сканеров, Wi-Fi, зарядка устройств, тестовая видеоконференция.

Шаг 4. Получить расписки о том, что все первичные документы сданы, активы оприходованы, выбывшие списаны (п. 27 ФСБУ 28/2023).

Этап 2. Основной (проведение проверки)

Начать видеозапись периметра и зафиксировать состояние объекта до начала пересчета.

Запустить видеоконференцию. Член комиссии, находящийся на объекте, и МОЛ начинают пересчет. Остальные члены комиссии наблюдают в режиме реального времени.

Провести фактический пересчет с непрерывной видео- и аудиофиксацией:

• аудиопроговаривание каждой позиции номенклатуры и количества;
•  сканирование штрихкодов / RFID-меток через ТСД;
• фотофиксация отдельных объектов (с меткой времени и геолокацией);
• для труднодоступных объектов — фиксация результатов их функционирования.

Записать результаты в инвентаризационную опись. Вносить данные в реальном времени, без разрыва между пересчетом и фиксацией.

Завершить видеозапись периметра — зафиксировать состояние после пересчета.

Этап 3. Заключительный

Подписать инвентаризационную опись. Все члены комиссии и материально ответственные лица подписывают документ электронной подписью, вид которой пределен учетной политикой. Для максимальной юридической силы используется УКЭП.

Составить сличительную ведомость при обнаружении расхождений между фактическим наличием и данными учета.

Квалифицировать расхождения. Руководитель утверждает решение по выявленным излишкам/недостачам (п. 9 ФСБУ 28/2023).

Отразить результаты в учете в том же отчетном периоде, к которому относится дата инвентаризации (п. 10 ФСБУ 28/2023).

Сохранить все материалы. Видеозаписи, фотографии, описи, сличительные ведомости хранить не менее 5 лет после отчетного года, по аналогии с первичными учетными документами (ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ; порядок хранения регулирует ФСБУ 27/2021).

Технические средства для дистанционной инвентаризации

Для бюджетных учреждений дополнительно: сертификаты ЭП должны быть у всех членов комиссии заранее, иначе подписание затянется.

Типичные ошибки и их причины

1. Отсутствие регламента в учетной политике. Если компания включает фото/видео «по умолчанию», не формализуя решение, процедура считается не проведенной надлежащим образом, результаты могут быть оспорены.
2. Использование архивных или заранее подготовленных материалов. Если фото или видео сняты не в момент инвентаризации, а заранее, они не подтверждают наличие объекта именно на дату инвентаризации (п. 3 ФСБУ 28/2023).
3. Подписание актов «вслепую». Иногда данные копируются из учетной базы без фактического пересчета. В таком случае акт считается недействительным. Пункт 23 ФСБУ 28/2023 прямо запрещает определять наличие активов по данным регистров бухучета. При выборочной проверке налоговых органов это легко выявляется.
4. Неправильный зачет пересортицы «на глаз» без точной идентификации позиций по фото. В таком случае зачет недостачи излишком того же наименования невозможен. Когда снимки сделаны «для галочки», без четкой маркировки, система не видит разницу между похожими артикулами. Компания получает недостачу и излишек как два отдельных, не связанных факта. Зачет пересортицы допустим только при совпадении периода, одного материально ответственного лица, одинакового наименования и равного количества.
5. Отсутствие кворума комиссии, отсутствует 1/5 и более членов комиссии. Это происходит когда при дистанционном формате не все успели подключиться, возникли технические сбои. Такие результаты автоматически аннулируются.
6. Использование устаревших форм документов. Привычка работать по старым методическим указаниям № 49, не утвержденные формы в учетной политике, приводят к нарушению ФСБУ 28/2023 (п. 31 ФСБУ 28/2023, ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Тогда результаты инвентаризации автоматически аннулируются.
7. Правка электронного акта «поверх». Если при обнаружении ошибки после первичной фиксации акт просто редактируется нарушается ФСБУ 27/2021. Нужно оформить новый документ со ссылкой на исходный, сохранив оба.
8. Перенос результатов на следующий отчетный период. Суть ошибки: излишки и недостачи отражены в учете не в том периоде, к которому относится дата инвентаризации. Это происходит, если инвентаризация завершена в декабре, а результаты оформлены в январе. В этом случае нарушены п. 10 ФСБУ 28/2023 и ч. 4 ст. 11 Закона № 402-ФЗ.
9. Нанесение RFID-меток на металлические поверхности обычными наклейками. Металл экранирует радиосигнал, метка не считывается, данные не собираются, инвентаризация срывается. Нужны метки специального исполнения на металл (на 15–20 % дороже).
10. Несовместимость ТСД с учетной системой. Дешевые ридеры не имеют готового драйвера для конфигурации бухгалтерскими программами Самостоятельная разработка модуля обмена увеличивает бюджет в 2–3 раза.
11. Попытка «упроститься» до отказа от стандарта. Часто компании из числа МСП считают, что вправе не применять ФСБУ 28/2023, и ограничиваются внутренними распоряжениями. В результате они нарушают ФСБУ 28/2023. Упрощение допустимо только в части оформления документов (сокращенный состав описи с сохранением обязательных реквизитов) и должно быть закреплено в учетной политике.

Детальное описание каждой строки и каждой отчетной формы найдете в книге Годовой отчет под редакцией В.И. Мещерякова. Это единственное издание, где прослеживается связь между учетом конкретной операции и ее местом в строке баланса и,или налоговой декларации. Пособие по отчетности за 2026 год выйдет в свет в ноябре этого года. Но заказать книгу нужно заранее, тираж печатается только под заказы.

Покупайте книгу прямо сейчас. Цена с прошлого года не изменилась.

Распечатать счет

Автор. Е.Грицак

Подпишись на рассылку