Как оформлять электронные перевозочные документы, если нет Интернета: регламент от Минтранса

Большая часть документа описывает взаимодействие между ГИС ЭПД и ИС ЭПД. Напомним, отличие между ГИС ЭПД и ИС ЭПД заключается в том, что первая — это государственная централизованная платформа для хранения данных, а вторая — это коммерческий сервис-посредник для обмена документам. Напрямую бизнес в ГИС ЭПД документы не создает и не отправляет. Поэтому эта часть регламента неинтересна ни руководителям коммерческих фирм, ни бухгалтерам. Рассматривать детально эту часть регламента не будем, остановимся на общем описании взаимодействия между ИС.

Подробно приведем алгоритм действий участников перевозки при отсутствии интернета.

Что предусматривает регламент для ИС

Регламент прописывает порядок действий в трех нештатных ситуация: недоступность ГИС ЭДП, недоступность ИС ЭПД, изъятие при оформлении ЭПД.

При возникновении нештатных ситуаций (сбои, недоступность сервисов) или недоступности системы при проведении регламентных работ оператор ИС ЭПД обязан незамедлительно принять меры для восстановления работы. Параллельно с этим, в течение 2 часов он должен оповестить о сбое участников обмена информацией по всем доступным каналам связи.

Оповещение МВД России и Ространснадзора своих сотрудников происходит по внутренним каналам.

При этом операторы ИС ЭПД продолжают обмениваться ЭПД со своими клиентами, даже если ГИС недоступна. После восстановления связи передают накопленные документы в государственную систему.

Если в момент возникновения нештатной ситуации водителя на дороге остановят сотрудники МВД России и Ространснадзора для проверки, он может предъявить ЭПД с помощью имеющего у него программного обеспечения (оно от ИС ЭПД) либо предъявить копию ЭПД на бумажном носителе со штампом электронной подписи.

Два основных правила работы, если произошел сбой в работе ИС или ГИС:

• Если сбой произошел в ИС ЭПД (коммерческая система, в которую подаются документы) и она недоступна более 1 часа, оператор по запросу своих абонентов выдает справку в произвольной форме.
• Если недоступна ГИС ЭПД (государственная система, документы в нее поступают из ИС, сами участники перевозки в нее документы не отправляют) операторы ИС продолжают обмен данными между участниками, а после восстановления связи передают накопленные документы в государственную систему. То есть, сбой ГИС на участниках перевозки отразится не должен.

Порядок действий участников обмена ЭПД при отсутствии интернета

Что делает оператор ИС ЭПД

Сбой в работе ГИС (государственной системы) не блокирует работу ИС ЭПД. Оператор продолжает обмениваться ЭПД со своими клиентами, конечно, если у него нет технических проблем и с интернетом «все в порядке». После восстановления все накопленные документы должны быть переданы в государственную систему.

Если у самого оператора ИС ЭПД или его клиента произошла нештатная ситуация, порядок действий такой:

1. Зафиксировать факт отсутствия связи при поступлении от клиента информации о невозможности оформить ЭПД из-за отсутствия интернета.
2. Убедиться, что ситуация подпадает под исключение, предусмотренное приказом Минтранса России - отсутствие доступа к интернету. Проверить, где находится населенный пункт и включен ли он в перечень населенных пунктов без доступа к интернету и сотовой связи (см. распоряжение Правительства РФ от 10 июля 2025 г. № 1855-р либо постановление Правительства от 31 декабря 2.2021 № 2606).
3. Получить от оператора связи подтверждение отсутствия связи в момент совершения операции.
4. Проконсультировать клиента: разъяснить, что в данной ситуации допускается оформление перевозочного документа на бумажном носителе, но после восстановления связи для оформления других документов необходимо вернуться к электронному формату.
5. После восстановления соединения у клиента обеспечить передачу накопленных за период отсутствия интернета ЭПД в ГИС ЭПД.

Если интернет есть, но коммерческая система ЭПД недоступна (из-за сбоев и т.п.) более 1 ч, ее оператор по запросу контрагентов выдает справку об этом в свободной форме.

Порядок действий участника перевозки

Регламент предусматривает порядок действий, если в месте погрузки, в пути или на складе нет интернета.

1. Оценить ситуацию. Зафиксировать факт отсутствия интернета в месте погрузки, в пути или на складе. Для этого нужно составить акт с указанием даты, времени и месте (адрес склада, километр трассы, название точки погрузки), кто присутствовал (ФИО, должности), в чем именно проявилось отсутствие связи (не открывается сайт, не отправляется ЭПД, нет мобильного сигнала) и какие действия предпринимались, чтобы восстановить связь.
2. Грамотно завизировать составленный акт. Его должны подписать несколько человек, например, водитель, представитель склада и грузоотправитель. Если кто-то из сторон отсутствует, в акте можно сделать отметку об этом и указать, что контрагент был уведомлен (например, сообщением в чат или письмом на email — сохраните подтверждение отправки).
3. Оформить бумажный документ. Заполнить бумажный перевозочный документ со всеми обязательными реквизитами (сведения об участниках, грузе, маршруте).
4. Подписать документ должны все участники процесса перевозки. Это должны быть собственноручные подписи. Печать при наличии.
5. Вернуться к ЭДО, как только техническая возможность восстановится.

Порядок действий водителя

При нештатных ситуациях и полном отсутствии связи разрешено оформить документы на бумажном носителе после того, как составлен акт (см текс т выше «Порядок действий участника перевозки»).

Водитель должен действовать так:

1. Если нет интернета получить от грузоотправителя, перевозчика или экспедитора бумажный перевозочный документ.
2. При проверке на дороге предъявлять бумажный документ сотрудникам МВД России или Ространснадзор.
3. Если бумажный документ оформлен из-за отсутствия связи, нужно быть готовым пояснить представителям контроль-надзорных органов эти обстоятельства при проведении проверки.

Если приложение оператора ЭДО поддерживает офлайн-режим, подписать документы можно в приложении электронной подписью. Файл отправится в систему сразу, как появится сеть.

Подпишись на рассылку