Пошаговый алгоритм заполнения личной карточки учета выдачи СИЗ в 2026 году

Кто заполняет карточку

Карточку ведет назначенный работодателем сотрудник — материально ответственное лицо, специалист по охране труда или другой работник. Обязанность закрепляется приказом и прописывается в должностной инструкции.

Ведение картотеки не входит в прямые обязанности специалиста по охране труда. Это следует из профессионального стандарта, утвержденного приказом Минздравсоцразвития от 17.05.2012 № 559н. Специалист по охране труда может вести карточки, если это дополнительно закреплено за ним приказом и должностной инструкцией.

Нормативная база 2026 года

Что изменилось в 2026 году

1. Применяется риск-ориентированный подход

Нормы выдачи зависят не только от профессии, но и от реальных опасностей на рабочем месте по результатам СОУТ и оценки профессиональных рисков. Работодатель сначала берет базовый комплект из ЕТН по профессии, затем по карте оценки профрисков добавляет СИЗ от конкретных опасностей. Только Единые типовые нормы (ЕТН). Приказ № 767н заменил все отраслевые нормы. Ссылки на старые приказы в карточке недопустимы.

2. Появилась обязательная маркировка «Честный знак»

С 1 марта 2026 года производители обязаны наносить коды Data Matrix на спецодежду, каски, перчатки, огнестойкую одежду и другие СИЗ из расширенного перечня. Календарь перехода:

3. Введены новые ГОСТы

С 1 августа 2026 года вступили в силу обновленные стандарты: ГОСТ 35266-2025 (защита слуха), ГОСТ ISO 18889-2025 (перчатки от пестицидов), ГОСТ ISO 13982-2-2025 (одежда от твердых аэрозолей), ГОСТ ISO 6942-2025 (одежда от теплового излучения), ГОСТ ISO 11393-5-2025 (защитные гетры для работы с цепными пилами), ГОСТ Р 72153-2025 (принципы безопасности машин). При закупке новых партий проверяйте, чтобы сертификат или декларация соответствия учитывали актуальные стандарты.

4. Продлевать сроки носки запрещено

Сроки эксплуатации указаны как максимальные — даже если СИЗ внешне исправно. Сокращать сроки можно, продлевать нельзя.

5. Применяется обновленный ОК 016-2025

С 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий, заменивший ОК 016-94. Каждая должность получила новый код. Наименование профессии в карточке должно соответствовать новому классификатору.

6. Дежурные СИЗ — отдельная карточка

Для СИЗ, закрепленных за рабочим местом, а не за работником, ведется Карточка учета выдачи дежурных СИЗ (Приложение № 3 к Правилам № 766н).

Форма карточки

Рекомендуемый образец утвержден в Приложении № 2 к Правилам, утвержденным приказом Минтруда № 766н. Форма не обязательная, работодатель вправе разработать свою, но обязан включить все обязательные реквизиты. Исключать предусмотренные формой данные нельзя (письмо Минтруда от 20.03.2020 № 15-2/005-931).

Карточка двусторонняя, можно вести в бумажном или электронном виде.

Электронная карточка не требует распечатки, но должна быть подписана электронной подписью работника или содержать реквизиты бухгалтерского документа с подписью работника (п. 26–27 Правил).

Пошаговый алгоритм заполнения

Шаг 1. Подготовка

До заполнения карточки у работодателя должны быть:

• Утвержденные локальные нормы выдачи СИЗ — разработанные на основе ЕТН (Приказ № 767н), СОУТ, оценки профрисков и мнения профсоюза (п. 10 Правил № 766н).
• Приказ о назначении ответственного за ведение карточек.
• Данные о работнике: ФИО, табельный номер, должность по штатному расписанию, антропометрические данные.

Шаг 2. Заполнение лицевой стороны

Графа «Пункт Норм» — один из самых важных реквизитов. Формулировка «по приказу № 767н» слишком общая. По карточке должно быть понятно, на какую конкретную строку локальных Норм опирается выдача.

Шаг 3. Заполнение оборотной стороны

Оборотная сторона — основная рабочая часть. Запись вносится при каждой фактической выдаче, возврате или списании СИЗ.

Шаг 4. Списание СИЗ

Если СИЗ пришло в негодность, истек срок эксплуатации или утрачены защитные свойства, составляется акт списания. Реквизиты акта (дата и номер) вносятся в графу 10 оборотной стороны карточки.

Шаг 5. Изменение норм выдачи

Если работнику изменили норму выдачи СИЗ, нужно завести новую карточку. Старую прикрепляют к новой и продолжают хранить.

Дежурные СИЗ — отдельная карточка

Дежурные СИЗ закрепляются за определенным рабочим местом и выдаются поочередно нескольким работникам только на время выполнения тех работ, для которых эти СИЗ предназначены.

Дежурные СИЗ, с учетом требований к правилам личной гигиены работников и индивидуальных особенностей работников, передаются от одной смены к другой под ответственность уполномоченных работодателем лиц. Так установлено п. 32 Правил обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами, утв. приказом Минтруда России от 29.10.2021 г. № 766н.

Так, если СИЗ являются дежурными, то производить фиксацию выдачи СИЗ в личных карточках работников не нужно. Применяется отдельная Карточка учета выдачи дежурных СИЗ из Приложение № 3 к Приказу № 766н. Можно вести общую ведомость, как советовал Роструд России на сайте Онлайнинспекция.рф.

На лицевой стороне указываются:

• рабочее место (номер из отчета СОУТ или иное обозначение);
• структурное подразделение;
• ФИО и должность ответственного в подразделении;
• нормы выдачи, закрепленные за рабочим местом.

Срок эксплуатации

Нормативный срок службы СИЗ исчисляется с даты фактической выдачи, зафиксированной в карточке, а не с даты покупки. Продлевать сроки носки запрещено — можно только сокращать (например, выдавать перчатки не раз в месяц, а раз в две недели).

Дерматологические СИЗ (спреи, аэрозоли) выдаются на месяц, но если средство не закончилось и срок годности позволяет, его можно перенести на следующий месяц.

Хранение карточек

Бумажные карточки хранятся у сотрудника, ответственного за выдачу СИЗ, или у кладовщика — в специальном отделении, в хронологическом порядке по отделам и фамилиям. При электронном учете настройте резервное копирование.

Штрафы за отсутствие или нарушения

Типичные ошибки при заполнении

1. Нет конкретных данных изделия. Запись «ботинки — 1 пара» не позволяет определить, что именно получил работник. Указывайте модель, марку, артикул, класс защиты и размер.
2. Нет подтверждения получения. Подпись работника (или электронный идентификатор) обязательна при каждой выдаче.
3. Даты ставятся заранее. Документ перестает отражать реальную операцию. Вносите запись в день фактической выдачи.
4. Обычная одежда в карточке СИЗ. В личной карточке нельзя отражать выдачу обычной (не защитной) одежды.
5. Дежурные СИЗ закрепляются за работником. Они должны учитываться в отдельной карточке дежурных СИЗ.
6. Ссылка на старые отраслевые нормы. В графе «Пункт Норм» должен быть указан пункт локальных норм, разработанных на основе ЕТН, а не ссылка на отмененный отраслевой приказ.

Особенности электронного учета в 2026 году

Карточку можно вести в электронном виде — распечатка не требуется (п. 27 Правил № 766н). Для подтверждения получения СИЗ работником достаточно одного из трех способов:

• УНЭП работника (усиленная неквалифицированная электронная подпись) — подпись личных карточек и подтверждение факта получения;
• реквизиты документа бухгалтерского учета — номер и дата документа, в котором отражен факт получения СИЗ и стоит личная подпись работника на бумаге;
• иные сведения, идентифицирующие личность — биометрические данные или данные электронных считывающих устройств (СКУД-карта, пропуск).

Способ идентификации должен быть закреплен в локальном нормативном акте работодателя.

При вендинговой выдаче СИЗ (через автоматизированные аппараты, постаматы) обязательна идентификация работника и автоматическое заполнение данных в электронной карточке без участия человека (п. 28 Правил № 766н).

Чек-лист для самопроверки перед сдачей карточки

Что сделать прямо сейчас для самопроверки

1. Проверить остатки СИЗ на складе. Немаркированные остатки, находившиеся на складах по состоянию на 1 марта 2026 года, можно было выдавать до 31 июля 2026 года включительно. С 1 августа продажа и выдача немаркированных СИЗ запрещены — допускается только хранение, перевозка и домаркировка. До 1 декабря 2026 года остатки необходимо промаркировать, иначе их придется списать и утилизировать.
2. Сверить должности в карточках с ОК 016-2025 и при необходимости обновить.
3. Проверить классы защиты выданных СИЗ на соответствие новым ГОСТам, вступившим в силу с 1 августа 2026 года.
4. Убедиться, что в графе «Пункт Норм» указаны пункты локальных норм, а не старых отраслевых приказов.
5. Зафиксировать способ идентификации работника в локальном акте, если карточка ведется в электронном виде.

Автор. Е.Грицак

Подпишись на рассылку