Работник может сам получить документ, повреждающий резидентство для уплаты НДФЛ

Если в компании есть иностранные работники или работники, часто выезжающие за границу, бухгалтерии может понадобится подтверждение налогового резидентства работника для применения правильной ставки НДФЛ (для резидента – 13 (15, 18, 20 и 22 %; для нерезидента – 30 %).

Налоговым резидентом РФ признается работник, если его фактическое присутствие на территории страны составляет не менее 183 календарных дней. Эти дни должны идти подряд, при этом за контрольный период может быть принят любой двенадцатимесячный временной отрезок. То есть, 183 дня исчисляются не периодами, а путем прямого арифметического сложения всех дней фактического присутствия на территории РФ.

Период нахождения работника в РФ не прерывается, если он выезжает за пределы страны (п. 2 ст. 207 НК РФ):

• для лечения и обучения на срок менее 6 месяцев,
• для исполнения трудовых или иных обязанностей, связанных с выполнением работ (оказанием услуг) на морских месторождениях углеводородного сырья.

Вот примерны список документы, которые подойдут для подтверждения налогового резидентства РФ:

•  копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы;
•  посадочные талоны на самолет;
•  табель учета рабочего времени (для не дистанционных работников);
•   данные геолокации по корпоративному оборудованию;
• миграционная карта для въезда в РФ;
•  справки с места учебы детей;
•  счета из зарубежных гостиниц;
•  отметки о регистрации по месту пребывания за границей;
•  договоры с иностранной клиникой о лечении;
•  медицинские справки с переводом.

Налоговый статус работника определяется на каждую дату получения им дохода исходя из фактического времени его нахождения на территории России.

При этом окончательный налоговый статус работника нужно определить по итогам года. Если в конце года резидентство работника изменится (с резидента на нерезидента), НДФЛ нужно пересчитать и доплатить.

Письма Минфина России: от 17 февраля 2023 г. № 03-04-05/13676, от 23 января 2023 г. № 03-04-05/4644, от 19 июня 2026 г. РФ №03-04-05/52692.

Работник сам подтверждает свое налоговое резидентство

Официальное подтверждение статуса налогового резидента, которое работник может сам оформить через личный кабинет на сайте Федеральной налоговой службы.

Заявление представляется налогоплательщиком (его представителем) в ФНС России или уполномоченный налоговый орган (МИ ФНС России по ЦОД) по форме, утверждена приказом ФНС России от 07.11.2017 № ММВ-7-17/837@ (приложение №1 Приказа).

Способов подачи несколько:

• через интерактивный сервис ФНС России;
• лично в экспедицию ФНС России по адресу: г. Москва, улица Неглинная, дом 23 (часы работы: понедельник – четверг с 9:00 до 18:00, пятница с 9:00 до 16:45, перерыв с 12:30 до 13:15). В случае направления заявления лично в экспедицию ФНС России в графе заявления «код налогового органа» указывается код «0000».
• по почте по адресу МИ ФНС России по ЦОД: 125373, г.Москва, Походный проезд, домовладение 3. В случае направления по почте в адрес МИ ФНС России по ЦОД в графе заявления «код налогового органа» указывается код «9965».

Срок рассмотрения заявления составляет:

• 10 календарных дней в случае подачи заявления в электронной форме через интерактивный сервис.
• 20 календарных дней в случае подачи заявления лично или по почте.

Поскольку налоговым резидентом РФ признается работник, который фактически присутствует на территории РФ не менее 183 календарных дней, а налоговый статус применим при налогообложении доходов за налоговый период, документ, подтверждающий статус налогового резидента может быть выдан не ранее 3 июля текущего календарного года.

Если к заявлению прилагаются документы на иностранном языке, они должны быть переведены на русский язык и заверены.

Документ, подтверждающий статус налогового резидента РФ, выдается за один календарный год в соответствии с тем календарным годом, который указан в заявлении.

Аналогичный документы можно получить и за предыдущие календарные годы.

Если нужен документ на бумаге, он направляется по адресу регистрации лица. Чтобы получить его по иному адресу, нужный адрес может быть указан в сопроводительном письме, приложенном к заявлению.

Подпишись на рассылку