Реестр экспедиторов в «ГосЛог» в 2026 году: пошаговая инструкция для бухгалтера по проверке контрагентов и защите вычетов

Для бухгалтера это означает появление новой «красной зоны» в работе.

Кто в зоне риска: проверяем не ОКВЭД, а функции

Главная ошибка многих бухгалтеров — ориентироваться на формальные признаки, например, код ОКВЭД 52.29. Однако закон (ст. 801 ГК РФ) определяет экспедитора через фактические функции: организация перевозки, оформление документов, привлечение перевозчиков. Следовательно, проверять статус контрагента в реестре «ГосЛог» обязаны все заказчики, которые привлекают стороннего исполнителя по договору транспортной экспедиции. Если ваша компания по факту выступает в роли организатора перевозки (подбирает перевозчиков, оформляет документы), а не просто передает заказ, — регистрация в реестре является вашей прямой обязанностью. Если же вы только покупаете эти услуги — вы проверяете контрагента.

Когда проверка обязательна:

1. На этапе заключения договора. До подписания убедитесь в наличии записи. Проверка «задним числом» после возникновения претензий от ФНС не засчитывается как проявление должной осмотрительности.
2. При принятии первички. Сверяйте статус на дату оформления ЭТрН, акта или счета-фактуры.
3. Непосредственно перед оплатой. Статус контрагента мог измениться между подписанием акта и перечислением средств.

Зона ответственности бухгалтерии: почему это не просто формальность

ФНС рассматривает проверку реестра как элемент должной осмотрительности. Отсутствие записи — это не всегда приговор, но весомый аргумент в пользу налоговой при оценке реальности сделки. Разберем нюансы.

1. Налог на прибыль и НДС: позиция ФНС. Согласно официальному разъяснению Минтранса, основанному на позиции ФНС, само по себе отсутствие экспедитора в реестре не влечет автоматического отказа в расходах и вычетах.

Когда риски минимальны:

• Экспедитор подал уведомление в срок (для действующих компаний — до 30 апреля 2026 года).
• Задержка в появлении записи в реестре произошла по независящим от него причинам: технический сбой на портале, высокая нагрузка, затянувшаяся проверка Ространснадзором.
• Важнейшее ограничение: Эта «защита» работает только при условии достоверности сведений в уведомлении. Если экспедитор указал недостоверные данные (например, скрыл судимость руководителя), ссылка на технический сбой не поможет — расходы снимут.

Ваш план действий: запросите у контрагента скриншот из личного кабинета на Госуслугах с датой и временем отправки уведомления . Это станет вашим «бронежилетом» при налоговой проверке. 

Риски максимальны, если:

• Экспедитор не подавал уведомление или пропустил срок по своей вине.
• Получил отказ из-за недостоверных сведений.

В этом случае ФНС с высокой вероятностью признает расходы необоснованными, и вам придется доказывать реальность операций уже в суде .

2. Нюанс по НДФЛ и взносам. Если экспедитор — физическое лицо (не ИП), вы становитесь налоговым агентом. Отсутствие у такого физлица статуса в реестре — маркер для налоговой о возможной подмене трудовых отношений договорами ГПХ.

Можно ли учесть расходы, если экспедитора нет в реестре

Техническая проверка: как и где искать

Реестр публичный — данные о включенных компаниях открыты для всех. Используйте все доступные источники:

1. Платформа «ГосЛог». Поиск по ИНН или ОГРН — основной способ.
2. Сайт Минтранса (раздел «Открытые данные»). Там выгружается полный файл реестра (CSV/Excel). Используйте поиск по документу.
3. Сервисы проверки контрагентов (например, «Главбух Контрагенты»). Они интегрируют данные «ГосЛог» в карточку компании.
4. Запрос выписки у контрагента. После включения в реестр экспедитор получает выписку в личном кабинете на Госуслугах и может скачать ее в PDF .

Что смотреть в выписке?

• Статус записи — главный маркер.
• Дата включения (должна быть раньше даты договора).
• Территория деятельности (должна покрывать ваш регион).
• Лимиты страховой суммы (если важны для сделки).

Лайфхак для 1С и договорной работы

В карточке контрагента в 1С заведите отдельные реквизиты:

• Статус в реестре на текущую дату.
• Дата проверки.
• Ссылка на запись или номер реестра.
• Дата включения.

Пропишите в договоре защитную оговорку: «Экспедитор гарантирует наличие действующей записи в реестре „ГосЛог“ на момент подписания договора и обязуется уведомить Заказчика об исключении или приостановлении статуса в течение 1 рабочего дня. В случае снятия налоговыми органами расходов Заказчика по причине отсутствия статуса, Экспедитор обязуется возместить убытки.» 

Это условие не заменяет вашу самостоятельную проверку до подписания. Оно лишь фиксирует вашу добросовестность на случай спора.

Что делать, если контрагента нет в реестре? Алгоритм

Если проверка показала, что экспедитор «вне закона»:

1. Приостановите платеж.
2. Запросите подтверждение. Направьте официальный запрос с требованием предоставить скриншот из Госуслуг с датой подачи уведомления (до 30 апреля).
3.  Оцените доказательства. Если подача была вовремя, а задержка произошла по независящим причинам — риски малы (при условии достоверности сведений).
4. Скорректируйте договор. Добавьте пункты о компенсации налоговых потерь.
5. Рассмотрите альтернативы. Если контрагент не подавал заявку или получил отказ:

• Перезаключите договор как договор перевозки (если услуги фактически только транспортные).
• Привлеките субэкспедитора, который уже есть в реестре.
• Найдите другого перевозчика.

Работа с первичкой и ЭДО: критичные нюансы

С 1 сентября 2026 года все участники обязаны обмениваться электронными перевозочными документами через ГИС ЭПД. С этой даты автоматическая проверка наличия экспедитора в реестре станет обязательной при оформлении документов.

Можно ли принимать акт или ЭТрН, если статус «На проверке»?

• Если есть скриншот о подаче заявки в срок — можно, но с отметкой в учете «принято при наличии доказательств добросовестности».
• Если нет доказательств — не принимайте. Отказ от подписания ЭТрН — ваше законное право.

 Если ваш оператор ЭДО не показывает статус, проверяйте напрямую в «ГосЛог» по ИНН. Сохраняйте скриншоты с датой — это доказательство осмотрительности .

Итоговый чек-лист бухгалтера перед оплатой

1. Запросили выписку или проверили по ИНН в «ГосЛог».
2. Свернули ИНН и название с договором.
3. Статус записи — «Действует».
4. Дата включения в реестр НЕ позже даты договора.
5. Территория деятельности покрывает маршрут.
6. Сделали скриншот проверки (или сохранили выписку).
7. Внесли данные о статусе в карточку бухпрограммы.

Игнорирование реестра «ГосЛог» теперь приравнивается к игнорированию проверки контрагента. Включите этот шаг в обязательный регламент бухгалтерии. В сочетании с другими признаками недобросовестности (долги, отсутствие отчетности, «технический» статус) он становится решающим аргументом для ФНС. Проверяйте контрагента до сделки и фиксируйте результат — это ваша главная защита.

Подпишись на рассылку