Топливная карта – это платежный инструмент для оплаты ГСМ. Они применяются вместо расчетов подотчетными наличными средствами, но также служат и для контроля расходов на горюче-смазочные материалы. Учет топливных карт, как бухгалтерский, так и налоговый, имеет определенные особенности. Какие? Рассказали эксперты бератора «Практическая энциклопедия бухгалтера».
Когда бизнесу нужны топливные карты?
При помощи топливной карты оплачивается топливо на АЗС одного поставщика. При этом сама карта прикрепляется к юрлицу и марке автомобиля. А вот на работника предприятия – водителя автомобиля – топливная карта не оформляется.
В зависимости от условий договора с эмитентом, предприятием, которое выпустило карту, топливные карты бывают: литровые, они выдаются на определенный объем топлива; денежные, оформляются на фиксированный лимит стоимости ГСМ.
Использовать карту можно следующим образом: при заправке водитель предъявляет карту, деньги или объем топлива списываются с баланса в пределах установленных лимитов, а информация о виде и объеме топлива, стоимости, времени и месте заправки, автоматически фиксируется и отображается в личном кабинете пользователя.
Помните, что между датой заправки автомобиля и поступлением в бухгалтерию подтверждающих документов образуется временной разрыв. Заправка транспортных средств осуществляется практически каждый день, а отчеты об операциях по топливным картам поступают от поставщика в последний день месяца.
Отчет эмитенту карты формируется на основании информации, поступившей из терминалов АЗС. В документах указывается объем приобретенных литров. Поставщик направляет компании, купившей карты, отчет об операциях, накладную и счет-фактуру, а также акт сверки взаиморасчетов.
Топливную карту организация может получить от оператора либо бесплатно, либо за плату. В случаях, когда карта получена бесплатно или выдана за плату на срок более 12 месяцев, полученные карты нужно учесть на забалансовом счете (п. 8 ФСБУ 5/2019).
Если за выпуск карт предусмотрена оплата, то их стоимость относится к расходам по обычным видам деятельности. Такие траты признаются при выдаче карт водителям (подп. «б» п. 41, подп. «б» п. 43 ФСБУ 5/2019). До выдачи сотруднику компании карты можно учесть на счете 10-6 «Прочие материалы». В бухгалтерском учете покупка топливной карты отражается следующими проводками:
Дебет 10-6 Кредит 60
— отражена стоимость топливной карты;
Дебет 19 Кредит 60
— отражен НДС, предъявленный поставщиком;
Дебет 68 Кредит 19
— принят к вычету предъявленный НДС;
Дебет 60 Кредит 51
— перечислена плата за топливные карты;
Дебет 20 (23, 26, 44) Кредит 10-6
— стоимость топливных карт списана на затраты.
На счетах бухучета выдача водителю и возврат им топливной карты не показывается, а само топливо учитывается на счете 10-3. Учет производится на основании накладной и отчета поставщика. Суммы, зачисленные на карту, являются предоплатой за топливо. К расходам они не относятся, а учитываются как дебиторская задолженность по дебету счета 60 и отражаются проводкой:
Полный текст статьи доступен по подписке на журнал «Практическая бухгалтерия»
