Что учитывать при переходе на издание приказов компании в цифровом формате (ЭДО)

Федеральный закон № 63-ФЗ об электронной подписи предусматривает, что электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные документы с собственноручной подписью (часть 1 стать 6 Закона №63-ФЗ).

Электронная подпись бывает нескольких видов: простая и усиленная. Усиленные подписи, в свою очередь, делятся на неквалифицированные и квалифицированные (часть 1 статье 5 Закона № 63-ФЗ).

Действующее законодательство не устанавливает определенного порядка введения в организации системы электронного документооборота. По сложившейся практике введение в компании ЭДО оформляется несколькими документами:

• издается приказ о введении ЭДО, где кроме перехода на электронный формат должны быть определены виды применяемых электронных подписей и порядок их использования;
• определяется перечень документов, при подписании которых будет использоваться электронная подпись;
• утверждаются формы электронных документов;
• определяется перечень лиц, уполномоченных на подписание документов электронной подписью;
• разрабатывается Положение об ЭДО компании (необязательно, если компания небольшая в все основные требования установлены в приказе);
• соответствующие изменения вносятся в учетную политику и в другие ЛНА компании, где есть упоминание требований по ЭДО.

Приказ, который понадобится для бухгалтерского и налогового учета

В большинстве случаев приказ не является первичным учетным документом. Он просто содержит распоряжение о проведении той или иной операции. Но приказ может быть «первичкой», многие бухгалтеры так и поступают. Приказ становится первичным документом, если содержит все обязательные реквизиты, указанные в статье 9 Закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ и,или подтверждает свершившийся факт, например, приказ о списании.

Полный перечень обязательных реквизитов, которые должны быть в первичном учетном документе, установлен пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. К ним относятся: наименование и дата составления документа, наименование организации, описание факта хозяйственной жизни, его количественное и денежное измерение, наименования должностей ответственных лиц и их подписи.

Таким образом, приказы в электронном формате, на основании которых бухгалтерия принимает операции к налоговому и бухгалтерскому учету, должны соответствовать требованиям (Письмо Министерства финансов РФ №03-03-06/1/82037 от 23.08.2022):

• бухгалтерского законодательства, в частности Федерального закона «О бухгалтерском учете» 06.12.2011 № 402-ФЗ;
• законодательства, регулирующего порядок составления электронных документов и правила их подписания электронной подписью - Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Кадровые приказы: ЭДО имеет особенности

Особый порядок предусмотрен для кадровых приказов. Решение о внедрении электронного кадрового документооборота принимает работодатель (статья 22.2 ТК РФ).

Это решение оформляется локальным нормативным актом, который принимается с учетом мнения профсоюзной организации (если она есть).

В таком акте должны быть указаны:

• используемые информационные системы,
• порядок доступа к ним,
• перечень электронных документов и категорий работников,
• сроки уведомления сотрудников о переходе на ЭДО.

Кроме того, работодателем должен быть утвержден порядка осуществления ЭДО. Для этого необходимо разработать и утвердить внутренний документ, регламентирующий этот процесс. Закон не предписывает строгих правил к содержанию такого документа, но он может включать следующие важные аспекты:

1. График работы с электронными документами, который определяет временные рамки для подписания или ознакомления с электронными документами, учитывая рабочее время сотрудников, а также регулярность таких действий.
2. Проведение инструктажей для сотрудников по работе с системой электронного документооборота, если это сочтено необходимым.
3. Описание случаев, когда допускается использование бумажных документов, несмотря на общий переход на ЭДО.
4. Определение порядка взаимодействия с профсоюзами или комиссиями по трудовым спорам в рамках электронного документооборота, если это требуется.

Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) возможен только при наличии письменного согласия каждого сотрудника, согласно статье 22.2 Трудового кодекса РФ. Если работник дал такое согласие, вернуться к бумажному документообороту он сможет только с разрешения работодателя.

Сам работодатель имеет право в любой момент прекратить использование КЭДО в своей организации. В таком случае он обязан проинформировать сотрудников и вернуться к традиционному бумажному документообороту.

Компания также может принять решение о смене платформы для КЭДО. При этом необходимо уведомить сотрудников, обеспечить им доступ к новой системе, обновить соответствующую документацию и гарантировать юридическую силу электронных подписей.

Следует отметить, что сотрудники могут подписывать некоторые документы в электронном виде, а другие – на бумаге, если это предусмотрено внутренним положением о КЭДО и не противоречит трудовому законодательству. Это не означает дублирование документов, которое, согласно ТК РФ, не допускается.

Комментарий к документу. Разъяснения Минтруда России о кадровом ЭДО. Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ №14-6/ООГ-653 от 12.02.2025

Подпишись на рассылку