Нормативы расхода топлива и ГСМ: что нужно менять в 2026 году

С 2026 года обновлены нормы расхода для гибридов, электромобилей, скорректированы зимние коэффициенты и введены нормативы для спецтехники.

Обновленные нормы расхода топлива и ГСМ в 2026 году

Нормы расходов на ГСМ установлены Распоряжением Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р. В него в 2026 году внесены правки:

1. Электромобили исключены из нормирования. Ранее они нормировались по электроэнергии.
2. Для гибридных автомобилей введены отдельные стандарты (топливо и электроэнергия).
3. Для автомобилей с системой «старт-стоп» (объем до 1,6 л) базовая норма снижена на 5%. Ранее в отношении таких авто нормы не учитывались.
4. Пересмотрены зимние коэффициенты с I квартала 2026 года.
5. Ведены нормативы для спецтехники (тракторы, погрузчики). Ранее их не было.

Кто обязан работать по нормам Минтранса

Нормы расхода ГСМ обязательны для всех бюджетных учреждений и организаций. Для коммерческих фирм они носят рекомендательный характер.

Но для списания расходов на ГСМ бизнесу необходимо иметь экономическое обоснование и подтверждающие документы: приказ руководителя об утверждении норма, акты замеров и путевые листы.

• Обязательные сведения, которые нужно дополнительно отражать в путевом листе
• Порядок формирования путевого листа

Для обоснования расходов на ГСМ можно использовать нормы Минтранса либо разработать свои и утвердить в учетной политике (письмо Минфина от 24.11.2025 № 03-03-06/1/113477). В документе нужно, какие нормы ГСМ применяются, как именно рассчитан собственный норматив по ГСМ и как учитывается в налоговой базе по прибыли.

Расходы на покупку топлива для служебного автомобиля не нормируются (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Как учитываются ГСМ-расходы в налоговой базе

Налог на прибыль

Расходы на ГСМ не нормируются НК РФ. Главное , чтобы они были экономически обоснованы и подтверждены документами (ст. 252 НК РФ).

Но если списать большой объем за короткий промежуток, который явно превышает разумные пределы, налоговая снимет расходы. Большое превышение допустимо только при наличии обоснования, в качестве которого могут быть служебная записка, зафиксированные пробки, низкие температуры, тяжелый груз и т.д.

Налог на УСН

Для фирм, который работают на УСН с объектом «доходы минус расходы» ГСМ включаются в затраты при оплате и документальном подтверждении.

Расходы на содержание транспорта, компенсации за использование личного ТС на УСН

Документы для подтверждения ГСМ-расходов

НК не устанавливает четкого перечня документов для подтверждения расходов на ГСМ и топливо в организации. Но на практике их немало, к примеру:

• Договоры купли-продажи или поставки топлива. Подтверждают факт приобретения ГСМ.
• Кассовые чеки, товарные накладные, счета-фактуры. Подтверждают оплату и получение топлива.
• Авансовые отчеты. При приобретении топлива водителем за наличный расчет или с использованием корпоративной карты.
• Приказы о закреплении транспортных средств за сотрудниками. Подтверждают использование автомобиля в служебных целях.
• Договоры аренды или лизинга (если транспортное средство не находится в собственности организации).

Как влияет специфика расчетов топливными картами на бухгалтерский и налоговый учет расходов на ГСМ

Как утвердить свои нормы ГСМ на 2026 год

Если авто, которым пользуется компания, не приведен в таблицах Минтранса или фактический расход выше установленного норматива, нужно разработать и утвердить свои собственные нормы.

1. Издайте приказ. В приказе укажите: марка, госномер, базовая норма (л/100 км), летние/зимние значения, повышающие коэффициенты (город, возраст, климат-контроль).
2. Проведите контрольные замеры и составьте акт. Сначала нужно заправить бак полностью и зафиксировать показания одометра. Затем нужно проехать 100 км по типичному маршруту и снова снять показания одометра. Расход рассчитайте по формуле: (Заправлено + Остаток на начало — Остаток на конец) / (Пробег / 100).
3. Закрепите нормы расходы ГСМ в учетной политике: «Организация применяет нормы расхода ГСМ, утвержденные приказом руководителя на основании актов контрольных замеров».

Ошибки бухгалтеров при списании ГСМ

1. Списание ГСМ без путевого листа. Это нарушение приводит к штрафам: для директора в размере от 5 000 до 10 000 руб. (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ). Для организации - от 10 000 до 30 000 руб. или 20% от неуплаченного налога (ст. 120 НК РФ). Плюс снятие расходов и доначисление налога на прибыль.
2. Не учитывается обратный пробег, в результате чего расход ГСМ занижается. В этом случае, как правило, не сходится остаток топлива. Если будет налоговая проверка, перерасход признают необоснованным. Чтобы этого избежать, в путевом листе нужно фиксировать пробег при выезде и возврате.
3. Использование зимой летних нормативов и наоборот.

Что важно взять бухгалтерии на контроль:

1. В компании должен быть приказ об утверждении норм ГСМ и приказы о переходе на зимние/летние нормы.
2. На каждый рейс должны быть оформлены путевые листы.
3. Путевые листы хранятся не менее 5 лет.
4. Если образовался перерасход требуйте у водителя письменные обоснование.

Регулярный контроль за фактическим расходом топлива и его сопоставление с утвержденными нормами позволит выявлять возможные злоупотребления или неэффективное использование транспорта.

Подпишись на рассылку