НДФЛ и страховые взносы с компенсации за использование личного транспорта в 2026 году

Работодатель может возмещать два основных вида расходов:

1. компенсационная выплата (размер устанавливают по соглашению сторон).
2. возмещение фактических расходов, связанных с конкретными поездками (оплата услуг автосервиса по диагностике, техническое обслуживание, ремонт системы ГРМ, оплата услуг мойки и т.д.).

Размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности.

Нормы компенсации сейчас установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 года № 92. Указанные нормы применяют в целях определения размера расходов, учитываемых при налогообложении прибыли. Однако нормы компенсации решили прописать в НК РФ. Новым Законопроектом № 1110069-8 с поправками в НК РФ, который принят уже в третьем чтении, нормы расходов на компенсацию использования личного транспорта для служебных поездок прямо закрепят в пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Суммы норм расходов на компенсацию при этом не изменились:

• 2400 руб. в месяц – для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно;
• 3000 руб. в месяц – для легковых автомобилей с объемом двигателя свыше 2000 куб. см;
• 1200 руб. в месяц – для мотоциклов.

Данные нормы предназначены только для исчисления налога на прибыль, и их нельзя применять для исчисления других налогов.

НДФЛ с компенсации за использование личного транспорта

Пункт 1 статьи 217 НК РФ освобождает от НДФЛ законодательно установленные компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником его должностных обязанностей (в пределах установленных норм).

Минфин России в письме от 14 августа 2025 г. № 03-00-08/79253 разъяснил так. Расходы организации в виде компенсации, выплачиваемой работнику за использование при исполнении трудовых обязанностей личного транспорта не облагаются НДФЛ в размере, определяемом соглашением между организацией и сотрудником.

Таким образом, если сотрудник использует автомобиль фирмы для служебных целей, то НДФЛ ему платить не нужно. Транспортные услуги в таких случаях оказываются в интересах организации, а не работников.

Обратите внимание, компания должна иметь документы, которые подтверждают цели совершенных поездок. И если таких документов не будет, то у сотрудника возникает доход, с которого придется заплатить НДФЛ.

Страховые взносы с компенсации за использование личного транспорта

По страховым взносам аналогично. Согласно пункту 1 статьи 422 НК РФ, все виды компенсационных выплат в пределах норм, которые установлены законодательством, освобождены от обложения взносами, если связаны с исполнением трудовых обязанностей. 

На сумму компенсации, прописанную в договоре, страховые взносы начислять не нужно.

Не облагают выплаченную компенсацию и взносами «по травме». Конечно, при наличии всех подтверждающих документов (письма СФР от 26 сентября 2025 № 19-02/93615л, № 19-02/93619л и № 19-02/93633л).

Условия для освобождения от налогов и взносов

Таким образом, чтобы компенсация не облагалась НДФЛ и взносами, необходимо соблюсти три обязательных условия:

1. Наличие письменного соглашения

Размер компенсации должен быть установлен в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (ст. 188 ТК РФ).

2. Подтверждение права собственности

Работник должен подтвердить, что автомобиль принадлежит ему на праве собственности. Подтверждающие документы:

• паспорт транспортного средства (ПТС);
• свидетельство о регистрации (СТС).

Важный нюанс: Если сотрудник управляет автомобилем по доверенности (автомобиль принадлежит другому лицу), возникает риск доначисления налогов. Минфин и ФНС считают, что такой автомобиль не является личным имуществом работника, поэтому компенсация облагается НДФЛ и взносами.

Это не относится к ситуации, когда работник использует по доверенности автомобиль, который зарегистрирован на супругу (супруга). Такой автомобиль расценивается, как принадлежащий ему на праве собственности, т.к. совместно нажитое имущество.

3. Подтверждение использования в служебных целях

Необходимо документально подтвердить, что автомобиль действительно использовался в интересах работодателя. Подтверждающие документы:

• путевые (маршрутные) листы;
• акты выполненных работ;
• авансовые отчеты с приложением чеков АЗС и т.д.

Источник материала

Tweet

Подпишись на рассылку