Расхождения между РСВ и ЕФС-1 в 2026 году: контрольные точки и алгоритм действий бухгалтера

РСВ и ЕФС-1 решают разные задачи.  РСВ уходит в налоговую и содержит информацию о взносах на ОПС, ОМС и ВНиМ. ЕФС-1 (раздел 2) сдается в Соцфонд и включает сведения о стаже, персональные данные и взносы на травматизм.

Тем не менее, база у обеих форм едина — кадровый и зарплатный учет. Отсюда и возникают неизбежные пересечения, которые проверяются налоговиками в автоматическом режиме.

Зеленая зона: причины допустимых расхождений

Законодательство допускает объективные причины для несовпадения данных.

1. Среднесписочная численность (ССЧ). Как правило, показатели на титульном листе РСВ и в разделе 2 ЕФС-1 должны быть идентичны. Но есть исключение для организаций с филиалами. Если обособленное подразделение самостоятельно платит зарплату и имеет отдельный банковский счет, его сотрудники включаются в общую ССЧ головной компании. Сам филиал ССЧ в своей отчетности не показывает. Расхождение будет, и оно законно.
2. Договоры ГПХ. В подразделе 1.2 ЕФС-1 (сведения о стаже) может фигурировать период с кодом «ДОГОВОР». При этом в РСВ страховые взносы с выплат по такому договору могут отсутствовать. И наоборот: взносы начислены, а записи в стаже нет. Обе ситуации допустимы. Например, по договору с самозанятым или иностранцем-временным пребыванием взносы на ОПС и ВНиМ не начисляются, но период работы в ЕФС-1 показать нужно. Главное — иметь документальное подтверждение (договор, статус исполнителя).
3. Разная структура баз по взносам. РСВ оперирует базами по ОПС, ОМС и ВНиМ. ЕФС-1 (раздел 2) — базой по взносам на травматизм. Эти базы никогда не будут равны в силу статьи 20.1 Закона № 125-ФЗ. Например, пособия по временной нетрудоспособности облагаются взносами на травматизм, но не включаются в базу по ВНиМ. Разница неизбежна и не требует исправления.

Красная зона: причины, требующие немедленного исправления

Расхождения, перечисленные ниже, — это прямые ошибки. Их наличие приведет к требованию из фонда или налоговой, а в «запущенных» случаях — к штрафу.

1. Ошибки в персональных данных: неверный СНИЛС, опечатка в ФИО или дате рождения. Если в подразделе 3.1 РСВ и подразделе 1 раздела 1 ЕФС-1 данные разнятся, система автоматически отторгнет отчет. Исправлять такие ошибки нужно через «уточненки» с типом «ДОП».
2. Разные периода отражения выплат. Бухгалтер начислил отпускные в марте, а выплатил в апреле. В РСВ сумма попадет в первый квартал, а в персонифицированный учет ЕФС-1 — во второй. Контролеры увидят разрыв. Особенно часто это встречается с перерасчетами зарплаты, больничными и годовыми премиями. Исправлять формально ничего не нужно, но к требованию придется подготовить развернутые пояснения с приложением расчетных ведомостей.
3. Ошибки в составе сотрудников. Сотрудник есть в разделе 3 РСВ (начислены взносы), но его нет в ЕФС-1 (стаж не подан). Или наоборот: человек уволен, а в ЕФС-1 он числится как работающий. Такие расхождения исправляются только подачей уточненных (дополняющих) форм.
4. Некорректная база для начисления взносов. Ошибки в расчете облагаемых и необлагаемых выплат (суточные сверх лимита, матпомощь, дивиденды) приведут к несовпадению строки 030 РСВ и строки 1 ЕФС-1. Последствия — доначисление взносов, пени и штраф по ст. 122 НК РФ.
5. Ошибки в разделе «травматизм» ЕФС-1. База по взносам на травматизм (строка 3 подраздела 2.1) не может быть больше базы по ОПС (строка 050 подраздела 1.1 РСВ). Она либо меньше, либо равна (с учетом выплат, не облагаемых травматизмом, но облагаемых ОПС). Обратная ситуация — однозначная ошибка.

Таблица: что должно совпадать обязательно

Пошаговая инструкция при обнаружении расхождений

Шаг 1. Диагностика причины. Сверьте регистры бухгалтерского учета (аналитика по счетам 70, 69), кадровые приказы и оригиналы договоров ГПХ. Определите, это объективная разница (филиал, ГПХ с особым статусом) или ошибка (не тот СНИЛС, пропуск сотрудника).

Шаг 2. Если причина объективна. Исправлять отчетность не нужно. Но к возможному требованию ФНС или СФР нужно подготовить «защитную папку»: копии договоров ГПХ, положение об оплате труда, расчетные ведомости. Ответ на требование — письменные пояснения в свободной форме с приложением этих документов.

Шаг 3. Если допущена ошибка:

• Если отчетность еще не сдана, внесите правки в базу и сформируй актуальные файлы с верными данными.
• Если отчетность уже сдана, составьте уточненный (корректирующий) отчет.
• Для РСВ: указывается номер корректировки (1, 2...).
• Для ЕФС-1: подается дополняющая форма с типом «ДОП» (на тех сотрудников, по которым были ошибки или пропуски).

Шаг 4. Ответ на требование фонда или налоговой. Срок на ответ — 5 рабочих дней с момента получения. Промедление грозит штрафом. Направить нужно либо уточненку, либо мотивированные пояснения.

Как составить пояснение: образец и структура

Унифицированной формы пояснений в СФР по ЕФС-1 нет. Документ составляется произвольно, но на официальном бланке организации. Вот обязательные элементы.

1. Шапка. Кому (начальнику отделения СФР, адрес), от кого (название, ИНН, КПП, регномер в СФР).
2. Реквизиты требования. Исх. номер и дата вашего ответа, ссылка на номер требования фонда.
3. Суть расхождения. Конкретный сотрудник (ФИО, СНИЛС), период, расходящиеся суммы (из ЕФС-1 и из РСВ).
4. Обоснование. Подробное описание причины со ссылками на законодательство. Пример: «В ЕФС-1 отражены выплаты по договору ГПХ с Ивановым И.И. на сумму 50 000 руб. Взносы на ОПС и ВНиМ не начислены на основании пп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ, так как исполнитель является самозанятым. Взносы на травматизм начислены в соответствии со ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ. Поэтому база по травматизму в ЕФС-1 больше базы ВНиМ в РСВ.»
5. Приложения. Копия договора ГПХ, скриншот проверки статуса самозанятого, расчетная ведомость.
6. Подписи.

Риски и штрафы за нестыковки

Игнорирование расхождений или несвоевременное представление пояснений — прямой путь к финансовым потерям.

За ошибки в ЕФС-1 штраф установлен в ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ: 500 рублей за каждое застрахованное лицо.

За ошибки в РСВ штрафуют по статье 122 НК РФ — 20% от суммы недоимки, которая возникла из-за занижения базы. Плюс пени за каждый день просрочки.

Профилактика: как не доводить до штрафов

Чтобы расхождения между ЕФС-1 и РСВ не стали сюрпризом, применяйте простые правила внутреннего контроля.

1. Ежеквартальная сверка. Перед отправкой РСВ и ЕФС-1 сформируйте оборотно-сальдовые ведомости по каждому сотруднику. Сверяйте итоги по выплатам и взносам с показателями отчетов.
2. Контроль договоров ГПХ. Заведите отдельный реестр договоров с отметкой о статусе исполнителя (работник, ИП, самозанятый, иностранец). Это поможет правильно определить, нужно ли показывать его в РСВ и в стаже ЕФС-1.
3. Актуализация базы СНИЛС. Перед формированием персонифицированных сведений прогоняйте список сотрудников через сервис проверки СНИЛС на сайте СФР. Это бесплатно и предотвращает 90% ошибок.
4. Обновление ПО. Регулярно обновляйте бухгалтерскую программу.

Автор. Е.Грицак

Подпишись на рассылку