Пора подготовиться к переходу на электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года все участники перевозок вне зависимости от сферы деятельности должны оформлять транспортные накладные, заказы или заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожную накладную и грузовую накладную при авиаперевозках в электронном виде.

Требование перейти на электронный документооборот в грузоперевозках введено Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности». Срок – не позднее 1 сентября 2026 года.

В электронном вид нужно перевести:

• транспортные накладные,
• заказы-заявки на перевозку,
• грузовые накладные в авиации,
• транспортные железнодорожные накладные,
• экспедиторские документы (экспедиторские и складские расписки, поручения экспедитору).

Останутся некоторые случаи, когда транспортно-экспедиционные документы можно будет оформить на бумаге. Их перечень определит Минтранс России.

Перейти на ЭПД в обязательном порядке необходимо с 1 сентября 2026 года. У бизнеса остается немного времени на перенастройку своих процессов. Имеет смысл, заранее протестировать технологию, спокойно подготовиться к переходу на «электронку».

Чтобы перейти на электронные перевозочные документы, необходимо:

1. Определить, кто из сотрудников участвует в документообороте, какие документы оформляет компания, как устроен документооборот. Эти данные понадобятся на следующем этапе при переходе на ЭПД.
2. Получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) на руководителя организации (ИП) или сертификат квалифицированной электронной подписи.
3. Всем сотрудникам, кто участвует в документообороте оформите машиночитаемые доверенности (МЧД). С электронными документами предстоит работать экспедиторам, водителям, логистам, кладовщикам и бухгалтерии. Для водителей и кладовщиков подойдет ПЭП — простая электронная подпись. 
4. Разработать новые регламенты и инструкции для персонала. Нужно обучить сотрудников и составить для них правила и памятки. Это сократит количество ошибок.  
5. Подключиться к одному из аккредитованных операторов ИС ЭПД. Это организации, которые предоставляют услуги по передаче электронных перевозочных документов между участниками перевозки и в ГИС ЭПД. Перечень аккредитованных операторов размещен на сайте Минтранса России. Без оператора обмениваться электронными документами не получится.
6. Предоставить доступ к сервису для сотрудников компании и назначить администратора, при необходимости подключить водителей.
7. Обеспечить водителей необходимой техникой. Нужен смартфон или планшет с доступом в интернет на погрузке и выгрузке. Тогда водитель сможет подписать свою часть документа, сформировать QR-код для проверок ГИБДД. Этот QR-код будет доступен даже без доступа в интернет.

ФНС на своем сайте разъяснила, что использование электронных перевозочных документов (ЭПД) дает ряд преимуществ:

• Сокращаются расходы на обслуживание офисной техники для печати документов, покупку бумаги и оплату курьеров.
• Электронные документы нельзя потерять - они хранятся в ГИС ЭПД и у операторов ИС ЭПД.
• Оплата за перевозку приходит в среднем на 20 дней быстрее, поскольку не нужно отправлять бумажный оригинал транспортной накладной грузоотправителю.
• Все участники перевозки работают с одним и тем же документом — изменения появляются одновременно, а процесс взаиморасчетов ускоряется.
• Упрощается доступ контрольно-надзорных органов к информации о перевозке и грузах, что снижает количество запросов к бизнесу.

Подпишись на рассылку