Можно ли работникам оплачивать такси за счет компании

За счет прибыли компания вправе оплачивать работникам любые расходы, в том числе и поездки на такси по служебной или личной необходимости. На что тратить прибыль компании, решает руководитель. Но если нужно списать подобные расходы при расчете налоговой базы по прибыли потребуется нормативное, экономическое и документальное обоснование.

Как оформить право работников использовать такси для служебных поездок

Если руководство принимает решение оплачивать работникам служебные поездки на такси, варианты компенсации, размер и правила выплаты должны быть оформлены локально-нормативным актом (ч. 2 ст. 164 ТК РФ). В крупных организациях все это можно описать в коллективном договоре.

В принципе работодатель обязан возмещать расходы на служебные поездки всеми работникам. Если речь идет не о разовых поездках, а о разъездном характере работы (ст. 168.1 ТК РФ), размер и порядок возмещения затрат на поездки устанавливают трудовым/коллективным договором (или локальным актом). 

Локальный акт компании, регламентирующий использование такси всеми работниками, должен включать в себя:

• Перечень ситуаций, когда работники могут воспользоваться услугами такси. Например, неисправность или плановый ТО служебной машины; отсутствие общественного транспорта в направлении поездки; отдаленность адреса от мест общественного транспорта; перевозка тяжелого груза от ХХ кг; перевозка документов особой важности; встреча клиентов и так далее.
• Список сотрудников, которые вправе использовать такси. Можно определить либо ФИО, либо должности, либо виды работ.
• Перечень служб такси для рабочих поездок. Например, компания может установить, что рабочие поездки осуществляются только через оператора, с которым у компании подписан договор на оказание услуг корпоративного такси.
• Правила заказа и использования такси. Например, предусмотреть необходимость заявок (служебной записки) либо установить, что заказ такси осуществляется через ответственного работника.
• Перечень и формы отчетных документов и сроки отчетности. Например, при оформлении поездки на такси: заявление, служебная записка. Для отчетности перед бухгалтерией по затратам: чек, скрин оплаты, отчет службы такси, отчет из ЛК пользователя такси и т.д.
• Порядок и сроки выплаты компенсации. Например, перечислением на банковскую карту сотрудника.
• Ограничения. Например, предельно допустимое количество поездок.
• Другое.

Как учитывать расходы на такси

Работодатель обязан компенсировать транспортные расходы, если они связаны с выполнением должностных обязанностей, произведены с разрешения или ведома работодателя и отвечают критериям статьи 252 НК РФ (письмо письма Минфина РФ от 03.06.2024 № 03-03-06/1/50926):

• обоснованы,
• документально подтверждены,
• произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Компенсация затрат, связанных с рабочими поездками, может быть включена в прочие расходы, связанные с производством и реализацией на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ либо в состав внереализационных расходов (ст. 265 НК РФ).

Если проезд оплачивается работникам с разъездным характером, проблем с учетом затрат быть не должно. Как правило, они всегда экономически обоснованы и относятся в прочие расходы, связанные с производством и реализацией на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Если поездка не связана непосредственно с продажей товаров или производственной деятельностью, сумму компенсации относят во внереализационные расходы. Например, поездка работника на такси связана с участием в суде (пп. 10 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Затраты на поездки на такси всех остальных работников по служебным делам и разовые поездки также можно учесть в составе прочих или внереализационных расходов. Но здесь нужно быть более внимательными при подготовке документов. Как уже сказано выше для выплаты компенсации на поездки на такси необходим ЛНА, предусматривающий возможные случае заказа такси, вместо поездки на общественном транспорте.

Важно также иметь в виду, что нельзя учесть в расходах оплату такси по маршруту дом–работа–дом, если это не предусмотрено трудовым договором или производственной необходимостью. 

Обоснование расходов на такси для работников

Обязательным для учета затрат является исполнение требований пункта 1 статьи 252 НК РФ. Расходы должны быть:

• обоснованными,
• документально подтвержденными,
• произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Производственный характер. Если трудовым договором не предусмотрен разъездной характер работы, подойдут служебные записки от работников о необходимости поездки, письменные распоряжение от руководства и т.п.

Обоснованностью затрат. Затраты будут обоснованными, если в направлении рабочей поездки не ходит общественный транспорт, нет либо неисправен служебный автомобиль, позднее время поездки, место работы находится вдали от населенных пунктов, от маршрутов общественного транспорта и труднодоступно и т.д. То есть, все, что объясняет почему работник не может воспользоваться общественным транспортом. Обоснованность поездки может подтвердить и ее непосредственный маршрут.

Оплату поездки на такси подтверждают:

• чек ККТ;
• чек, сформированный в соответствии со ст. 14 Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ;
• скриншот или PDF-квитанция из приложения оператора такси (Яндекс, Uber, Ситимобил); 
• заказ-наряд на предоставление транспортного средства от оператора такси;
• отчет оператора такси при корпоративном тарифе;
• распечатка из приложения оператора такси с указанием маршрута, даты, времени и цены.
• другие.

НДФЛ и страховые взносы

Если оплата организацией поездки на такси своих работников обусловлена производственной необходимостью и отсутствием возможности воспользоваться общественным транспортом, компенсация проезда не приводит к возникновению у работников дохода, облагаемого НДФЛ и страховыми взносами (письмо Минфина от 09.03.2023 № 03-04-05/19536, письмо Минфина от 03.11.2021 № 03-01-10/89249).

Но в отношении страховых взносов с подобных компенсаций у Минфина иное мнение. Так как доходы не указаны в ст. 422 НК РФ, нужно уплатить взносы (письмо Минфина от 26.02.2024 № 03-04-05/16419).

Подпишись на рассылку