Учет ГСМ за выходные и праздничные дни

Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров и услуг, относятся расходы на содержание служебного транспорта. Это включает в себя и затраты на ГСМ.

Однако налоговые инспекции часто оспаривают такие расходы, особенно если они связаны с использованием транспорта в выходные и праздничные дни.

Одним из основных аргументов налоговиков является то, что многие госучреждения в эти дни не работают.

Однако суды, в частности, АС Уральского округа, отклонили подобные доводы, указав на обязанность налоговых органов предоставлять доказательства нецелевого использования транспортных средств (постановление АС Уральского округа от 12.10.2010 № Ф09-8425/10-СЗ).

Для того чтобы расходы на ГСМ в выходные и праздничные дни были признаны законными, необходимо правильно оформить все документы.

Вот несколько ключевых аспектов, на которые стоит обратить внимание:

Внутренние регламенты

Организация должна иметь внутренние документы, регулирующие использование служебного автотранспорта в выходные и праздничные дни. Это могут быть приказы, инструкции или положения, которые четко описывают порядок работы.

Табели учета рабочего времени

Необходимо вести учет рабочего времени водителей, включая дни, когда они работают в выходные и праздничные дни.

Приказы на выполнение работ

Необходимо издавать приказы, в которых указываются виды работ, маршруты поездок, а также сотрудники, задействованные в работе в выходные и праздничные дни.

Путевые листы

В путевых листах должны быть указаны все детали поездок, включая время, маршрут и цели поездок.

Документы, подтверждающие расходы

Включение затрат на ГСМ в состав расходов должно быть подтверждено соответствующими документами:

• Авансовые отчеты.
• Кассовые и товарные чеки.
• Приходные ордера.
• Требования-накладные и товарные накладные.
• Справки о выполнении транспортных работ.
• Служебные записки о необходимости работы в выходные и праздничные дни.
• Трудовые договоры.

В прошлом, Министерство финансов придерживалось позиции, что затраты на ГСМ подлежат нормированию, согласно письму № 03-03-06/1/6 от 14 января 2009 года. Для расчета налога на прибыль рекомендовалось применять «Нормы расхода топлива и смазочных материалов для автотранспорта».

Однако в НК РФ отсутствуют ограничения по расходам на ГСМ. Это означает, что организации не обязаны придерживаться лимитов, установленных Минтрансом.

Позднее официальные лица признали необязательность нормирования топливных расходов, в соответствии с письмами Минфина № 03-03-06/1/20097 от 03 июня 2013 года, № 03-03-06/1/2875 от 27 января 2014 года и № 03-03-06/1/91832 от 24 сентября 2024 года.

Судебная практика показывает, что правильный подход к документированию может помочь избежать споров с налоговыми органами и обеспечить законность учета.

Подпишись на рассылку