Компенсации дистанционному сотруднику: налоги, взносы, оформление

Особенности возмещения расходов и выплаты компенсаций дистанционному работнику

Работодатель возмещает дистанционному работнику расходы, связанные с использованием личного или арендованного оборудования работника.

При этом должно выполняться условие: сотрудник использует это имущество с ведома и согласия работодателя, а также в его интересах.

Перечень этих расходов Трудовой кодекс не устанавливает, значит, вы можете установить любые выплаты, которые посчитаете необходимыми.

Например, можно предусмотреть возмещение расходов на мобильную связь, интернет, электричество, покупку бумаги, расходных материалов к принтеру, канцтоваров, программного обеспечения. Помимо этого, следует выплатить компенсацию за использование личного компьютера или ноутбука в рабочих целях.

Срок и порядок выплаты компенсаций надо предусмотреть в локальном акте, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Если работника переводят на дистанционную работу в связи с эпидемией, то в таком случае перевод на «удаленку» является временным. Изменять трудовой договор с работником не требуется (ч. 5 ст. 312.9 Трудового кодекса). Значит, оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору в таком случае не надо.

Однако, при этом работодатель обязан принять локальный акт о переводе работников на временную дистанционную работу. Порядок возмещения расходов и выплат компенсаций работнику надо установить в этом акте и ознакомить с нам работников (ч. 3 ст. 312.9 Трудового кодекса).

Установить размер компенсации организация может самостоятельно. Для этого она может использовать любую разработанную ею методику. Ее следует утвердить локальным актом.

На это обратила внимание ФНС в письме от 12 февраля 2021 года № СД-4-11/1705@.

НДФЛ и страховые взносы с сумм компенсаций дистанционному работнику

Компенсации расходов дистанционных работников за использование своих личных ноутбуков либо компьютеров в служебных целях не облагают ни НДФЛ, ни страховыми взносами.

Однако, для этого:

• размер компенсации должен соответствовать экономически обоснованным затратам на фактическое использование оборудования в рабочих целях;
• у организации должны быть копии документов, которые подтвердят либо покупку имущества сотрудником, либо аренду этого имущества.

Помимо этого необходимы документы, которые подтвердят расходы сотрудника, понесенные им при использовании имущества в служебных целях и суммы этих расходов. Например, чеки на покупку расходных материалов, канцтоваров, квитанции об оплате мобильной связи, электроэнергии, на ремонт оборудования, т. д.

Об этом еще раз напомнила ФНС в письме от 12 февраля 2021 года № СД-4-11/1705@.

Подпишись на рассылку