Как уведомить работников о праве выбрать формат трудовой книжки: быстро и эффективно?

Если у вас есть возможность в течение дня или двух, «пройтись» по всем рабочим местам, тогда составьте единое уведомление для всех, внизу которого каждый должен поставить подпись об ознакомлении.

Если ваших работников сложно одномоментно собрать в офисе, или проблематично в течение дня отвлечь от работы, чтобы получить подпись – проведите ознакомление онлайн. Вышлите всем уведомления по электронной почте, через мессенджер или выложите в интернете (например, на диске, в группе, на корпоративном сайте в закрытом разделе и т.п.).

Если ваши работники на удаленке – обменяйтесь сканами. Вышлите уведомление по электронке или выложите на Диске (общем для всех работников) либо на корпоративном сайте, либо в группе. Попросите работников распечатать уведомление, подписать и прислать вам скан или фото.

Срок уведомления о праве выбора формате трудовой книжки

Уведомить всех своих работников о необходимости определится с форматом своей трудовой книжки нужно до 31 октября 2020 г.

Как подготовить уведомление

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки можно:

• подготовить отдельно для каждого работника;
• подготовить один документ и ознакомить с ним всех работников под роспись.

Способ уведомления

Способы уведомления работников о выборе формате трудовой книжки приведены в постановлении № 887, где говорится, что фирма должна утвердить в локальном правовом акте возможные способы уведомлений:

• по электронной почте;
• посредством онлайн-сервисов;
• путем обмена электронными документами или сканами документов.

Формальное уведомление

Для формального уведомления работников достаточно распечатать бланки с информацией о появлении в ТК РФ статьи 66.1 «Сведения о трудовой деятельности».

Типовой бланк размещен на сайте Минтруда. Ниже мы привели этот бланк для скачивания.

О чем рассказать работникам

На наш взгляд, стоит рассказать работникам о нескольких, на наш взгляд, важных моментах перехода на электронные трудовые:

После выбора электронной трудовой все данные о трудовой деятельности работника будут хранится на информационных ресурсах (сайте) ПФР.

Даже если работник сейчас выбирает бумажную трудовую книжку, данные о его трудовой деятельности все равно передаются в ПФР и есть на ресурсах фонда.

Если работник сейчас выбирает электронную трудовую, бумажную трудовую книжку он получит на руки. Перейти обратно от электронной трудовой к бумажной нельзя.

Если работник сейчас оставит бумажную трудовую книжку, перейти на электронную трудовую он сможет и позже, в любое время.

Если работник выбирает электронную трудовую, при необходимости получить сведения о своей трудовой деятельности (выписку из трудовой), ему нужно будет обращаться в ПФР. Сделать это можно будет том числе через сайт Госуслуг.

Что получить от работников

До 31 декабря 2020 года включительно нужно собрать со всех работников заявление:

• либо о продолжении ведения им работодателем бумажной трудовой книжки;
• либо о ведении электронной трудовой книжки.

Подпишись на рассылку