Единая система внутренних документов компании

Юридическая сила документа

Юридическая сила документа – это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Для того чтобы документ обладал юридической силой, нужно, чтобы он соответствовал закону, был принят компетентным органом и оформлен в установленном порядке.

Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т. е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации – автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Юридическая сила копий:

• копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц;
• свидетельство юридической силы копии документа – отметка о ее заверении.

Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом.

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто и в определении термина «Документированная информация» в Федеральном законе от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Она определяется как информация с реквизитами, зафиксированная на материальном носителе путем документирования.

Оформление документов регламентируется ГОСТом Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст, действует до 1 июля 2018 г.). С 1 июля 2018 года введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст).

Унифицированные формы кадровых документов приводятся в постановлении Госкомстата от 5 января 2004 года № 1.

Виды внутренних документов

По степени гласности различают документы:

• открытые (несекретные);
• документы с ограниченным доступом.

Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности:

• совершенно секретные;
• секретные;
• документы для служебного пользования (ДСП);
• с грифом «конфиденциально».

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По кругу лиц (в том числе отделов, филиалов, управлений и т. д.), на которые распространяются внутренние документы, можно выделить документы:

• общие;
• индивидуальные.

Так, положение об отпусках, разработанное на предприятии и утвержденное в соответствии с уставом, будет обязательно для сотрудников всей компании в целом, причем не меняется с приходом новых сотрудников. Положение о совете директоров касается только этого органа, а, скажем, приказ о приеме на работу носит индивидуальный характер, составляется по унифицированной форме, утвержденной постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.

По волевому признаку внутренние документы можно разделить на:

• организационные;
• распорядительные;
• справочно-информативные.

Внутренние документы компании не должны противоречить друг другу. Кроме того, необходимо, чтобы в компании действовала единая система внутренних документов, порядка их создания и согласования.

Читайте также «Организация и хранение электронных документов»

Порядок создания внутренних документов

Внутренние документы разрабатывают сотрудники различных подразделений на основе решений руководства и в соответствии с принятыми в компании правилами разработки документов. Юридическая служба (юрист) компании разрабатывает внутренние документы, для создания или исполнения которых необходимы юридические знания, или визирует документы, подготовленные специалистами отделов компании.

Работа юриста с внутренними документами компании

Работа юриста с внутренними документами компании включает в себя очередность действий.

Получение указания на разработку документа, уточнение целей и содержания документа. Например, для того чтобы подготовить приложение к правилам внутреннего трудового распорядка «Режим рабочего времени», юрист должен обговорить с уполномоченными должностными лицами требования работодателя по продолжительности рабочего дня, времени начала и окончания работы, длительности обеденного перерыва. При этом следует информировать лицо, дающее задание, если эти требования идут вразрез с трудовым законодательством. В силу должностных обязанностей юрист инициирует создание внутренних документов, наличие которых обязательно по закону.

Изучение сопутствующих внутренних документов. Например, для подготовки типового трудового договора компании юрист должен изучить положения «Об отпусках», «О персонале», «О порядке заключения договоров в компании» и другие, чтобы эти документы согласовывались между собой.

Сбор реквизитов и персональных данных, если они потребуются для создания документа.

Согласование текста документа с заинтересованными должностными лицами компании. Чаще всего юрист согласовывает проект документа с отраслевым отделом, кадровой службой, бухгалтерией. В отдельных случаях со службой охраны, например, документы по охране коммерческой тайны.

Корректировка документа по результатам его согласования, оформление документа. Оформление документа подразумевает его выпуск на соответствующем бланке, либо включение в его текст необходимых реквизитов, в некоторых случаях листы документа должны быть пронумерованы и прошиты. На документе должны быть указаны фамилия, имя, отчество, должность и телефон исполнителя, можно также указать дату составления документа. Эти данные указываются мелким шрифтом внизу страницы или на обороте листа.

Тиражирование и регистрация документа. Исполнитель должен оформить регистрацию в соответствующей службе, которая вносит запись о документе в журнал регистрации, придает документу номер и проставляет дату издания.

Передача документа для исполнения. Эту функцию осуществляет либо руководитель, либо исполнитель, либо делопроизводитель. Целесообразно установить в компании правило, по которому документ для исполнения передается исключительно вышестоящим лицом – нижестоящему.

Осуществление контроля в случае имеющегося соответствующего предписания. Если документ является внутренним документом юридического отдела, юрист помещает исполненный документ в дело, хранящееся в отделе.

Подпишись на рассылку