Инструкция для «утопающих»: задача-минимум

Одним из способов решения данной проблемы является оптимизация затрат на закупки в компании – целенаправленное снижение издержек, сокращение трудозатрат, необходимых для обслуживания закупочного цикла, оптимизация бизнес-процессов внутри компании.

«Шоппинг» на минном поле

Проводя множество проектов в области оптимизации затрат по некоммерческим категориям (товары и сервисы, которые закупаются компаниями для поддержки основной деятельности организации: связь, товары для офиса, клининг, охрана, ИТ закупки, трэвел-услуги и многое другое), мы увидели, что большинство компаний сталкивается с одними и теми же проблемами при организации непрямых закупок.

• Отсутствует механизм контроля над затратами вследствие недостаточного знания категории и нехватки людских ресурсов;
• не анализируются рыночные возможности, данные по затратам, пользователям, услугам и т. д.;
• недостаточен уровень конкуренции при выборе поставщиков;
• процесс закупок не прозрачен и не формализован;
• контракты перезаключаются без учета информации об актуальных тарифах.

Именно эти проблемы не позволяют руководству компании использовать потенциал данного направления в полной мере для повышения эффективности компании. Распространенной практикой на российском рынке является ограничение потребления данных товаров и услуг – установка лимитов на мобильную связь, запрет на командировки и т. д.

В российских (и некоторых международных) организациях по-прежнему не осознают, какие резервы скрыты у них в закупках. В целом отмечается положительный тренд: все больше компаний задумывается о необходимости оптимизации закупок.

Тактика и стратегия

Наш опыт показывает, что при правильно построенной стратегии закупочной деятельности компании могут экономить до 50% в зависимости от специфики той или иной категории закупок, не урезая потребления товаров и услуг, становясь более конкурентными на рынке и сохраняя темпы своего развития.

Для создания эффективной системы закупок нужно максимально автоматизировать и формализовать как сам процесс закупок, так и процесс потребления товаров и услуг. Наличие необходимой экспертизы, детальный анализ каждой категории и текущих коммерческих условий по отдельным категориям позволяет наладить процесс контроля над затратами и обеспечить условия для сокращения издержек в дальнейшем. Для повышения эффективности закупочной деятельности важно отделить от «инициаторов» функции сорсинга (процесса поиска, выбора поставщика и заключения контрактов) и обеспечения поставок. Инициаторы должны заниматься активностями, которые являются их зонами ответственности: продажи, производство, маркетинг. Реализация же сорсинговых проектов должна обеспечиваться специалистами, имеющими сильную категорийную экспертизу и знание рынка.

В ходе реализуемых проектов по оптимизации затрат проводится глубокий анализ текущих затрат, получается и структурируется статистика от поставщиков. Это одна из важнейших частей процесса оптимизации закупок, которая позволяет определить структуру потребления услуги, товаров, систематизировать и унифицировать номенклатуру потребляемых товаров и услуг, сформировать наиболее оптимальный тариф, спецификацию, определить товары и услуги, которые необходимо исключить из потребления. Уже на этом этапе проекта можно сэкономить до 15% всех текущих затрат. Для проведения своих проектов мы используем специальные программы, которые облегчают анализ больших массивов информации и предоставляют информацию в удобном для принятия решений виде.

Очень частой ситуацией, с которой мы сталкиваемся при проведении проектов у наших клиентов, является отсутствие достаточной информации для проведения качественного анализа. Многие компании используют свои ERP системы для отражения уже свершившегося факта затрат без его детализации, например, закупка канцелярских товаров на сумму 3 000 рублей или услуги связи на сумму 1000 рублей. Что внутри этих затрат, компания не знает. И тогда нам приходится получать информацию напрямую от поставщиков и провайдеров. Это еще одна область для нововведений – внедрение электронных инструментов для оптимизации затрат.

В мире применяются различные решения для управления затратами. Мы в своей деятельности используем следующие технологии:

• облачное решение Coupa spend management для оптимизации процессов «от заявки до оплаты»;
• облачное решение Scanmarket e-sourcing для оптимизации тендерных процессов;
• различные инструменты для оптимизации затрат по какой-либо конкретной категории, например, инструмент для оптимизации затрат на транспортные услуги или инструмент для оценки предложений поставщиков канцелярских товаров.

В настоящее время данные технологии все больше и больше востребованы как на международном, так и на российском рынке. Многие организации стремятся оптимизировать затраты на закупки, видят в этой сфере значительный резерв. Компании все чаще используют данные технологии в закупках для получения конкурентного преимущества.

При проведении оптимизационных процессов в области закупок очень важно, чтобы данным направлением занимались профессионалы своего дела. Как показывает наша практика, функция закупок по-прежнему воспринимается большинством компаний как затратная. Профессиональная подготовка менеджеров по закупкам в России низкая. Кроме того, закупки ассоциируются с конфликтом интересов. А ведь именно закупки своей деятельностью непосредственно через получение лучших коммерческих условий по стоимости и отсрочке платежа влияют на ключевые показатели бизнеса компании – EBITDA и оборотный капитал. В России только начинают появляться компании, оказывающие профессиональные услуги в области оптимизации затрат. На западе они появились в 60-х годах прошлого века и играли серьезную роль на рынке аутсорсинга. Хотя бизнес у нас пока значительно в меньшей степени, чем на Западе, обращает внимание на закупки, многие компании уже сегодня осознают необходимость применения новых технологий для оптимизации бизнес-процессов.

В заключение хотел бы еще раз рекомендовать руководителям компаний обратить внимание на закупки. Посмотреть на реальные затраты, которые идут по некоммерческим закупкам. Зачастую руководители не имеют реальной картины по затратам по категориям в рамках всей компании, считая их незначительными.

Результат от проектов может быть очень существенным – потенциал сокращения затрат составляет 30–40% без потери в качестве, сервисе и потреблении.

Зелим Сулейманов, генеральный директор PrECA, для журнала «Консультант».

Подпишись на рассылку