Как оформить личное дело работника

Личное дело оформляют на каждого работника в течение семи дней с момента приема (то есть после издания прика­за о приеме на работу) и ведут в течение всей трудовой дея­тельности на этом месте работы.

Все документы подшивают в папку. На ней указывают фа­милию, имя, отчество работника (строго посередине лице­вой обложки папки), дату принятия на работу (дату, когда заведено личное дело), номер личного дела.

Записи в документах личного дела производят от руки пе­рьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиоле­тового цвета, без исправлений и разборчиво. Если исправ­ления необходимы, кадровый работник должен заверить их своей подписью и печатью фирмы.

Состав личного дела сотрудника

Личное дело состоит из двух разделов:

1. Анкетно-биографические и характеризующие документы.
2. Дополнительные документы.

В первую группу документов включают:

• дополнение к личному листку по учету кадров;
• личный листок по учету кадров с наклеенной фотографией или анкету;
• автобиографию;
• копии документов об образовании (заверенные подписью сотрудника отдела персонала и печатью после предъявления подлинника документа);
• личное заявление о приеме на работу или об увольнении;
• выписки из приказов о приеме на работу или об увольнении (копии таких приказов);
• трудовой договор;
• должностную инструкцию;
• заявления работника о переводах;
• представления на переводы, выдвижение, зачисление в резерв;
• выписки из приказов о перемещении (копии таких приказов);
• аттестационные листы;
• характеристики и рекомендательные письма;
• отзывы должностных лиц о работнике;
• выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами;
• копии наградных листов.

Во вторую группу документов входят:

• старые аттестационные листы, кадровые справки, анкеты;
• карточки учета поощрений и взысканий;
• характеристики с прежнего места работы;
• справки о состоянии здоровья;
• фотографии;
• другие документы, которые целесообразно хранить в личном деле.

К каждому разделу личного дела составляют внутреннюю опись. В нее записывают названия всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, кем изъят и по какой причине. Кадровый работник, который составляет опись, должен ее подписать и поставить дату составления. .

Изъять какой-то документ из личного дела можно только с разрешения начальника кадрового отдела или руководи­теля фирмы. При этом в графе «Примечание» внутренней описи нужно сделать об этом запись.

На место временно изъятого документа вкладывают справку-заместитель, в которой должны быть указаны дата, причина изъятия, роспись того сотрудника, кото­рый выдал документ, и того, кто получил его во временное пользование.

В каждое дело вкладывают фотокарточку работника, на обороте которой должны быть указаны его фамилия, имя, отчество, подпись начальника кадрового отдела и печать фирмы. Целесообразно также ставить дату фотографиро­вания.

Хранение личных дел

В отделе кадров личные дела хранят только на работаю­щих сотрудников. После увольнения работника его личное дело могут переслать на новое место работы (по запросу) или отправить на хранение в архив. Личные дела руководи­теля фирмы, членов руководящих, исполнительных, кон­трольных структур фирмы, а также работников, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранят постоянно, а личные дела остальных ра­ботников – 75 лет. После того как срок хранения в архиве закончится, личное дело уничтожают.

Для хранения используют несгораемые шкафы (металли­ческие сейфы), которые необходимо закрывать на замки и опечатывать. Личные дела группируют по структурным подразделениям, а внутри такой группы – по номерам.

Доступ к личным делам

Доступ к личным делам работников имеют только сотруд­ники и руководитель кадровой службы.

Руководитель фирмы своим приказом может разрешить такой доступ руководителям структурных подразделений и другим должностным лицам фирмы. Но они вправе рас­считывать только на ту информацию о работнике, которая необходима им для решения конкретной профессиональ­ной задачи.

Все получающие персональные данные работника долж­ны соблюдать режим конфиденциальности (секретности). Правила доступа к таким сведениям и их передачи опреде­ляют в Положении о защите персональных данных работ­ников, которое утверждает руководитель фирмы. Подроб­но о нем читайте раздел «Учет сотрудников» → подраздел «Как организовать защиту персональных данных сотруд­ников». Все лица, имеющие доступ к этим данным, должны быть ознакомлены с положением под расписку.

Чтобы ознакомиться с личным делом, внести новые сведе­ния или включить новые документы, нужно получить разре­шение начальника отдела кадров или руководителя фирмы.

Работник в отличие от специально уполномоченных лиц имеет свободный и бесплатный доступ к своему личному делу.

Личное дело выдается для ознакомления только до конца рабочего дня и под расписку сотрудника-получателя. При выдаче дела заполняют контрольную карточку.

Подпишись на рассылку