Сроки хранения бухгалтерской документации
Сколько времени хранить документы
В основном, хранящиеся документы нужны для проверяющих инстанций. Чтобы ответить на вопрос, сколько нужно хранить бумаги, следует заглянуть в законодательство, регулирующее работу с каждым из ведомств, для которого формируются корпоративные архивы. Как долго хранить документы для налоговой инспекции, можно узнать в пункте 4 статьи 89 НК РФ, там сказано: «в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки». Вот вроде бы и нашли ответ: документы храним всего за три года. Кстати, в статье 196 ГК РФ указан аналогичный период, за который могут потребоваться бумаги: «Общий срок исковой давности устанавливается в три года».
В основном, хранящиеся документы нужны для проверяющих инстанций. Чтобы ответить на вопрос, сколько нужно хранить бумаги, следует заглянуть в законодательство, регулирующее работу с каждым из ведомств, для которого формируются корпоративные архивы.
Но не все так просто. Вернемся обратно к налоговому кодексу: в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 черным по белому написано, что налогоплательщики обязаны «в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других бумаг, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов». Другими словами, к тем, уже озвученным, годам, в течение которых нужно вести архив, прибавляем еще один. Кстати, аналогичное требование установлено и к налоговым агентам, коими зачастую выступают работодатели (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).
Обратимся к «новому завету» для бухгалтеров, а именно к статье 29 402-ФЗ: там нам предписывается хранить документы и электронные базы не менее пяти лет, а также дается отсылка к Федеральному закону от 22 ноября 2004 года № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010 г.) «Об архивном деле в Российской Федерации».
Как уже отмечалось, компании обязаны вести архив не только для налоговиков, но и для других ведомств. Дольше всего хранить бумаги нужно для ФСС. Этот вывод вытекает из подпункта 6 пункта 2 статьи 28 Федерального закона от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ, который обязывает «обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов».
Исключения из правил хранения документов
Законодательство предусматривает исключения из общих правил хранения бумаг.
Наименование документа | Срок хранения | Основания |
Документы на приобретение ОС | Дополнительно 4 года после списания ОС | Пп. 8 п. 1 ст. 23 и ст. 252 НК РФ Письма Минфина РФ 26.04.2011 г. № 03-03-06/1/270, от 15.09.2005 г. № 03-03-02/84 |
Документы, подтверждающие понесенный убыток | Пока убыток уменьшает налоговую базу (максимум 10 лет) и 4 года после | Пп. 8 п. 1 ст. 23 и п. 2, 4 ст. 283 НК РФ, п. 5 ст. 346.6 НК РФ – для плательщиков сельхозналога, п. 5 ст. 346.6 НК РФ - для УСН Письма Минфина РФ от 23.04.2009 г. № 03-03-06/1/276, от 03.04.2007 г. № 03-03-06/1/206 Если ранее проводилась налоговая проверка, то документы по данному убытку можно не хранить, определение ВАС РФ от 06.06.2008 г. № 6899/08. |
Документы, по списанной дебиторской задолженности | 4 года с момента списания | Пп. 8 п. 1 ст. 23 и пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ |
Годовая бухгалтерская отчетность | Вечно | Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. |
Счета-фактуры, книги покупок и продаж | 4 года с даты последний записи | П. 13 и 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость |
Светлана Щепетильникова, эксперт журнала "Расчет"
Нормативы расхода топлива и ГСМ: что нужно менять в 2026 году
Когда на УСН можно вернуться на ставку НДС 5% из-за падения доходов
В счете-фактуре ошибочно указали «лишний» НДС: сколько платить в бюджет?
Какие документы компании нужно «править» к 1 сентября 2026 года с учетом новых норм ТК РФ
Единое пособие-2027: как новые ПМ и ценз оседлости изменят расчеты