Когда не примут расходы по бумажным перевозочным документам?
Сама по себе бумажная форма перевозочного документа не препятствует налоговому учету расходов, но есть важные нюансы.
ФНС в своих разъяснениях (например, в письме от 3 ноября 2026 года № СД-36-3/9573@) подчеркивает: если закон допускает оформление первичного документа на бумаге (а пункт 5 статьи 9 закона № 402-ФЗ это прямо разрешает), то такой документ может служить основанием для признания расходов. Ключевое условие - чтобы документ в целом подтверждал реальность хозяйственной операции, а затраты отвечали критериям статьи 252 НК РФ. Они должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода.
Ведь проверяющие смотрят на картину в целом: если перевозка реально состоялась, есть договор, акт, платежные документы - одного лишь факта «бумага вместо электронного формата» часто недостаточно, чтобы полностью снять расходы.
Эта позиция также отражена в письме Межрегиональной инспекция ФНС № 7 по крупнейшим налогоплательщикам от 5 ноября 2026 г. № 11-57/004559@ и соответствует позиции Минфина, изложенной в письме от 28 октября 2026 г. № 03-03-08/95209.
Однако напрашивается вывод о «подводных камнях».
С 1 сентября 2026 года для ряда коммерческих грузоперевозок (авто, ж/д, авиа) закон прямо ввел обязательность электронного формата ЭПД и ряд исключений для бумажного оформления. Перечень исключений закрытый - например, объективная техническая невозможность, перевозки для государственных или режимных нужд и т.п.
Если же компания оформила документ на бумаге без законных на то оснований, у налоговой появляется формальный повод счесть операцию подозрительной, а такой документ составленным с нарушением установленного порядка и поставить под сомнение документальное подтверждение расходов.
Особенно если в совокупности имеются другие неприятные факты: «проблемный» контрагент, нестыковки в маршруте, отсутствие транспорта у исполнителя. В такой ситуации инспекция вправе не принять расходы, что приведет к доначислению налога на прибыль, пеням и штрафу.
Таким образом, если у компании есть законное основание оформить транспортную накладную на бумаге, расходы принимаются к учету при полном пакете подтверждающих документов.
Но если закон требовал электронный формат, а документ оформлен на бумаге без веской причины, можно ждать вопросов со стороны налоговой при проверке. Поэтому в спорных ситуациях имеет смысл заранее собрать максимум косвенных доказательств реальности операции (акты, фото, логистические отчеты), чтобы подкрепить позицию.
Источник материала