Подходит ли бумажная транспортная накладная для обоснования вычета по НДС
С 1 сентября 2026 года вступили в силу новые правила для участников грузоперевозок. Теперь все документы, связанные с перевозкой грузов, должны оформляться в электронном виде (пункт 4 статьи 5 Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ). Эти электронные документы принимаются для обоснования расходов при исчислении налога на прибыль организаций и применения вычетов по НДС. Но это не означает, что абсолютно все компании обязаны перейти на электронный документооборот и запрещено оформлять накладные на бумаге. Подтверждает ФНС в письме от 03.11.2026 № СД-36-3/9573@.
Бумажная ТТН при автоперевозках в 2026 году: когда еще можно, а когда — уже нельзя
Расходы по налогу на прибыль
В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ компания уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ.
Для уменьшения налогооблагаемой прибыли расходы должны быть:
- Обоснованными, то есть экономически оправданными, произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Расходы должны быть выражены в денежной форме.
- Документально подтвержденными: затраты должны быть подкреплены документами, оформленными по российскому законодательству или по обычаям делового оборота иностранного государства, где были понесены расходы. К таким документам могут относиться, например, таможенные декларации, приказы о командировке, проездные документы, отчеты о выполненной работе.
Любые затраты, произведенные для получения дохода, признаются расходами.
Как обосновывать расходы на перевозку есть нет ЭТрН и на сколько велики налоговые риски
Транспортная накладная: важный нюанс заполнения
Факт заключения договора перевозки груза подтверждает транспортная накладная. Она является обязательным документом, подтверждающим факт осуществления затрат на перевозку грузов.
Только транспортная накладная (товарно-транспортная накладная) может подтвердить факт реального движения товара, т. е. его перевозки от продавца покупателю. Также в ней содержатся данные, позволяющие идентифицировать транспортные средства и лиц, ответственных за доставку и приемку товара, а также адреса погрузки.
И Транспортная накладная, и путевой лист должны составляться таким образом, чтобы у ИФНС была возможность проследить взаимосвязь транспортных операций с торговыми сделками.
Налоговые вычеты по НДС
Для применения вычетов по НДС необходимо, чтобы суммы налога были предъявлены продавцом при приобретении товаров, работ или услуг на территории России (пункт 2 статьи 171 и пункт 1 статьи 172 НК РФ). Эти товары, работы или услуги должны использоваться для операций, облагаемых НДС.
Вычеты оформляются на основании счетов-фактур, выставленных продавцами, после принятия на учет таких товаров (работ, услуг), имущественных прав и при наличии соответствующих первичных документов. То есть, необходимо иметь счета-фактуры от продавцов, принять приобретенные активы на учет, собрать соответствующие первичные документы.
Какие условия нужно выполнить, чтобы принять НДС к вычету
Чем обосновать НДС-вычет при перевозках?
Прежде чем заявлять вычеты НДС, нужно подготовит документы, подтверждающие право на вычет. Как уже сказано выше, в обязательном порядке это счет-фактура, полученный от поставщика. Если счета-фактуры нет (в том числе по причине утраты), то вычета не будет.
Кроме счета-фактуры, нужны другие первичные документы (накладные, акты выполненных работ и оказанных услуг, платежные поручения и т. п.), в которых НДС выделен отдельной строкой.
Первичные документы для обоснования затрат и применения вычета
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Наличие первичных документов требуется как для признания расходов в целях налогообложения прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ, ст. 313 НК РФ), так и для целей применения налоговых вычетов по НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Документы могут оформлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде, подписанном электронной подписью (пункт 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Факт оформления перевозочных документов на бумажном носителе сам по себе не является самостоятельным основанием для отказа покупателю услуг (заказчику) в признании расходов при исчислении налога на прибыль организаций и применении вычетов по НДС.
Откажут в вычете, если нет счета-фактуры, товары не приняты к учету или если допущены критические ошибки в документах.
Какие документы нужно иметь для подтверждения права на вычет НДС
Какие документы запрашивает инспекция при проверках права на вычеты НДС
Можно ли утратить вычет НДС из-за контрагента?
Общий список документов довольно обширный. Вот документы, которые применяются чаще всего, вы можете выбрать необходимые для вашей перевозки:
- Договор перевозки. Это соглашение заключается между грузоотправителем и перевозчиком.
- Заявка. Оформляется между отправителем и перевозчиком и описывает условия конкретной перевозки.
- Заказ-заявка. Содержит сведения о грузоотправителе, получателе груза, самом грузе, сроках погрузки и разгрузки, маршруте перевозки, требованиях к транспортному средству и стоимости перевозки. Это документ нужен в логистике.
- Накладная ТОРГ-12. Она подтверждает передачу товара покупателю. Это первичный документ, на основе которого покупатель принимает товар к учету.
- Транспортная накладная. Используется совместно с ТОРГ-12.
- Товарно-транспортная накладная. Заменяет ТОРГ-12 и транспортную накладную. Документ служит основанием для списания товара со склада продавца и оприходования его на склад получателя.
- Путевой лист.
- Сопроводительная ведомость, если товар перевозят в транспортном контейнере.
- Акт приема-передачи подтверждает приемку товара покупателем и состояние товара.
- Договор фрахтования и заказ-наряд, если экспедитор перевозит груз на арендованном авто.
- Другие документы в зависимости от специфики груза и сложностей перевозки.
Во всех случаях обязательны: Товарно-транспортная накладная, путевой лист, акт приемки-передачи и договор при найме стороннего перевозчика. Для вычета НДС – счет-фактура.
Какая накладная надежнее: товарная, транспортная или товарно-транспортная
Весь комплект документов на перевозку можно разделить на три группы:
- Основные: договор перевозки, транспортная накладная (ТН) или товарно-транспортная накладная, путевой лист, акт и счет-фактура.
- Дополнительные: заявки, сертификаты, маршрутные листы, ДОПОГ-свидетельство для опасных грузов, спецразрешение и т.д.
- Электронные транспортные накладные с 01.09.2026 оформляются через ГИС ЭПД.
