Первичные документы, которые нужны, чтобы обосновать расходы в налоговой базе 2026 года

Каждый факт хозяйственной жизни фирмы оформляют первичным учетным документом. Это требование установлено частью 1 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Наличие первичного документа и оформление операций с контрагентами в бухгалтерском учете еще не свидетельствует об их реальности, а лишь подтверждает выполнение обязанностей по формальному учету хозяйственных операций.

В этих целях под мнимыми объектами бухгалтерского учета понимают несуществующие объекты, отраженные в бухгалтерском учете лишь для вида (в том числе неосуществленные расходы, несуществующие обязательства, не имевшие места факты хозяйственной жизни).

Под притворными объектами бухгалтерского учета понимают объекты, отраженные в бухгалтерском учете вместо другого объекта с целью прикрыть его (в том числе притворные сделки).

Правила оформления первичной документации для учета регулируются ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который утвержден приказом Минфина России от 16 апреля 2021 г. № 62н.

Установленного перечня первичных документов нет

В НК РФ нет перечня подтверждающих документов, напомнил Минфин РФ в письме от 22.09.2026 № 03-03-07/82980. Расходы могут быть учтены, если они оформлены любыми грамотно оформленными документами, которые четко подтверждают сам факи хозяйственной жизни и содержат все обязательные реквизиты. Такой же вывод закреплен в письме  Минфина РФ от 22.09.2026 № 03-03-07/82987.

Для подтверждения правомерности учета затрат организация может использовать:

• любые документы, подтверждающие факт хозяйственной жизни, оформленные в соответствии с законодательством РФ;
• документы по обычаям делового оборота иностранных государств (для зарубежных расходов);
•  документы, косвенно подтверждающие затраты (в т. ч. таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). 

Подложный документ – чем грозит?

Использование заведомо подложного документа – деяние уголовно наказуемое. В зависимости от тяжести преступления оно наказы вается (ч. 5 ст. 327 УК РФ):

• штрафом в размере до 80 000 рублей или в размере заработной платы;
• обязательными работами до 480 часов;
• исправительными работами на срок до двух лет;
• арестом на срок до шести месяцев.

Чего не должно быть в «первичке»

Операции, которые оформлены документами с признаками подделки, налоговая инспекция будет проверять с пристрастием. В ваших документах не должно быть таких погрешностей, как:

• орфографические ошибки;
• дописки текста;
• подтирки и травление текста химическими растворителями;
• следы посторонних чернил;
• смазывание текста или оттиска печати;
• разная бумага в одном многостраничном документе;
• использование факсимиле.

Дата составления первичного документа

Впервые термин «дата составления первичного учетного документа» определен в стандарте ФСБУ 27/2021.

Дата составления – это дата подписания документа лицом, совершившим сделку и ответственным за ее оформление. Если документ визируют несколько человек, датой составления документа считается дата его подписания всеми.

Дата составления первичного документа может отличаться от даты совершения хозяйственной операции. В такой ситуации в документе необходимо указывать обе даты:

•  дату составления;    
•  дату совершения операции.

Первичные и оправдательные документы

Благодаря ФСБУ 27/2021 в бухгалтерском учете появилось понятие «оправдательный документ».

Под ним понимается документ, если:

• он содержит информацию о факте хозяйственной жизни;
• на его основании в первичный учетный документ включаются обязательные реквизиты.

Оправдательными документами могут быть, в том числе, договоры, кассовые чеки, квитанции об оплате, судебные акты, торговые товарные счета. Но оправдательный документ можно превратить в первичный (п. 9 ФСБУ 27/2021).

Составленный или полученный оправдательный документ может использоваться в качестве первичного учетного при условии, если он содержит все обязательные реквизиты первичного учетного документа. Иными словами, документ, не являющийся изначально первичным, но содержащий все обязательные реквизиты такового, может использоваться в качестве первичного учетного документа для целей бухгалтерского учета.

При этом оформление на его основе специального первичного учетного документа не требуется (информационное сообщение Минфина России от 10 июня 2021 года № ИС-учет-33).

Электронные документы

Закон № 402-ФЗ «уравнивает в правах» бумажные и электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью (ч. 5, 6 ст. 9 Закона).

Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются Федеральным законом от 6 апреля 2011 года №63-

ФЗ «Об электронной подписи», являются усиленная неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная электронная подпись.

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

При этом согласно статье 21 Закона № 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета.

ФСБУ 27/2021 разрешил организации самостоятельно определять виды электронной подписи, которыми она будет подписывать документы (п. 16, 17 стандарта). Исключение – случай, когда требование об использовании конкретного вида электронной подписи предусмотрено федеральным законом или иным нормативным правовым актом. Если в электронной форме передаете налоговой инспекции истребуемую ею первичку, придерживайтесь правила: представление документов в электронной форме допускается только в том случае, если они составлены по установленным ФНС России форматам.

Бухгалтерия вправе регистрировать в учете хозяйственные факты на основании сканобразов первичных документов. Но работа со «сканами» не освобождает от обязанности в дальнейшем представить первичный учетный документ на бумаге. Минфин РФ в письме от 14 июня 2024 г. № 03-11-11/55025 указал на важность бумажных документов и пояснил, что скан-образцы возможно применять только в исключительных случаях.

Подписывать документы компании может не только руководитель организации, но и работники. Если руководителю для подписи документов необходим сертификат юрлица, сотрудники могут подписывать документы компании только сертификатом физлица. Кроме электронной подписи сотруднику понадобится машиночитаемая доверенность. Она подтверждает, что руководитель передал ему право подписи документов от имени компании.

Сертификат физлица отличается от сертификата сотрудника компании тем, что там нет сведений об организации. Получить такой Получить такой сертификат можно в аккредитованном УЦ.

При подготовке этой статьи использованы материалы книги Годовой отчет под редакцией В.И. Мещерякова. 

Детальное описание каждой строки и каждой отчетной формы найдете в книге Годовой отчет под редакцией В.И. Мещерякова. Это единственное издание, где прослеживается связь между учетом конкретной операции и ее местом в строке баланса и,или налоговой декларации. Пособие по отчетности за 2026 год выйдет в свет в ноябре этого года. Но заказать книгу нужно заранее, тираж печатается только под заказы.

Покупайте книгу прямо сейчас. Цена с прошлого года не изменилась.

Распечатать счет

Подпишись на рассылку