Займы работникам: правила выдачи и ошибки
Организация вправе предоставлять сотрудникам денежные займы на основании главы 42 ГК РФ. Законодательство не устанавливает обязательного перечня целей, на которые работник может получить средства. Деньги могут потребоваться для приобретения жилья, оплаты обучения, лечения, ремонта или решения других личных вопросов. Оксана Мощенко, кандидат экономических наук, доцент кафедры аудита и корпоративной отчетности Финансового университета при Правительстве РФ, рассказала, как выдать заем и как учесть эту сумму в налогообложении компании.
Может ли работодатель выдавать займы сотрудникам?
Как было отмечено выше, компания может выдать деньги в долг работнику. Основным документом будет являться письменный договор займа. Согласно статье 808 ГК РФ, если заимодавцем выступает юридическое лицо, письменная форма обязательна независимо от суммы. В договоре указываются размер займа, срок и порядок возврата, условия начисления процентов, ответственность за просрочку.
Обратите внимание: если заем беспроцентный, то этот факт необходимо прямо предусмотреть в договоре. При отсутствии соответствующего условия могут применяться положения статьи 809 ГК РФ о начислении процентов по ключевой ставке Банка России.
Для организаций, предоставляющих займы регулярно, целесообразно утвердить внутреннее положение. Оно позволяет установить единый порядок рассмотрения заявлений от работников, согласования сумм и контроля задолженности. При этом внутренние правила не должны противоречить гражданскому и трудовому законодательству.
Читайте также: «Аванс по зарплате. Три ошибки, приводящие к штрафам и доначислениям»
Как правильно определить условия возврата средств?
Работодатель и сотрудник могут согласовать единовременный возврат займа либо погашение задолженности по частям.
Например, при предоставлении 480 000 рублей на два года равномерное ежемесячное погашение основного долга составит 20 000 рублей. Если заем процентный, к этой сумме добавляются предусмотренные договором проценты.
Особого внимания требует погашение задолженности из заработной платы. Статья 137 ТК РФ ограничивает основания, по которым работодатель вправе производить удержания. Обычный долг по договору займа не относится к случаям, когда организация может самостоятельно удерживать деньги из зарплаты сотрудника.
На практике лучше предусмотреть самостоятельное перечисление работником платежей на расчетный счет работодателя. Это позволяет избежать споров о правомерности удержаний.
Увольнение сотрудника не прекращает обязательств по договору займа. Задолженность сохраняется до ее погашения либо прекращения по предусмотренным законом основаниям.
Если срок возврата не установлен или определен моментом востребования, применяется пункт 1 статьи 810 ГК РФ: при отсутствии иного условия договора заем возвращается в течение 30 дней после предъявления требования.
Читайте также: «Проект. Новые штрафы за невыплату зарплаты»
Есть ли ограничения по сумме займа?
Гражданское законодательство не устанавливает общего максимального размера займа, который организация может предоставить работнику. Сумма определяется соглашением сторон.
Однако работодателю необходимо учитывать финансовые возможности организации и платежеспособность сотрудника.
Допустим, работнику с заработной платой 60 000 рублей предоставляется заем 600 000 рублей на 24 месяца. Ежемесячное погашение основного долга составит 25 000 рублей, или 41,67% указанной заработной платы. Если 60 000 рублей – начисленная зарплата до удержания НДФЛ, фактическая доля платежа в располагаемом доходе будет выше.
При принятии решения следует учитывать действующие финансовые обязательства сотрудника, предполагаемый срок погашения и вероятность возврата средств.
Отдельной проверки требуют крупные займы руководителям и другим лицам, способным влиять на принятие корпоративных решений. В зависимости от организационно-правовой формы работодателя и обстоятельств сделки может потребоваться соблюдение специальных корпоративных процедур.
Читайте также: «Как рассчитать средний заработок для выплаты выходного пособия?»
Какие налоги возникают при предоставлении беспроцентного займа?
Получение денежных средств по договору займа само по себе не образует облагаемого НДФЛ дохода, ведь работник обязан вернуть полученную сумму.
Однако при экономии на процентах может возникать материальная выгода, предусмотренная статьей 212 НК РФ.
Для займов, предоставленных работодателем, наличие трудовых отношений является одним из оснований признания соответствующей экономии налогооблагаемым доходом.
По общему правилу, для рублевых займов материальная выгода определяется как превышение процентов, рассчитанных исходя из двух третей минимального значения ключевой ставки Банка России, над процентами по договору.
Сравниваются ключевые ставки на дату заключения договора либо последнего изменения договорной процентной ставки и на дату получения дохода.
Пример расчета материальной выгоды
Организация предоставила работнику беспроцентный заем 600 000 рублей. Предположим, что применяемое для налогового расчета значение ключевой ставки составляет 12% годовых, задолженность не изменялась, а период пользования средствами равен 30 календарным дням при продолжительности года 365 дней. Материальная выгода составит
600 000 × 12% × 2/3 × 30 / 365 = 3945,21 руб.
НДФЛ по ставке 35%:
3945,21 × 35% = 1380,82 руб.
После округления сумма налога составит 1381 рубль.
Ставка 12% в данном примере условная. В реальном расчете используются значения ключевой ставки на предусмотренные Налоговым кодексом даты.
Согласно подпункту 7 пункта 1 статьи 223 НК РФ доход в виде материальной выгоды определяется на последний день каждого месяца в течение срока предоставления заемных средств.
Следовательно, бухгалтерия должна рассчитывать материальную выгоду ежемесячно, независимо от установленного договором срока возврата займа.
Исчисленный НДФЛ работодатель удерживает из денежных выплат работнику с соблюдением требований статьи 226 НК РФ. При невозможности удержания применяются предусмотренные этой нормой правила уведомления налогового органа и налогоплательщика.
При этом необходимо учитывать исключения, установленные статьей 212 НК РФ. Особые положения действуют, в частности, в отношении отдельных жилищных займов и кредитов, а также кредитных средств, предоставленных в рамках государственных программ. Условия освобождения зависят от характера договора, даты его заключения и других обстоятельств.
Читайте также: «Когда деньги «под отчет» приводят к спору?»
Какие налоговые последствия возникают при прощении долга?
Прощение долга регулируется статьей 415 ГК РФ. Работодатель может освободить работника от обязанности вернуть заем при соблюдении требований законодательства. Если организация прощает задолженность, у сотрудника, как правило, возникает доход в размере прекращенного обязательства. Например, работник получил 250 000 рублей, возвратил 100 000 рублей, а оставшиеся 150 000 рублей работодатель решил простить.
Источник материала 
Подпишись на рассылку
