Воинский учет без штрафов: инструкция для бухгалтера и руководителя

Кого учитывать, а кого нет

Вести воинский учет обязаны организации — независимо от формы собственности и системы налогообложения. Основание — Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ и Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719. Индивидуальные предприниматели такой обязанности перед своими работниками не несут.

В учет попадают работники, включая совместителей и удаленщиков:

• мужчины-призывники;

• мужчины, пребывающие в запасе;

• женщины с военно-учетной специальностью.

Не учитывают освобожденных от воинской обязанности, проходящих службу и женщин без ВУС.

Воинский учет похож на сверку с контрагентом: недостаточно один раз выставить счет. Данные нужно регулярно сопоставлять и вовремя исправлять расхождения.

Часть рутины может снять программа — например, 1С:Зарплата и управление персоналом, где воинский учет встроен в карточку сотрудника.

Календарь сроков

Главная сложность — не форма отчета, а дедлайны. Держите их перед глазами:

• прием или увольнение военнообязанного — 5 дней с даты события;

• изменение сведений (семья, образование, должность, адрес, здоровье) — 5 дней;

• выявлен гражданин, который обязан состоять на учете, но не состоит, — 3 рабочих дня;

• найдены ошибки, неточности или признаки подделки в документах — 5 рабочих дней;

• запрос военкомата — 2 недели;

• списки граждан на первоначальную постановку — до 1 ноября, если пришел запрос;

• сверка данных — не реже одного раза в год.

Пошаговая работа в 1С:ЗУП

Возьмем условный пример: в ООО оформляют инженера Иванова, который состоит в запасе.

Шаг 1. Откройте карточку физлица: Кадры — См. также — Физические лица — гиперссылка Воинский учет.

Шаг 2. Внесите данные из военного билета: отношение к воинской обязанности, звание, категорию запаса, состав, категорию годности, военкомат из справочника. Код ВУС вводите без точек и пробелов — лишний символ сломает выгрузку.

Шаг 3. Заполните соседние вкладки: образование, семью, адрес регистрации и адрес фактического проживания. Уведомления военкомат направляет именно по фактическому адресу.

Шаг 4. Распечатайте форму № 10: Кадры — Кадровые отчеты — Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету. Правила заполнения заданы приказом Минобороны России от 22.11.2021 № 700.

Шаг 5. Проведите сверку: Кадры — Воинский учет — Сверка карточек. Внутренняя сверка сопоставляет программу с военным билетом, внешняя — с данными военкомата.

Хотите увидеть, у кого не заполнены обязательные поля? Сформируйте отчет «Принятые и уволенные военнообязанные» и выведите по нему карточки списком. Подробный разбор — в статье о данных и форме № 10 в 1С:ЗУП.

Повестка: как не нарваться на штраф

Если повестка пришла на имя сотрудника в организацию, передайте ее под подпись не позднее чем за три дня до явки. При отказе пометку делают на самом документе: дата, должность и подпись вручавшего, подписи присутствующих. Электронная повестка попадает в Реестр повесток и в личный кабинет на Госуслугах.

Нетипичные ситуации:

• больничный — повестку вручают после выхода на работу;

• отпуск — отозвать сотрудника можно только с его согласия, но о повестке сообщить нужно;

• удаленная работа — направьте повестку по известному адресу, а если вручить не удалось, сообщите военкомату;

• увольнение — повестку возвращают в военкомат с пометкой, что человек больше не работает в организации.

Сколько стоят ошибки

• Списки на первоначальную постановку переданы не в срок — 40 000–50 000 ₽ для должностного лица и 350 000–400 000 ₽ для организации.

• Сотрудника не уведомили о повестке или не отпустили на явку — те же суммы.

• Сведения не представлены или поданы с опозданием — 40 000–50 000 ₽ для должностного лица.

• Не обеспечили оповещение при мобилизации — 60 000–80 000 ₽ и 400 000–500 000 ₽ соответственно.

Не уверены, что отчет сформирован верно? Задайте вопрос на линии консультаций 1С — специалисты Scloud подскажут, как исправить данные до отправки в военкомат.

Чек-лист на пять минут

• Назначен ответственный, утвержден план работы;

• При приеме проверяют документы воинского учета;

• Данные в 1С совпадают с военным билетом;

• Сведения о приеме и увольнении уходят в срок;

• Сверка проводится не реже раза в год;

• Есть порядок действий для повесток.

Если хотя бы на один пункт ответ «нет», самое время навести порядок. Для больших штатов удобно работать в облаке: Scloud предоставляет доступ к 1С:ЗУП из любой точки, а обновления и резервные копии берет на себя.

Реклама ИНН 7104516184, ООО "СервисКлауд"

erid: CQH36pWzJqVG74u4Q3rZo5QTxCfJhkdPqYXuJBfSZ7haWn

Подпишись на рассылку